Comment fonctionne la planification automatisée

Découvrez les prérequis et les principes de base pour planifier automatiquement vos missions dans Beeye

Qui peut accéder à la planification automatisée ?

L'accès à la planification automatisée est limité aux utilisateurs possédant un niveau d'accès suffisant, défini par deux points :

  • L'utilisateur doit avoir l'accès au niveau Voir, Modifier, Créer, Supprimer du droit d'accès Planification
  • L'utilisateur doit avoir accès à la vue Entreprise

Où trouver la fonctionnalité planification automatisée ?

La planification automatisée peut être utilisée de 2 façons différentes :

  1. À la création de la mission, si vous utilisez une nomenclature où la planification automatisée est activée
  2. Depuis la fiche mission d'une mission que vous voudriez planifier, où vous pouvez sélectionner individuellement les tâches à planifier

Dans la nomenclature

Si vous paramétrez votre nomenclature pour utiliser la planification automatisée, chaque nouvelle mission créée sera automatiquement planifiée (tant que les conditions décrites ci-dessous sont respectées).

Pour accéder à ce paramétrage, vous pouvez vous rendre sur la page Gestion > Nomenclature, puis ouvrir le modèle correspondant aux missions pour lesquelles vous voulez automatiser la planification.

Cliquez ensuite sur la roue crantée à côté du nom du modèle, puis cochez la case Activer dans la section Planification automatisée située en haut.

Dans la fiche mission

Vous pouvez également planifier automatiquement une mission en vous rendant dans l'onglet Tâches de la fiche mission (icone "baguette magique" située en haut dans la colonne "tâches").

Planif-auto-fiche-mission

Bien paramétrer sa mission avant d'utiliser la planification automatisée

Trois conditions principales doivent être satisfaites pour qu'une tâche soit planifiée automatiquement :

  1. La tâche doit avoir une date butoir (date d'échéance)
  2. La tâche doit avoir une durée par défaut
  3. La tâche doit être assignée

L'assignation peut à son tour être faite de plusieurs façons :

  • Un utilisateur directement sélectionné est assigné à la tâche
  • Un filtre par profil est appliqué et correspond à au moins un utilisateur
  • Une référence à une valeur de champ personnalisé (champ mission ou client de type ressource) est appliquée et le champ est renseigné
  • Une référence à une autre tâche de la même mission renvoie vers les paramètres de cette tâche et donc vers au moins un utilisateur

Ordre des tâches — Il faut être vigilant sur l'ordre des tâches. En effet, dans sa version actuelle, la fonctionnalité va planifier les tâches dans l'ordre d'affichage.


Le fonctionnement de planification automatisée

L'algorithme derrière la planification automatisée va procéder en 3 étapes :

  • La première étape consiste à sélectionner l'utilisateur qui sera assigné automatiquement à une tâche. Pour cela, l'algorithme va prendre tous les utilisateurs disponibles pour cette tâche (en fonction de la configuration de celle-ci) et attribuer un score à chacun en fonction de plusieurs critères classés par importance :
    • Leur disponibilité
    • Leur historique avec le client (s'ils ont déjà travaillé pour celui-ci ou non)
    • Leur historique de travail pour une tâche similaire
    • Leur taux vendant
    • Leur taux coûtant
  • Deuxième étape : une fois que le score est attribué à chaque utilisateur, la moyenne pondérée est calculée et l'utilisateur ayant le score le plus élevé sera assigné à la tâche.
  • Troisième étape : la planification est créé aussi près que possible de la date d'échéance de la tâche

Attention :

  • Une fois la planification automatisée effectuée pour une mission, la planification future déjà créée sera effacée et remplacée. La planification passée ne sera pas affectée.
  • La planification automatique ne planifie pas en surcharge. Pour contourner cela, il suffit d'augmenter la capacité globale de tous les employés via le paramétrage de l'entreprise (exemple 100h / semaine) puis de réajuster après la planification automatisée.

 

Planification de plusieurs missions — La fonctionnalité étant en mode bêta, il n'est pas possible de planifier plusieurs missions en une seule fois pour le moment.