Comment réaffecter des clients d'un collaborateur à un autre

Découvrez comment réorganiser l'affectation de vos collaborateurs sur vos clients

Suite à une réorganisation en interne, comme des mouvements de personnel par exemple, vous souhaitez réaffecter le portefeuille de vos clients entre vos collaborateurs. L'objectif étant de de réassigner les tâches.

Dans ce guide, nous vous expliquons la procédure à suivre pas à pas en 3 étapes.

1/ Modifier les fiches clients

Pour commencer, rendez-vous dans le menu "Clients" et créez-vous une vue de contrôle. Pour cela, suivez ces étapes :

1.1/ Créer une vue de contrôle des clients

Allez sur la page "Clients"
Cliquez sur le bouton "créer une vue" situé dans la colonne de gauche
Cliquez sur le bouton "Colonnes" pour ajouter les colonnes correspondants aux postes des personnes qui interviennent sur les clients (expert-comptable, chef(fe) de mission, collaborateur(trice) comptable, etc.). Une fois les colonnes ajoutées, vous pouvez supprimer celles qui ne sont pas utiles.
Enregistrez la vue à l'aide du bouton qui s'affiche en haut à droite de l'interface.
Résultat : vous avez maintenant une vue qui reprend tous vos clients et qui liste les personnes du cabinet en fonction de leur poste.

1.2/ Changer les collaborateurs qui interviennent sur les clients

Dans cette étape, il est important d'adopter une approche méthodique. Nous vous recommandons d'utiliser les filtres pour bien visualiser les données à modifier. Utilisez la vue que vous venez de créer dans l'étape précédente et suivez ces étapes :

Cliquez sur le bouton "Filtres" et sélectionnez le champ correspondant au poste, par exemple "chef(fe) de mission".
Une liste des collaborateurs s'affichera, sélectionnez l'ancien collaborateur que vous souhaitez retirer des dossiers et appliquez le filtre.
Résultat : tous les clients pour lesquels le "chef(fe) de mission" est égal à "tel collaborateur" seront affichés.
Sélectionnez tous les clients ainsi filtrés en utilisant la case à cocher située à gauche de la première colonne.
Cliquez sur le bouton "Modifier" et sélectionnez le champ correspondant au poste, par exemple "chef(fe) de mission".
Dans la liste des collaborateurs qui s'affiche, sélectionnez le nouveau collaborateur que vous souhaitez assigner à ces dossiers en tant que "chef(fe) de mission", par exemple.
Enregistrez pour appliquer le changement.

Remarque : il est important de noter que cette opération peut prendre quelques secondes. Vous serez notifié(e) lorsque celle-ci sera terminée.

2/ Assigner les modèles aux missions

Une fois que vous avez modifié les collaborateurs sur les fiches clients, il est nécessaire de réaffecter les modèles aux missions. Cette opération prendra en compte les changements effectués sur les clients et les appliquera aux missions correspondantes. Voici les étapes à suivre :

Rendez-vous sur la page "Missions".
Affinez la vue pour afficher les missions que vous souhaitez modifier. Vous pouvez regrouper par nom du client en utilisant le bouton "grouper" ou utiliser des filtres pour afficher des missions d'un certain type ou qui commencent à une certaine date.
Une fois que la vue est adaptée à vos besoins, sélectionnez les missions à modifier.
Des boutons d'action apparaîtront en haut de la liste, cliquez sur "assigner modèle".
Choisissez le modèle à assigner. Celui-ci peut être le modèle existant, mais il tiendra compte des modifications apportées à la fiche du client.
Appliquez l'assignation.

Résultat : les tâches des missions seront réattribuées à de nouveaux responsables en fonction des paramètres définis dans les fiches clients.

Attention : en appliquant un nouveau modèle à une mission, les tâches sur lesquelles aucun temps n’a été saisi seront supprimées.
Les tâches avec des temps saisis seront préservées. Un astérisque (*) sera ajouté au nom de la tâche si une tâche du même nom est incluse dans le modèle appliqué.

Remarque : il est important de noter que cette opération peut prendre quelques secondes. Vous serez notifié(e) lorsque celle-ci sera terminée.

3/ Planifier les missions

Une fois que vous avez attribué les modèles aux missions (et vérifié cela en consultant les notifications), il ne vous reste plus qu'une dernière étape : la planification. Suivez ces instructions simples :

Utilisez la vue de missions que vous avez créée précédemment.
Sélectionnez toutes les missions concernées.
Des boutons d'action apparaîtront en haut de la liste, cliquez sur "planifier".
Beeye vous proposera de planifier les tâches en retard (et de choisir une période pour les replanifier). Si vous ne souhaitez pas le faire, ne cochez pas cette option.
Cliquez sur "planifier".
Résultat : toutes les missions sélectionnées seront automatiquement planifiées.

Remarques : il est à noter que cette opération peut prendre quelques secondes. Vous recevrez une notification une fois qu'elle sera terminée.

Veuillez noter également que seules les tâches dotées d'un budget de temps, d'une date butoir et d'un responsable seront automatiquement planifiées.

4/ Etape optionnelle mais recommandée : vérifier la planification des missions

Une fois que vous avez terminé l'opération de planification, il est important de vérifier que les missions ont été correctement planifiées. Pour ce faire, vous pouvez créer une vue de contrôle :

Accédez à la page "Missions"
Ajoutez les colonnes "temps planifiés (total)" et "budget (temps)"
Appliquez un filtre "temps planifié (total) = 0"
Résultat : toutes les missions avec un temps planifié de 0 s'afficheront. Vous pouvez alors les comparer avec le budget de temps et ouvrir les fiches missions pour obtenir plus de détails. Si nécessaire, vous pouvez relancer la planification comme expliqué précédemment.