Présentation de la fiche Mission

La fiche Mission vous permet de voir toutes les informations sur les missions en cours, notamment les informations financières.

Sommaire

 

 

Accéder à la fiche Mission

Pour ouvrir une fiche Mission, il suffit de cliquer sur le nom d'une mission depuis n'importe quel endroit dans Beeye.

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Structure de la fiche Mission

La fiche Mission est composée de 9 sections accessibles via le menu de gauche de l'interface :

  1. Informations : résume la mission en fournissant des indicateurs visuels (temps, honoraires et dépenses)
  2. Honoraires : liste les honoraires facturés au client pour les comparer aux heures théoriquement facturables passées sur la mission, et les coûts
  3. Tâches : répertorie les tâches de la mission et vous aide à assigner, planifier les ressources et vérifier l'état des tâches de manière rapide et intelligente
  4. Dépenses : liste les dépenses encourues pendant la mission
  5. Factures : répertorie les factures envoyées à vos clients sur cette mission
  6. Fichiers : permet de téléverser des fichiers liés à la mission
  7. Export Excel : permet de télécharger les données de la fiche mission au format Excel
  8. Export PDF : permet de télécharger les données de la fiche mission au format PDF
  9. Paramètres : permet de définir les valeurs des champs personnalisés de la mission

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Ajouter une mission aux favoris depuis la fiche mission

Dans l'interface de la mission sélectionnée, cliquez sur l'icône étoile située à côté du nom. Pour retirer une mission des favoris, cliquez à nouveau sur cette icône.

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Ouvrir ou fermer une mission depuis la fiche mission

Dans la fiche mission, en haut à gauche de l'interface, sous les dates de début et de fin de la mission se trouve un bouton à bascule permettant d'ouvrir ou fermer la mission. En cliquant sur "Fermer", vous devez confirmer votre action.

Bon à savoir : vous devez avoir le droit d'accès "Edition des missions".


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Choisir un responsable de mission depuis la fiche mission

Au-dessus du menu latéral de gauche, se trouve la section "Responsable" à partir de laquelle vous pouvez définir le responsable de la mission. Choisissez la personne dans la liste des ressources disponibles.

Bon à savoir : vous devez avoir le droit d'accès "Edition des missions" et que la mission doit être ouverte.

 

 

Supprimer une mission depuis la fiche mission

En bas à gauche de l'interface se trouve le bouton icône Corbeille .

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Survolez le bouton à l'aide de votre curseur. Le texte "Supprimer la mission" s'affiche et le bouton devient rouge. Cliquez sur "Supprimer la mission" et confirmez cette action.



Bon à savoir : vous devez avoir le droit d'accès "Edition des missions" pour supprimer des missions.

 

Description des différentes sections de la fiche Mission

 

1. Section Informations


Cette section est divisée en 3 sous-sections principales : la Barre supérieur, le Graphique et le Tableau.

1.1 La Barre supérieure

Dans la Barre supérieure, vous trouverez :

  • Un résumé des informations sur les honoraires, les montants facturés et l'atterrissage de la mission
  • Un bouton pour afficher les données cumulées
  • Un sélecteur de vues pour passer de l'affichage des Temps à celui des Montants dans le graphique
  • Des flèches pour naviguer dans le graphique

Définition — Atterrissage : 

Lorsqu'on parle de temps, l'atterrissage correspond à la somme des temps réels, des temps planifiés futurs.

Lorsqu'on parle de montants, l'atterrissage correspond à la somme des temps réels, des temps planifiés futurs valorisés au taux horaires des ressources travaillant sur la mission.

 


1.2 Le Graphique

Le graphique est divisé en deux parties : le Résumé en haut et le Diagramme en-dessous.

1.2.1 Le Résumé

En mode Montants :

Sur la gauche de la partie Résumé 2 indicateurs : Honoraires et Atterrissage.

  • Les honoraires : lorsqu'ils sont exprimés en argent, sont égaux à la somme de tous les honoraires définis dans la section Honoraires
  • L'Atterrissage : lorsqu'il est exprimé en argent, est égal à : Dépenses + (temps réel x taux de la facture) + (futur prévu x taux de la facture)

    Fiche-mission-11-information-resume-estimationDans l'exemple ci-dessus, l'estimation de l'atterrissage de la mission est supérieure de 30% aux honoraires. La mission ne sera pas rentable.


    Fiche-mission-12-information-resume-estimation-2Dans l'exemple ci-dessus, l'estimation de l'atterrissage de la mission est inférieure de 10% aux honoraires. La mission sera donc rentable.

    En mode Temps

    Sur la gauche de la partie Résumé les 2 indicateurs : Budget et Atterrissage.

    • Le Budget, lorsqu'il est calculé en heure, est égal à la somme des durées de l'ensemble des tâches
    • Atterrissage, lorsqu'il est exprimé en heure est égal au planifié futur + le réel passé

    Sous le Résumé, se trouve une légende expliquant le contenu du graphique en fonction du mode choisi (Montants ou Temps). Voici les définitions :

      En mode Temps En mode Montants
    Budget restant Égal à la somme des heures budgétés sur les tâches non assignées Égal à la somme des heures budgétées sur les tâches non assignées valorisée par le prix de vente moyen des collaborateurs correspondant au profil défini sur la tâche
    Dépenses Égal à la somme de tous les honoraires renseignés
    Réalisé Égal au nombre d'heures/jours réels enregistrés sur la mission Égal à la somme des heures/jours réels enregistrés sur la mission x taux de facturation applicable
    Planifié futur Égal au nombre d'heures/jours réels prévus dans le futur de la mission, y compris aujourd'hui Égal à la somme des heures/jours de mission prévus dans le futur x taux de facturation applicable
    Restant à planifier Égal au nombre d'heures/jours restants sur les tâches qui n'ont pas été attribuées, en utilisant la tâche Budgets de temps définis par la nomenclature ou sur la tâche directement Égal à la somme des heures/jours sur les tâches qui n'ont pas encore été assignées, en utilisant la tâche Budgets de temps définis par la nomenclature ou sur la tâche directement, x taux de facturation de la ressource/profil pertinent

     

    1.2.2 Le Diagramme

    Le graphique représente une répartition jour par jour / semaine par semaine / mois par mois des données sur les dépenses, et les temps budgétés, planifiés et réalisés, valorisés par les taux de facturation.

    Fiche-mission-16-information-graphique-resume-barre

    Pour chaque période (jour, semaine, mois selon la sélection), les données sont agrégées de la manière suivante :

    • Au bas de chaque barre figure une description de la date. Ex : lorsque on est par mois, s'affichent les 3 premières lettres du mois. Tandis que par semaine figurent le numéro du premier jour suivi de 3 lettres du mois, même chose par jour.
    • Le gris représente les dépenses
    • Le bleu foncé représente le réel (Temps ou Honoraires)
    • Le bleu moyen représente le planifié (Temps ou Honoraires)
    • Le bleu clair représente le budget restant (Temps ou Honoraires)
    • La ligne noire représente les honoraires (les mêmes que ceux affichés dans le résumé au-dessus du graphique)
    Il est possible d'alterner deux mode vie la bouton Cumulatif :
      • Bouton Cumulatif sur OFF : le graphique représente la date par rapport à la période dans laquelle elle se trouve.
      • Bouton Cumulatif sur ON (le bouton passe en orange) : le graphique représente les données cumulées au fil du temps, l'évolution de la mission. Par exemple, si le temps réel en janvier est de 10h et le temps réel en février est de 5h, le graphique pour février devrait montrer 15h de temps réel.

     

    1.3 Le Tableau d'information

    Le Tableau d'information est composé de 3 onglets : Collaborateurs, Tâches et Dépenses. A noter que le contenu du tableau dépend du mode sélectionné en haut (Temps/Montant).

    Exemple ci-dessus : l'onglet Collaborateurs.


    1.3.1 Onglet Collaborateurs :

    L'onglet Collaborateur du tableau d'information reprend les éléments suivants selon les deux modes (Temps/Montants) : 


      Indicateur Temps  Indicateur Montants
    Le budget Égal à la somme des heures telles que définies dans la nomenclature sur les tâches assignées au collaborateur Égal au budget-temps défini dans la nomenclature x Taux de facturation des ressources
    Atterrissage Egal au temps Réel + le Planifié futur Egal au temps réel + au planifié futur prévu x taux de facturation de la ressource
    Réel Egal au temps réalisé
    Planifié futur Egal au temps planifié futur
    Ecart Egal au Budget temps - Atterrissage Egal au Budget montant - Atterrissage


    1.3.2 Onglet Tâches :

    L'onglet Tâche du tableau d'information reprend les éléments suivants selon les deux modes (Temps/Montants) : 

      Indicateur Temps  Indicateur Montants
    Le budget Égal au budget-temps de la nomenclature Égal au budget-temps défini dans la nomenclature x Taux de facturation des ressources
    Atterrissage Egal au temps Réel de la tâche + le Planifié futur de la tâche Egal au temps réel de la tâche + au planifié futur prévu de la tâche x taux de facturation de la ressource
    Réel Egal au temps réalisé sur la tâche
    Planifié futur Egal au temps planifié futur de la tâche
    Ecart Egal au Budget temps - Atterrissage Egal au Budget montant - Atterrissage

     

    1.3.3 Onglet Dépenses

    Cet onglet affiche la liste des dépenses avec leur montant.

     

    2. Section Honoraires

    Permet d'ajouter de nouveaux honoraires ou de consulter/modifier ceux existants. La liste des honoraires reprend 4 colonnes avec :

    • Le nom des honoraires
    • La tâche à laquelle ils sont liés (facultatif)
    • La date de création des honoraires
    • Le montant facturé

    En cliquant sur un honoraire, le panneau de droite s'ouvre avec les détails de celui-ci.

    Le tableau permet une sélection multiple et des actions groupées :

    • Sélectionner un ou plusieurs honoraire en cliquant sur la case à cocher sur la ligne
    • Sélectionner tous les honoraires en cliquant dans le coin gauche
    • Lorsque les honoraires (un ou plusieurs) sont sélectionnés, des actions peuvent être faites :
      • Editer : permet de modifier la date et le montant des honoraires
      • Supprimer

     

     

    3. Section Tâches

    La section des tâches est divisée en deux parties : la liste des tâches et les détails des tâches.


    3.1 Liste des tâches
    La liste des tâches fonctionne de manière similaire à la liste des tâches de la page Nomenclature. Les utilisateurs disposant de droits d'accès suffisants peuvent ajouter des tâches à la liste des tâches en cliquant sur le bouton + situé en haut.

    Bon à savoir : si la mission est liée à une nomenclature, vous ne pouvez pas ajouter une tâche, sauf si vous avez accès à "Peut créer une tâche sur un famille de mission".


    Actions groupée

    Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches pour effectuer une action groupée comme par exemple modifier la section information, le statut, l'assignement à une ressource ou encore la  suppression des tâches. Bien faire attention à cliquer sur la bouton "enregistrer les modifications" pour sauvegarder.

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    Réorganisation des tâches

    Vous pouvez changer l'ordre des tâches grâce à l'action "glisser-déposer". Il suffit de maintenir le curseur enfoncé sur la tâche à la déplacer jusqu'à atteindre la zone désirée puis lâcher le curseur.

    Bon à savoir : lorsqu'il s'agit d'un groupe ou d'une récurrence, les tâches ne peuvent être déplacées que dans le groupe et la récurrence.

    Les tâches sont représentées par des cartes. Il existe 5 types de cartes : Tâche unique, Groupe de tâches, Sous-tâche, Série et Occurrence.

     

    3.1.1 Carte Tâche unique

    Une tâche unique ne fait pas partie d'un groupe ou d'une série, c'est une tâche autonome. Les tâches uniques présentent les informations suivantes, lorsqu'elles sont définies :

    • Date d'échéance (si elle est définie)
    • Nom de la tâche
    • Responsable (s'il est défini)
    • État de la tâche

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    3.1.2 Carte Groupe de tâches

    Si vous utilisez les sous-tâches, le groupe de tâches permet de les contenir. Dans les cartes Groupe de tâches s'affichent :

    • Le nom du groupe de tâches (c'est-à-dire le nom de la tâche à ce niveau)
    • Un symbole pour indiquer qu'il s'agit d'un groupe de tâches

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    3.1.3 Carte Sous-tâche

    Une sous-tâche est une sous-division d'une tâche. Elle est représentée de la même manière que les Tâches uniques. Il n'y a qu'un seul niveau : tâche > sous-tâche.

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    3.1.4 Carte Récurrence

    Une série de tâches est créée lorsque les utilisateurs créent les tâches en utilisant la récurrence dans la nomenclature. Une série de tâches regroupe l'ensemble des tâches générées par la récurrence.

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    3.1.5 Carte Occurrence

    Une occurrence est une tâche qui fait partie d'une série. La carte Occurrence ressemble à une carte Tâche unique, sauf qu'elle porte le numéro d'occurrence en haut à droite.

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    Bon à savoir : lorsqu'une tâche est en retard, la date d'échéance s'affiche en rouge.

    fiche-mission-tache-mars2022-06



    3.2 Détail des tâches (section de droite)

    Lorsqu'une tâche est sélectionnée dans la liste (section du milieu de l'interface), les détails la concernant apparaissent dans la section de droite :

    • Le symbole de la récurrence (le cas échéant)
    • Le nom de la tâche
    • Icônes pour modifier, dupliquer ou supprimer la tâche si l'utilisateur dispose de droits d'accès suffisants
    • A droite, le statut de la tâche

    fiche-mission-tache-mars2022-07

    La barre de configuration des tâches est similaire à celle de la page Nomenclature et contient tous les éléments de la tâche : description, équipe, durée, dates butoir, checklist et champs personnalisés. Un bouton "flèches vers le bas" permet d'afficher ou de masquer toutes les sections rapidement.

    Beeye-Fiche-Mission-Avril-2021-07

    3.2.1 Présentation des sections des tâches

    • Section Description : zone de texte libre (texte répliqué automatiquement s'il est renseigné dans la nomenclature)
    • Section Équipe : permet de choisir la ou les personnes qui seront assignées à la tâche en fonction des options Profil, Ressource, Champ et Référence. 
      • Option Profil : permet de sélectionner une personne en ajoutant des filtres. En cliquant sur le bouton + Ajouter un filtre, le panneau latéral de droite s'ouvre pour vous permettre d'en sélectionner un.

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      • Option Ressource : permet de choisir une personne parmi l'ensemble des ressources disponibles, à l'aide d'une liste déroulante.

        fiche-mission-tache-mars2022-09
      • Option Champ : permet de sélectionner un champ personnalisé relatif à vos ressources que vous avez déterminé au préalable.

        Beeye-Fiche-Mission-Avril-2021-10

      • Option Référence : permet de sélectionner une personne en fonction d'une autre tâche. Exemple, vous avez l'habitude d'assigner la tâche tenue comptable aux mêmes personnes, vous pouvez donc faire référence à cette tâche via cette option.

        Beeye-Fiche-Mission-Avril-2021-11
    • Section Durée : permet de fixer un budget-temps pour la tâche, en heures ou en jours (en fonction du paramétrage de l'environnement). Attention à bien saisir en nombre décimal. Les heures ne peuvent pas être négatives.
    • Section Date butoir : permet de définir la date d'échéance de la tâche à l'aide d'un calendrier.
    • Section Checklist : permet d'ajouter des éléments sous forme de liste de contrôle. Pour se faire, cliquez sur "+ Ajouter un élément" situé en bas de la liste. Pour modifier ou supprimer un élément, survolez-le à l'aide du curseur pour faire apparaître 2 icônes : le stylo pour éditer et la gomme pour effacer.
    • Section Champ personnalisés des tâches : permet de définir les valeurs des champs personnalisés des tâches qui seront utilisés par défaut lors de la création de la tâche.


    3.2.2 Planification des ressources

    Pour planifier une ressource sur une tâche, il suffit d'ouvrir la tâche en question et de cliquer sur la section Ressource. Si vous placez votre souris sur un élément du graphique, vous verrez le détail de cet élément dans le résumé situé à droite.

    Par défaut, les jours affichés doivent inclure la date butoir si celle-ci est définie pour la tâche. S'il n'y a pas de date d'échéance, le début de la tâche sera à la date du jour.
    Pour naviguer dans le temps, vous pouvez vous servir des flèches et/ou du sélecteur de dates situé sur la droite.

    Chaque jour est représenté par une barre avec des couleurs :

    • Bleu clair : planification possible car la ressource est disponible
    • Bleu moyen : planification prévue sur une autre tâche
    • Bleu foncé : planification prévue sur cette tâche
    • Rouge : temps planifié supérieur à la disponibilité de la ressource

    Beeye-Fiche-Mission-Avril-2021-12

    Il existe 4 modes de planification :

    • Manuellement en cliquant sur + / - sous le jour correspondant. Cette action ajoute ou supprime 0,5 heure par clic
    • Au plus tôt en cliquant sur l'icône de gauche (représentant une barre verticale et une flèche allant vers la droite). Cette action va planifier la tâche en utilisant le temps disponible dès le début de la mission.
    • Linéairement en cliquant sur l'icône du milieu (représentant une barre horizontale avec 2 flèches, l'une vers la gauche et l'autre vers la droite). Cette action va planifier la tâche de manière égale entre la date de début et la date butoir de la tâche (ou la fin de la mission s'il n'y a pas de date butoir).
    • Au plus tard en cliquant sur l'icône de droite (représentant une barre verticale et une flèche allant vers la gauche). Cette action va planifier la tâche en utilisant le temps disponible à partir de la date butoir de la mission.

     

     

    4. Section Dépenses

    Via cette section, vous pouvez ajouter, modifier, consulter ou supprimer les différentes dépenses. Les informations sont reprises dans les 7 colonnes du tableau (qu'il est possible de trier) :

    1. Le nom de la dépense
    2. La tâche liée à la dépense
    3. La date de la dépense
    4. Le type de dépense
    5. L'employé lié à la dépense
    6. Le montant en Hors-Taxe
    7. Le montant Toutes Taxes Comprises

    Tous les champs sont facultatifs, sauf le nom et le montant.

    Fiche-mission-32-depenses


    Editer une dépense

    En cliquant sur une dépense, le panneau de droite s'ouvre avec les détails de celle-ci. Dans ce panneau, vous pouvez changer le nom de la dépense, son type, son montant, saisir un commentaire, etc. Le tableau permet également de sélectionner plusieurs dépenses et les éditer en même temps. 

    Fiche-mission-33-depenses-bulk

     

    5. Section Factures

    Via cette section, vous pouvez ajouter, modifier, consulter ou supprimer les différentes factures. Les informations sont reprises dans les 5 colonnes du tableau (qu'il est possible de trier) :

    1. Le nom de la facture
    2. La date de la facture
    3. Le statut de paiement de la facture (Payé) : il est possible de cliquer sur la case à cocher présente dans cette colonne marquer une facture comme étant payée
    4. Le montant de la facture
    5. Un commentaire sur la facture

    Fiche-mission-34-factures-tableau

    Editer une facture

    En cliquant sur une facture, le panneau de droite s'ouvre avec les détails de celle-ci. Dans ce panneau, vous pouvez changer le nom de la facture, sa date, son montant, ses taxes ainsi qu'un commentaire. Le tableau permet également de sélectionner plusieurs factures et les éditer en même temps. 

    Fiche-mission-35-factures-bulk

     

    6. Section Fichiers

    Via cette section, vous pouvez ajouter, consulter ou supprimer les différentes fichiers. Les informations sont reprises dans les 3 colonnes du tableau (qu'il est possible de trier). En cliquant sur un fichier, celui-ci se télécharge.

    1. Le nom du dossier
    2. La personne qui a ajouté le dossier
    3. La taille du dossier

    Fiche-mission-36-fichiers-tableau

    Les actions possibles avec le tableau de fichiers

    Le tableau permet une sélection multiple et des actions en masse. Lorsque des fichiers (un ou plusieurs) sont sélectionnés, vous pouvez les supprimer ou le télécharger. Dans ce dernier cas, une archive .ZIP se téléchargera sur votre ordinateur.

    Fiche-mission-37-fichiers-bulk

     

     

    7. Section Paramètres

    Elle est divisée en trois parties principales : description, informations générales et champs personnalisés.


    7.1 Description

    Cette partie permet d'ajouter des précisions sur la mission. 


    7.2 Informations générales

    Dans la partie il est possible d'éditer 6 éléments :

    1. Nom de la mission
    2. Le Client
    3. La Catégorie de la mission
    4. Le Millésime
    5. La Nomenclature reliée à cette mission
    6. Lieu de travail par défaut


    7.3. Les Champs personnalisés

    Cette partie affiche des champs personnalisés répartis par catégorie (exemple un champ nombre ou liste).

     

     

    Section de bas de page

    La section de bas de page apparaît dans toutes les rubriques, sauf dans la rubrique Informationsn. Elle résume les 4 éléments suivants :

    fiche-mission-tache-mars2022-10

    • Temps : il s'agit de la somme des budgets temps sur les tâches (fixés par la nomenclature ou manuellement)
    • Atterrissage temps : correspond à la somme de tous les temps réels enregistrés sur la mission + tous les temps futurs prévus sur la mission
    • Honoraires : correspond à la somme des honoraires indiqués dans la section Honoraires
    • Atterrissage € : prévision des honoraires à la fin de la mission exprimé en montant égal à : Dépenses + (temps réel x taux de la facture) + (futur prévu x taux de la facture)

     

     

    Créer une nouvelle mission à partir d'un modèle de nomenclature


    Pour créer une nouvelle mission à partir d'un modèle de nomenclature, il suffit de suivre ces étapes :

    1. Cliquer sur le bouton orange + Mission situé en haut à droite de Beeye
    2. Dans le panneau latéral de droite qui s'ouvre, saisir les informations comme le nom de la mission, le client, etc. Puis choisir la nomenclature dans la liste déroulante.

      nouvellemissionbeeye
    3. Cliquer que le bouton Créer. La mission sera automatiquement créée avec le modèle choisi.