Présentation de la feuille de temps

Découvrez les informations à consulter et les actions que vous pouvez effectuer dans votre feuille de temps.

La feuille de temps, disponible dans Temps > Feuilles de temps > Saisie globale, vous permet d'indiquer à votre gestionnaire le travail que vous avez réalisé sur vos missions et tâches qui vous ont été planifiés.

Le guide suivant vous présente les différentes informations que vous pouvez consulter sur vos feuilles de temps et les actions que vous pouvez réaliser.

Feuille-temps-01-bis

Sommaire

1/ Entête de la feuille de temps
2/ Le corps de la feuilles de temps
3/ Total des heures
4/ Ajouter des missions à votre feuille de temps
5/ Compte de dépenses
6/ Les filtres de la feuille de temps
7/ Exportez vos feuilles de temps au format Excel

 

1/ Entête de la feuille de temps 

Feuille-temps-02-entete-Bis


L'entête des feuilles de temps vous présente les informations suivantes (de gauche à droite) :

  • Une icône flèche blanche sur fond bleu vous permet d'ouvrir la feuille de temps pour pouvoir la consulter en détail et la remplir
  • Les dates de début et de fin de votre feuille de temps
  • Temps saisi : le total d'heures saisies jusqu'à présent
  • Banque de temps : le nombre d'heures que vous possédez actuellement dans votre banque de temps. La case bleue à droite vous permet d'ajouter ou retirer des heures pour cette semaine. 
  • Total : le total d'heures saisies auquel est soustrait le nombre d'heures inscrit en banque de temps pour cette semaine (s'il y a lieu)
  • Une icône bulle de discussion vous permet d'ajouter un commentaire
  • Exporter : ce bouton vous permet d'exporter votre feuille de temps au format PDF
  • Soumettre : ce bouton vous permet de soumettre votre feuille de temps à votre gestionnaire pour validation
Bon à savoir : les feuilles de temps s'enregistre automatiquement dans Beeye dès que vous saisissez du temps. 


2/ Le corps de la feuilles de temps

Feuille-temps-03-corps

  

Nom des missions :

La première colonne, à gauche, vous présente les noms des différente missions de votre feuille de temps. Les missions affichées sont :

  • Celles sur lesquelles vous avez des heures de planifiées pour la semaine choisie
  • Celles pour lesquelles vous avez déjà saisi des heures réelles au cours des deux dernières semaines
  • Celles que vous avez mis en favoris
  • Celles pour lesquelles vous avez déclaré une dépense dans votre feuille de temps

L'icône flèche, située à gauche des noms de vos mission, vous permet d'afficher les tâches de cette mission. Sur la capture d'écran suivante, les lignes correspondant aux tâches ont un fond bleu clair :

Feuille-temps-04-corps

 

À noter : vous pouvez cliquer sur le nom des missions et tâches pour afficher plus de détails, les modifier et, au besoin, accéder à la fiche complète de la mission.

Important : les missions et tâches terminées n'apparaîtront pas dans vos feuilles de temps hormis pour la semaine durant laquelle elles sont passées en statut terminé.   


Cases à remplir pour saisir vos heures

  • Les case blanche : vous pouvez entrer vos heures réelles
  • Les cases bleues : votre temps a été saisi, vous pouvez le modifier
  • Cases grises : vous ne pouvez entrer d'heures car la mission n'a pas encore commencé ou est déjà terminée
Feuille-temps-05-corps   

Semaine

La colonne semaine, située à droite des jours, vous permet de voir le total d'heures réelles rentrées sur une mission pour la semaine en cours. Vous pouvez aussi y entrer un montant d'heures qui sera réparti linéairement sur les jours de votre feuille de temps.

État 

Cette colonne affiche l’état de chaque tâche présentée dans la feuille de temps (prévu, en cours, terminée. Elle est surtout utile lors de la validation des feuilles de temps pour vérifier que les heures entrées soient sur les tâches en cours.

Réel / planifié

Cette colonne vous permet de consulter le nombre d'heures qui vous a été planifié pour la semaine en cours et le nombre d'heures réelles que vous avez déjà effectué et indiqué dans votre feuille de temps.

Elle permet de voir rapidement les tâches sur lesquelles vous devriez travailler pour la semaine en cours. 

Temps consommé

Cette colonne vous montre votre avancement en temps réel pour la durée totale de chaque mission. Cette colonne présente différents types de barres d'avancement :

  • Les barres grises indiquent que vous n'avez pas encore travaillé sur cette mission.
  • Les barres avec un fond bleu et gris indiquent que vous êtes en train de travailler sur mission, mais qu'il  vous reste encore du travail à faire.
  • Les barres complètement bleues indiquent, en temps normal, que vous avez fini de travailler sur une mission puisque vous avez travaillé un nombre d'heures égalant ce qui vous a été planifié.
  • Les barres avec du bleu et du rouge montrent les missions pour lesquelles vous avez travaillé plus que ce qui vous a été planifié. C'est généralement le cas pour les missions en difficultés ou déficitaires. 

  

Jours restants

Cette colonne vous présente le nombre de jours restants avant la fin de la mission ou d'une tâche. Le nombre de jours indiqués correspond au nombre total de jours et non au nombre de jours ouvrés. 

  • Pour les missions, cette colonne affiche le nombre de jours entre aujourd'hui et la date de fin planifiée de votre mission.
  • Pour les tâches, il existe deux règles :
    • Si votre tâche a une date de fin utilisée, elle sera utilisée dans le calcul des jours restants
    • Dans le cas contraire, la date de fin planifiée de la mission est utilisée pour effectuer ce calcul

La saisie de commentaires

La dernière colonne vous permet de saisir des commentaires sur vos missions et tâches pour indiquer précisément à votre gestionnaire les activités que vous avez réalisées, les difficultés rencontrées, etc.

Feuille-temps-06-commentaire

À noter : vous ne pouvez saisir des commentaires que sur les journées et les tâches pour lesquelles vous avez saisi des heures réelles. Les commentaires correspondant à des cases sans heures réelles ne seront pas sauvegardés. 

3/ Total des heures

Les chiffres en gras de la ligne Total située en haut votre feuille de temps vous présentent le nombre d'heures total travaillées par jour. Le chiffre sous la colonne Semaine correspond pour sa part au total d'heures indiquées dans votre feuille de temps pour la semaine en cours.

Feuille-temps-06-total-heures-bis
 
 

 

4/ Ajouter des missions à votre feuille de temps

Par défaut, votre feuille de temps affichera seulement :

  • Les missions sur lesquelles vous avez des tâches planifiées pour la période en cours
  • Vos missions mises en favoris
  • Les missions pour lesquelles vous avez entré des heures réelles (temps que vous avez passé réellement à faire une tâche, à ne pas comprendre avec les heures planifiées qui elles sont des heures prévues)
  • Les missions pour lesquelles vous avez saisi des dépenses dans votre feuille de temps


Vous pouvez néanmoins choisir d'afficher de nouvelles missions dans votre feuille de temps. Pour cela, cliquez sur le bouton + Ajouter une mission situé sous la feuille de temps en question. 

Feuille-temps-11-ajouter-mission
Cette action ouvrira un panneau latéral à droite de votre écran dans lequel vous pourrez voir la liste de toutes les missions auxquelles vous êtes affecté.

Attention : si vous n'êtes pas affecté à une mission, vous ne pourrez pas la voir dans cette liste.


Feuille-temps-12-selectionner-mission

5/ Compte de dépenses

Le bouton Afficher les dépenses, situé en bas de votre feuille de temps, vous permet d'afficher la liste des dépenses déclarées dans votre feuille de temps et d'en ajouter de nouvelles, grâce au bouton Ajouter une dépense.

Feuille-temps-07-depenses


Les comptes de dépenses présentent différentes colonnes :

  • Titre : correspond au nom de la dépense que vous déclarez
  • Date de la dépense
  • Type : type de dépense (exemple achat de fourniture, restaurant, etc.). Pour ajouter ou modifier les types de dépense, rendez-vous dans la page Paramètre > Entreprise > Type de dépense.
  • Mission : indiquez la mission correspondante à cette dépense
  • Tâche : indiquez la tâche correspondante
  • Montant hors taxes
  • Taxes : vous pouvez entrer manuellement les taxes ou sélectionner celles à appliquer à cette dépense, en cliquant sur l’icône de droite. Pour ajouter ou modifier les taux de taxes, rendez-vous dans la page Paramètre > Entreprise > Taxes.
  • Montant TTC : cette colonne fait automatiquement la somme des colonnes Montant hors taxes et Taxes.
  • Commentaire
  • Actions : cette colonne vous permet de supprimer une dépense en cliquant sur l'icône en forme de croix

  

 

6/ Les filtres de la feuille de temps

Situés tout en haut de la page Feuille de temps, ces filtres vous permettent d'afficher ou de masquer des éléments sur vos feuilles de temps.

Le bouton Voir

Le filtre Voir permet d'afficher les feuilles de temps d'une autre personne. Il existe 3 options :

  • Moi : l'option par défaut pour visualiser et compléter vos propres feuilles de temps.
  • Equipe : cette option vous permet de choisir un membre de votre équipe pour consulter sa feuille de temps.
  • Entreprise : cette option vous permet de choisir un utilisateur de l'entreprise pour consulter sa feuille de temps.
Feuille-temps-08-filtre-voir

  

Le bouton Filtre

Le bouton Filtre vous permet de masquer les lignes sans heures planifiées. Pour cela, il suffit de cocher la case juste en face de cette option.

Feuille-temps-09-filtre-masquer

Ressource

Le menu déroulant Ressource permet d'afficher les feuilles de temps d'une personne en particulier en la sélectionnant.

Le choix des périodes

Vous pouvez utiliser les filtres de dates pour choisir quelles seront les feuilles de temps à afficher. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour retrouver rapidement vos feuilles de temps des semaines précédentes ou pour réduire le nombre de feuilles de temps affichées.

Feuille-temps-10-choix-periode

 

7/ Exportez vos feuilles de temps au format Excel

Le bouton Exporter, situé en haut à droite de la page Feuille de temps, vous permet d'exporter au format Excel les feuilles de temps en cours pour la période sélectionnée.