Utiliser les budgets

À quoi servent les budgets dans Beeye, pourquoi et comment les utiliser

Définition

Un budget est une durée en heures représentant le temps estimé nécessaire à la réalisation d’une tâche.

Par exemple, la tâche de TVA mensuelle a un budget alloué de 2 heures pour un client donné.

Pour une tâche donnée, le budget total peut être divisé en plusieurs budgets qui peuvent être alloués à différents collaborateurs : par exemple, sur une mission d’audit, le budget total d'une tâche peut être divisé entre associé(e), manager, et senior.

Cette séparation du budget permet une attribution plus fine du budget et ainsi des comparatifs plus précis en cours de mission par rapport aux temps planifiés et réels pour chacun des collaborateurs.

Le budget peut ensuite être traduit dans un équivalent en devise (appelé valorisation) en multipliant sa durée en heures par le prix de vente du collaborateur assigné à ce budget (ou cette partie du budget). 

Par exemple, si le collaborateur a un prix de vente à 100 € / heure, la tâche de 2 heures aura une valorisation de 200 €.

Pourquoi utiliser les budgets ?

Renseigner les budgets peut vous permettre de :

• Estimer le budget total d’une mission: avoir un ordre de grandeur des efforts requis pour la réalisation d'une tâche, et par suite d'une mission comportant un ensemble de tâches.
• Valoriser le budget d’une mission pour le comparer aux honoraires vendus: en comparant la valorisation des budgets alloués sur les tâches avec les honoraires, vous obtenez un indicateur de la rentabilité potentielle de cette mission. Si vos honoraires sont inférieurs au budget valorisé, vous n'utilisez pas vos ressources de façon rentable et/ou vous avez sous-vendu votre mission.
• Donner une valeur à une mission dans votre processus de devisage: pour mieux savoir comment vendre vos missions, établir un budget à partir des tâches peut vous donner une valeur plancher à respecter.
• Estimer la charge de travail représentée par les tâches assignées à un collaborateur ou une équipe: en faisant la somme des budgets sur les tâches assignées à un collaborateur, vous pouvez rapidement estimer si sa charge de travail est soutenable.
• Mesurer la productivité en comparant le temps budgété au temps réellement passé sur une tâche: comparer a posteriori les temps budgétés aux temps passés peut vous permettre d'ajuster vos budgets, puis d'ajuster en conséquence vos honoraires pour éviter les tâches chronophages mais peu rentables.
• Planifier les tâches automatiquement en répartissant le budget entre les bonnes dates: Avoir un budget défini sur la tâche est une condition nécessaire pour pouvoir la planifier automatiquement.

Comment les budgets sont-ils valorisés ?

Pour connaître la valeur dans la devise de votre choix des temps budgétés sur les tâches, Beeye multiplie ces temps par un prix de vente.

Plusieurs règles s'appliquent pour savoir quel prix de vente est utilisé pour valoriser un budget donné :

• Si le collaborateur a un prix de vente défini, ce prix de vente sera utilisé pour valoriser le budget.
• Si le collaborateur n'a pas de prix de vente, mais que son poste a un prix de vente défini, le prix de vente du poste sera utilisé. Cette option est utile pour obtenir une valorisation des tâches d'une mission lors de la phase de création du budget, avant que les tâches soient assignées à des collaborateurs nommés.
• Si aucun prix de vente n'est défini, le budget ne sera pas valorisé (il aura une valeur de 0).

Si vous paramétrez les prix de vente comme indiqué, vous retrouverez les budgets valorisés dans le tableau récapitulatif de la fiche mission (section Informations), ainsi que dans la page Missions (colonne Budget (montant)).

Comment les budgets sont-ils utilisés par le planning automatisé ?

Le planning automatisé prend en compte l'information contenue dans les budgets de la façon suivante :

• Si un collaborateur est assigné directement : ce collaborateur sera planifié entre les dates définies pour ce budget.
• Si un profil est défini, mais qu'aucun collaborateur n'est sélectionné : un collaborateur correspondant au profil sera sélectionné automatiquement et planifié.
• Si un champ est sélectionné et que le champ est renseigné : le collaborateur indiqué dans le champ sera sélectionné et planifié entre les dates définies pour ce budget. Si le champ n'est pas renseigné, la tâche ne sera pas planifiée.

Comment utiliser les budgets ?

Pour en savoir plus sur l'utilisation des budgets, consultez les articles spécifiques pour apprendre comment ajouter un budget à une tâche, modifier un budget, ou supprimer un budget.

• Ajouter un budget à une tâche
• Modifier un budget
• Dupliquer un budget
• Supprimer un budget