Tout sur la planification automatisée Made in Beeye !

Découvrez les prérequis et principes de base pour planifier automatiquement vos missions dans Beeye. Comprenez les règles de fonctionnement de l'IA.

❓ Qui peut accéder à la planification automatisée ?

L'accès à la planification automatisée est limité aux utilisateurs possédant un niveau d'accès suffisant, défini par deux points :

  • L'accès à l'un de ces 2 niveaux du droit d'accès Planification :
    • Voir, Modifier
    • ou Voir, Modifier, Créer, Supprimer
  • L'accès à la vue Entreprise ou Equipe

 

❓ Comment activer/désactiver la planification automatisée d'une tâche?

L'activation de la planification automatisée se fait tâche par tâche. Pour cela, il faut aller soit dans une nomenclature soit directement dans une fiche mission.

Il suffit ensuite de cliquer sur la section activer-planif-auto-tache puis d'activer le bouton au niveau de la tâche.

 

Bon à savoir :

  • Dans la page nomenclature, si les 3 critères : Equipe/durée/date butoir sont remplis au niveau de la tâche, la planification automatique sera activée par défaut pour celle-ci
  • Dans votre fiche mission, si les 3 critères : Equipe/durée/date butoir sont remplis au niveau de la tâche, la planification automatique ne sera pas activée par défaut, elle doit être activée manuellement! 

🕵️‍♂️ Où lancer la fonctionnalité de planification automatisée ?

La planification automatisée peut être utilisée de 3 façons différentes :

  1. Depuis la fiche mission d'une mission que vous voudriez planifier, où vous pouvez sélectionner individuellement les tâches à planifier, en cliquant sur
  2. Depuis la page Gestion>Missions pour un lancer en masse de plusieurs missions

A NOTER ! A la création d'une nouvelle mission, lorsque vous sélectionnez une nomenclature qui a déjà tout ou partie de ses tâches déjà activées pour la planification automatique (cf. rubrique précédente); cette nouvelle mission gardera le paramètrage de la nomenclature et va même se planifier automatiquement dans le planning, plus besoin de baguette magique !

📐 Comment paramétrer les champs et conditions de planification automatique dans la nomenclature ?

NEW !!!!

  • Dans la page Gestion > Nomenclature
  • Sélectionner votre tâche
  • Compléter a minima les sections Equipe + Durée + Date butoir (obligatoire)
  • Compléter la section <Planification automatisée> (recommandé), soit :
    • Activer la planification ou pas   (orange = activé)
    • Définir L'intervalle (date max avant date butoir) et date min avant date butoir
    • Choisissez de positionner votre tâche dans le planning soit :
      • Au plus tôt : au plus proche de la date butoir selon l’intervalle paramétré
      • Au plus tard : au plus proche de la date butoir selon l’intervalle paramétré
      • Minimiser la charge : l’outil positionnera la carte dans la journée la moins chargée basée sur l’intervalle de planification choisie
    • Choisissez ou non d'autoriser le découpage de la planification sur plusieurs jours : l'activation de cette fonction va découper votre tâche en plusieurs cartes. 
      • Grâce à la section plus bas vous pouvez définir la durée minimum de découpage de la tâche
  • Si vous souhaitez que cette tâche ne soit pas modifiable ou déplaçable uniquement par vous, vous pouvez , cette action fera l'effet du cadenas 🔒

Si vous paramétrez votre nomenclature avec les conditions décrites ci-dessous, chaque nouvelle mission sera éligible à la planification automatiquement.

🔄 Comment lancer la planification d'une seule mission, via la fiche mission ?

NEW !!!!

Vous pouvez lancer la planification d'une mission directement depuis la fiche mission. 

  • Accéder à votre fiche mission
  • Ajuster les champs et conditions de planification automatique comme indiqué dans la section précédente
  • Cliquer sur la baguette magique
  • c'est parti!

Bon à savoir : si aucune tâche n'est sélectionnée et que vous lancez la planification automatisée, celle-ci se déclenchera pour la mission dans son ensemble.

🌀Comment lancer la planification de plusieurs missions (en masse) ?

Si vous souhaitez lancer la planification automatisée de plusieurs missions en même temps

1.     Accéder à la page Gestion>Missions
2.     Utiliser les différents possibilités de filtrage au besoin pour afficher uniquement les missions que vous souhaitez planifier automatiquement
3.     Cliquer sur "Planifier automatiquement"



4.     Un message de confirmation vous avertit que le lancement de la planification va supprimer toute planification PRE-existante
5.     Cliquer sur OK 


6.     En bas à droite de l'écran, un panneau vous confirme le démarrage de l'action


Note : lancer la planification automatisée de plusieurs missions en même temps ne signifie pas que l'ensemble des tâches de vos missions seront planifiées. En effet, pour mémoire, seules les tâches ayant les critères : Equipe/durée/date butoir complétés pourront être éligibles à la planification automatique.

▶️ Bien paramétrer sa mission avant d'utiliser la planification automatisée

Trois conditions principales doivent être satisfaites pour qu'une tâche soit planifiée automatiquement :

1.   Assigner la tâche

L'assignation peut être faite de plusieurs façons :

  • Un utilisateur directement sélectionné est assigné à la tâche
  • Un filtre par profil est appliqué et correspond à au moins un utilisateur
  • Une référence à une valeur de champ personnalisé (champ mission ou client de type ressource) est appliquée et le champ est renseigné
  • Une référence à une autre tâche de la même mission renvoie vers les paramètres de cette tâche et donc vers au moins un utilisateur

2.   Déterminer une date butoir dans le futur (date d'échéance de la tâche)
3.   Définissez une durée par défaut pour cette tâche

4.   Compléter la section « Planification automatisée » de la tâche

Ordre des tâches : il faut être vigilant sur l'ordre des tâches. En effet, dans sa version actuelle, la fonctionnalité va planifier les tâches dans l'ordre d'affichage.


📝 Les règles de fonctionnement de planification automatisée

L'algorithme derrière la planification automatisée va procéder en 3 étapes :

  1. Sélectionnez l'utilisateur qui sera assigné automatiquement à une tâche. Pour cela, l'algorithme va prendre tous les utilisateurs disponibles pour cette tâche (en fonction de la configuration de celle-ci) et attribuer un score à chacun en fonction de plusieurs critères classés par importance :
    • Leur disponibilité
    • Leur historique avec le client (s'ils ont déjà travaillé pour celui-ci ou non)
    • Leur historique de travail pour une tâche similaire
    • Leur taux vendant
    • Leur taux coûtant
  2. Une fois que le score est attribué à chaque utilisateur, la moyenne pondérée est calculée et l'utilisateur ayant le score le plus élevé sera assigné à la tâche.
  3. La planification est créée de manière optimale en fonction des contraintes choisies dans la section "Planification automatisée" de la tâche.

Certaines contraintes de planification utilisables lors de l’assignation de la nomenclature ou à la demande depuis la section tâche de la fiche mission, permettent de : 

  • Choisir l'intervalle optimal de la planification par tâche.
  • Choisir une planification au plus tôt / au plus tard/ Minimiser la charge
  • Verrouiller la planification.
  • Ne pas diviser la tâche.

Personnalisation-planif-auto

Une fois la planification automatisée effectuée pour une mission, toute la planification (passée et future) déjà créée sera effacée et remplacée.

ATTENTION

Notez que Beeye ne planifie jamais

  • Dans le passé
  • Avant la date de début de la mission/de la tâche déjà en place
  • Le week-end

La période de planning est définie grâce aux champs "Remonter au maximum / au minimum".

Si les utilisateurs sont en surcharge, l'algorithme planifie tout de même en refaisant des passages successifs.