Comment fonctionne le processus de validation des feuilles de temps dans Beeye ?

Validation des Feuilles de Temps

Le processus de validation des feuilles de temps dans Beeye est structuré pour garantir une gestion rigoureuse et précise du temps de travail des collaborateurs. Voici les principales étapes et informations à connaître :

1. Prérequis : Un utilisateur doit disposer du droit d'accès "Approuver les feuilles de temps" pour participer à la validation. Ce droit peut être configuré pour permettre la validation de ses propres feuilles de temps ("Moi"), de celles de son équipe ("Équipe"), ou de celles de l'ensemble de l'entreprise ("Entreprise").

2. Saisie des Temps par le Collaborateur : Chaque collaborateur enregistre ses heures travaillées dans sa feuille de temps, en spécifiant les tâches ou missions correspondantes.

3. Soumission pour Validation : Une fois la période de travail terminée, le collaborateur soumet sa feuille de temps pour validation en utilisant le bouton "Soumettre" sur la page des feuilles de temps.

4.  Annulation de la Soumission : Si des corrections sont nécessaires, l'utilisateur peut annuler la soumission tant que la feuille de temps n'a pas été validée, en appuyant sur "Rouvrir". Cela permet de rectifier les erreurs avant la validation finale.
5. Processus de Correction : Après annulation, l'utilisateur peut ajuster ses heures, puis resoumettre à nouveau la feuille de temps pour une nouvelle validation.

6. Validation par le Responsable : Le responsable ou gestionnaire de projet examine la feuille de temps soumise, vérifie les heures saisies  et valide celle-ci.

7. Archivage des Feuilles de Temps : Une fois validée, la feuille de temps est archivée, empêchant toute modification ultérieure par l'utilisateur. Cela garantit la fiabilité et l'intégrité des données.

8. Rejet de la Validation : Si le responsable identifie des incohérences, il peut rejeter la feuille de temps en y ajoutant des commentaires. Le collaborateur devra alors corriger les saisies et soumettre à nouveau la feuille pour validation.

9. Confirmation et Archivage : Une fois la feuille de temps validée, le collaborateur reçoit une confirmation par mail, et les données sont définitivement archivées. Cela contribue à un suivi précis des projets et à une gestion efficace des ressources.

Ces étapes mettent en avant l'importance d'une gestion minutieuse des temps de travail dans Beeye, permettant ainsi aux entreprises de maintenir une organisation optimale et de renforcer la précision dans la planification des projets.