Sage Génération Expert : les étapes avant l'activation Beeye

Découvrez les étapes à suivre pour connecter votre environnement Sage Génération Expert à Beeye.

Dans ce guide nous verrons comment effectuer les différents archivages de données avant de les synchroniser afin d’éviter d’envoyer des informations obsolètes vers Beeye. 

Bon à savoir  : ce guide ne mentionne ni l’activation du connecteur Sage Génération Expert ni l’activation d’une application dans la Marketplace. Ces points sont accessibles via le Portail OHC de Sage.


1/ Les données synchronisées de Sage Génération Expert vers Beeye 

Attention : il ne faut jamais modifier dans Beeye toutes les données synchronisées entre Sage et Beeye. Si vous avez besoin de modifier le nom ou l'email d'un collaborateur, il faut le faire dans Sage puis relancer la synchronisation.

Il faut aussi veiller à ce que l'administrateur de la compagnie ne soit pas archivé dans Sage. Autrement, la synchronisation sera impossible.


Entités

Par destination, Beeye ne peut être activé que sur des entités. Les entités ne peuvent être ni archivées ni supprimées dans Sage Génération Experts (GE).

Dossiers

Avant l’activation de Beeye dans la Marketplace, il est très important d’archiver tous les dossiers qui ne sont plus en production afin de ne pas envoyer des données obsolètes. 

Collaborateurs

Il est important, avant la synchronisation, d’archiver les collaborateurs qui ne sont actifs

Il est également important de vérifier que deux (ou plus) collaborateurs n’ont pas le même email. En effet, l’email correspond au login pour Beeye et donc son utilisation doit être unique. 

Activités

Uniquement pour les clients équipés de la facturation (Gestion interne) et qui utilise le produit (factures de moins de 6 mois en base).

Sage Génération Experts livre par défaut un nombre important d’activités. Celles-ci ne sont pas toutes utilisées par les cabinets. A la synchronisation, il sera important d’archiver voir supprimer les activités qui ne seront pas utilisées afin de n’envoyer vers Beeye que des informations pertinentes.

Missions

Uniquement pour les clients équipés de la facturation (Gestion interne) et qui utilise le produit (factures de moins de 6 mois en base).

A l’activation, les missions des deux dernières années sont synchronisées vers Beeye. Il est très important de ne synchroniser que des missions qui seront utilisées pour la planification. 

 

2/ Archivage / Suppression 


Dossiers 

Il existe deux façons d’archiver un dossier :  

  • La première déplace le dossier du groupe de dossier d’origine vers le groupe de dossier « Dossiers inactifs ». Ce groupe de dossier est présent dans le répertoire GRPS de Coala.
  • La seconde déplace le dossier du groupe de dossier d’origine vers un répertoire défini par l’utilisateur. Il n’est pas obligatoire qu’il soit dans Coala et ne nécessite pas les mêmes règles de sauvegardes journalières. 

Dossiers inactifs 

On effectue cet archivage de la façon suivante :  

  • Menus : Administration / Gestion du site / Administrer le site 
  • Choisir « Groupe de dossiers » dans le menu déroulant 
  • En dépliant l’arborescence des groupes de dossier, se positionner sur le dossier qui doit être archivé. 
  • Par clic droit, choisir « Archiver ce dossier » puis valider les messages si conformes au souhait. 

Attention : il n’existe pas de traitement en rafale d’archivage avec ce mode.


Menu « Archivage dossiers »

Ce menu est disponible à partir de la page d’accueil de GE dans le menu « Traitements ».

Droits

La présence de ce menu est toutefois soumise à la condition que le droit soit coché dans le profil du collaborateur courant.

Sage-GE-01

Configuration 

A la première utilisation au sein du cabinet, il faut définir quel sera le chemin de stockage des données archivées.

Dans l’interface d’archivage, choisir le menu Fichier / Configuration / Répertoire d’archivage 

Définir où seront déplacées les données archivées. 

Ce paramétrage est à effectuer une fois. 

Traitement 

Dans la colonne «  Supprimer le dossier de Coala », cocher dans l’interface, le ou les dossiers à archiver. 

Sage-GE-02

Ensuite menu : Traitement / Supprimer de Coala les dossiers sélectionnés. 

Valider si les conditions sont respectées le message.

Sage-GE-03

Un fichier de log récapitule les actions effectuées. 

Sage-GE-04

Collaborateurs 

On effectue l’archivage des collaborateurs de la façon suivante :  

  • Menus : Administration / Gestion du site / Administrer le site 
  • Choisir « Entités » dans le menu déroulant 
  • Choisir dans le profil concerné le collaborateur qui doit être archivé, 
  • Effectuer un clic droit et choisir « Archiver ce collaborateur » 

Sage-GE-05

Une fois archivé, un cadenas sera visible à droite après le nom.

Sage-GE-06

L’archivage peut s’effectuer en rafale. Pour cela, se positionner sur le nom de l’entité et sur l’onglet « Archivage des collaborateurs » 

Cocher ensuite les collaborateurs de l’entité concernée.

Sage-GE-07

Cette opération doit être effectuée par entité en fonction de l’appartenance du ou des collaborateurs à archiver. 

Activités 


Informations générales 

Cela ne concerne que les clients équipés de la facturation (gestion interne).

Les activités sont communes à toutes les entités. Il suffira d’effectuer l’opération au niveau d’une entité pour traiter les activités. 

Il n’est pas possible de supprimer des activités qui ont été utilisées en saisie des temps, il n’est possible que de les archiver afin de ne plus pouvoir les utiliser. 

La suppression est irréversible contrairement à l’archivage. 

Important 

Si le cabinet est en saisie des temps déportée active, avant tout archivage ou suppression d’activité, il est important que tous les temps aient été importés en facturation. 

A quoi correspond la saisie déportée active ? 

Les temps sont saisis par le collaborateur, il les transmet ensuite vers la facturation et le responsable de la facturation intègre ensuite ces temps dans la base. Ces traitements ne sont pas automatiques et demande une intervention humaine 

Comment voir le mode de saisie des temps ? 

Dans la saisie des temps du collaborateur.

Sage-GE-08

Dans les options d’activation en facturation Sage-GE-09

Sage-GE-10

Traitements 

Ouvrir la facturation via la tuile :

 Sage-GE-11

Ouvrir la bibliothèque d’activité via le menu : Paramètres / Activités Frais et débours Autres.


Suppression
 

Il est possible de supprimer des activités en rafale en se positionnant soit sur la ligne « Activité et nature des travaux de la missions » ou sur une famille d’activité et de choisir le menu « supprimer des produits » en effectuant un clic droit sur la ligne. 

Si on est positionné sur « Activité et nature des travaux de la mission », toutes les activités seront visibles dans le tableau. 

Sage-GE-12

Si on est positionné sur une famille, seules les activités de la famille sélectionnée seront visibles.

Sage-GE-13

Un fois avoir coché les activités devant être supprimée, le traitement s’effectue en cliquant sur la croix de fermeture de fenêtre. 

Un premier message demande de confirmer l’action.

Sage-GE-14

Si le cabinet est en saisie des temps déportée active et que tous les temps transmis par les collaborateurs n’ont pas été intégré en facturation un message prévient l’utilisateur, il est nécessaire d’effectuer l’intégration avant de continuer les suppression archivages.

Sage-GE-15

Un message conseille à l’utilisateur de vérifier l’envoie et l’intégration des lignes de temps.

Sage-GE-16

Une fois toutes les validations effectuées, un log des opérations effectuées est affiché.

Sage-GE-17

Archivage 

Les opérations sont archivages sont sensiblement identiques à la suppression aux différences suivantes : 

  • On peut désarchiver une activité qui a été archivée 
  • On peut archiver des activités qui ont été utilisées, c’est d’ailleurs la règle si on ne les utilise plus. 

Il est possible d’archiver des activités en rafale en se positionnant soit sur la ligne « Activité et nature des travaux de la missions » ou sur une famille d’activité et de choisir le menu Archiver/Réactiver les activités de la mission en effectuant un clic droit sur la ligne 

Si on est positionné sur « Activité et nature des travaux de la missions », toutes les activités seront visibles dans le tableau. 

Sage-GE-18

Si on est positionné sur une famille, seules les activités de la famille sélectionnée seront visibles.

Sage-GE-19

Un fois avoir coché les activités devant être archivées, le traitement s’effectue en cliquant sur la croix de fermeture de fenêtre.

Sage-GE-20