Comment réappliquer une nomenclature

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment réappliquer une nomenclature sur une ou plusieurs missions et les impacts de cette fonctionnalité.

Dans quel cas réappliquer une nomenclature ?

Dans Beeye, créer des missions rapidement et simplement est très facile à l'aide des nomenclatures. En un clic, vous pouvez appliquer un modèle sur votre mission et ainsi créer toutes les tâches paramétrées (assignation, budget) et même lancer la planification automatisée.

Mais quand est-il quand vous devez apporter des changements dans vos nomenclatures ?

Actuellement, quand des modifications dans une nomenclature sont apportées, comme l'ajout d'une nouvelle tâche ou la création d'un nouveau scénario, ces changements ne sont pas directement repris dans les missions reliées à cette nomenclature. C'est pourquoi il faut utiliser la fonctionnalité de réapplication de nomenclature.

 

Comment réappliquer une nomenclature ?

Il existe 2 méthodes : depuis la fiche mission ou depuis la page de gestion des missions.

1. Depuis la fiche mission

Cette option est utile si vous souhaitez réappliquer une nomenclature pour une seule mission. Pour cela, rendez-vous sur la fiche de la mission puis suivez ces étapes :

  1. Dans la colonne de gauche de la fiche mission, cliquez sur "Paramètres"
  2. Dans la section "Informations générales", cliquez sur le menu déroulant situé sous l'option "Nomenclature"
  3. Choisissez "Aucun" afin de rompre la liaison entre la mission à la nomenclature initiale
  4. Sélectionnez à nouveau la nomenclature sur laquelle vous avez fait de modifications afin de réappliquer la nomenclature.

La réapplication s'enregistre automatiquement.

 

Reapplication-nomenclature-01

2. Depuis la page de gestion des missions

Cette option est utile si vous souhaitez réappliquer une même nomenclature sur plusieurs missions en masse (c'est-à-dire en même temps). Pour cela, rendez-vous sur la page de gestion des missions et suivez les étapes ci-dessous.

Bon à savoir : le tableau de cette page permet d'identifier en un coup d'oeil la nomenclature reliée aux missions grâce à la colonne située sur la gauche. Vous pouvez également appliquer un filtre afin d'afficher uniquement les missions reliées à une nomenclature.

N'oubliez pas de sélectionner une fourchette de dates la plus large possible à l'aide du sélecteur de dates afin d'afficher toutes vos missions.

  1. Sélectionnez les missions à l'aide de la case à cocher située à la gauche des noms de celles-ci.
  2. Au-dessus du tableau apparaît un bouton "modifier" (icône "crayon"). Cliquez dessus pour ouvrir le panneau latéral de droite.
  3. Dans la section "Nomenclature", sélectionnez à l'aide du menu déroulant la nomenclature souhaitée.
  4. N'oubliez pas d'enregistrer en cliquant sur le bouton orange correspondant situé en bas de ce panneau de droite.

Reapplication-nomenclature-02

Bon à savoir : vous pouvez contrôler l'avancement de l'opération à l'aide du menu "notifications" (icône "cloche" située en haut à droite de l'interface). Ce menu indiquera quand l'opération sera terminée. Ne tentez pas de rafraîchir la page plusieurs fois, cela n'a aucune conséquence.

 

Les impacts de la réapplication d'une nomenclature

Réappliquer une nomenclature va avoir plusieurs effets. Voici les réponses à toutes les questions.


Qu'arrive-t-il aux tâches initialement dans la mission ?

Si les tâches n'ont pas de temps réel, elles seront toutes supprimées et remplacées par les nouvelles issues de la nomenclature réappliquée.

Que se passe-t-il si une tâche a du temps réel ?

Si une tâche possède du temps réel, c'est-à-dire qu'une ressource a déjà saisi du temps, elle ne sera pas supprimée de la mission. Toutefois, elle sera renommée avec la mention "(*)" à la gauche de son nom afin d'être facilement identifiable.

Exemple : tâche initiale "TVA" devient "(*) TVA" et une nouvelle tâche "TVA" est créée.

Qu'arrive-t-il à une tâche qui avait été ajoutée manuellement à la mission ?

Si cette tâche a du temps réel, elle demeura dans la liste des tâches. Toutefois, cette dernière n’aura pas la mention "(*)" à la gauche de son nom, car elle n’était pas liée à la nomenclature de base. 

Qu’arrive-t-il aux dépenses liées aux tâches ? 

Toutes les dépenses seront supprimées lors de la réapplication d’une nouvelle nomenclature sauf celles associées aux tâches possédant du temps réel. En conséquence, les informations comme l'atterrissage et les données dans la section "Informations" de la fiche mission seront recalculés.

Qu’en est-il des tâches récurrentes ?

Si l'une des occurrences d'une tâche récurrente a du temps réel, cette dernière ne sera pas supprimée. Elle aura la mention "(*)" située à la gauche de son nom.

Qu'arrive-t-il à la planification initiale des tâches ?

Si les tâches n'ont pas du temps réel, toute la planification sera supprimée. Si votre nomenclature possède l'option "planification automatique" activée, alors la planification se lancera lors de la réapplication. Sinon, il faudra lancer la planification automatisée à l'aide du bouton "baguette magique" situé dans la section "tâches" de la fiche mission.

Qu'arrive-t-il aux tâches avec la mention "*" lors de la reconduction ?

Les tâches avec la mention "*" sont dissociées de la nouvelle nomenclature. Elles ne seront pas reconduites avec la mission.

Est-ce que le statut des tâches avec la mention "*" va changer automatiquement ?

Non, les tâches avec la mention "*" garderont leur statut d'origine. Il faudra changer leur statut manuellement.

Peut-on trouver facilement les tâches avec une mention "*" ?

Oui, il suffit de faire une recherche avec la mention "*" pour faire apparaître les tâches portant cette mention.

Que se passe-t-il si une tâche avec la mention "*" sur mon planning avait le statut "terminé", que je change pour "non terminée" et que je réapplique la nomenclature ?

Dans ce cas précis, le temps réel saisi sera supprimé de la feuille de temps. Lors de la réapplication de la nomenclature, la tâche sera supprimée de la mission.