Réussir son import

Des données organisées = un import réussi.

Sommaire

Introduction

Étape 1 - Équipe, clients, missions

Étape 1.1 - Votre équipe

Étape 1.2 - Vos clients

Étape 1.3 - Vos missions

Annexe A - Référence objet et attribut unique

Annexe B - Fonctions Excel

Check-list de l'import réussi

Introduction

Bienvenue sur le guide d'import de données.

Si tout ce que vous verrez dans ce guide peut être fait directement dans l'outil Beeye, nous vous proposons d'importer d'un coup les données importantes de votre cabinet afin de vous livrer rapidement un environnement Beeye qui répond à vos besoins.

Commencez par ouvrir le modèle d'import qui vous a été transmis ou cliquez ici pour en télécharger un nouveau.


Étape 1 - Équipe, clients, missions

Cette étape consiste à créer la liste des trois types d'objets à importer dans votre environnement Beeye, votre équipe, vos clients et vos missions.

Vous trouverez dans les onglets correspondants à ces différents objets des champs obligatoires et des champs optionnels.

Les champs obligatoires sont nécessaires à la création de l'objet dans Beeye.

Les champs optionnels vous permettront de détailler les attributs de vos objets.
Les champs optionnels les plus souvent utilisés chez Beeye vous seront suggérés, mais vous aurez aussi la possibilité d'en créer autant que nécessaire.

1.1 - Votre équipe :

Naviguez sur l’onglet Équipe du modèle d'import pour créer la liste des employés de votre cabinet.

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  • La première ligne indique si les champs sont obligatoires ou optionnels.
  • La deuxième ligne correspond au titre du champ des données à importer.
  • Les lignes suivantes correspondent aux données à importer.

Les champs obligatoires sont :

  • Prénom Nom du collaborateur
  • Code du collaborateur (Référence objet)*
  • Adresse mail (Attribut unique)*
  • Poste
  • Prix de vente
  • Prix de revient

Les autres champs sont optionnels et nous vous proposons ceux les plus souvent utilisés.
Vous pouvez en rajouter autant que nécessaire en renseignant son titre sur la deuxième ligne d’une nouvelle colonne.

*Référence objet :
Le code du collaborateur sert de référence pour cet objet.
C’est ce code qu’il faudra utiliser dans le but de créer une correspondance entre un collaborateur et un autre objet de votre cabinet.
Si vous n’utilisez pas actuellement de code collaborateur, vous pouvez utiliser ses initiales pour lui en assigner un, en faisant attention de ne pas saisir le même code deux fois.
Voir Annexe A - Référence objet et Identifiant unique

*Attribut unique:
L'adresse mail du collaborateur est un attribut unique. Ne saisissez pas deux fois la même adresse mail sur deux collaborateurs différents.
Voir Annexe A - Référence objet et Identifiant unique

Tip : Vos données seront importées telles quelles. Assurez-vous d’utiliser le même format partout. Voir Annexe B - Fonctions Excel

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1.2 - Vos données client :

Naviguez sur l’onglet Clients du modèle d'import pour créer la liste des clients de votre cabinet.

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  • La première ligne indique si les champs sont obligatoires ou optionnels.
  • La deuxième ligne correspond au titre du champ des données à importer.
  • Les lignes suivantes correspondent aux données à importer.

Les champs obligatoires sont:

  • Nom du Client (Attribut unique)*
  • Code client (Référence objet)*
    Si vous n'utilisez pas de code client, veuillez réutiliser le nom du client

Les autres champs sont optionnels et nous vous proposons ceux les plus souvent utilisés.
Vous pouvez en rajouter autant que nécessaire en renseignant son titre sur la deuxième ligne d’une nouvelle colonne.

*Référence objet :
Le code client sert de référence pour cet objet.
C’est ce code qu’il faudra utiliser dans le but de créer une correspondance entre les clients et leurs missions.
Si vous n’utilisez pas actuellement de code client, veuillez réutiliser le nom du client.
Voir Annexe A - Référence objet et Identifiant unique

*Attribut unique:
le nom du client est un attribut unique. Deux clients ne peuvent pas avoir le même nom.
Voir Annexe A - Référence objet et Identifiant unique

Tip : Vos données seront importées telles quelles. Assurez-vous d’utiliser le même format partout. Voir Annexe B - Fonctions Excel

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1.3 - Vos missions :

Naviguez sur l’onglet Missions du modèle d'import pour créer la liste des missions de votre cabinet.

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  • La première ligne indique si les champs sont obligatoires ou optionnels.
  • La deuxième ligne correspond au titre du champ des données à importer.
  • Les lignes suivantes correspondent aux données à importer.

Les champs obligatoires sont :

  • Nom du client
  • Code client
  • Responsable mission (Code)
  • Nomenclature (Catégorie de mission)
  • Honoraires de la lettre de mission (Euro)
  • Date de début (JJ/MM/AAAA)
  • Millésime ou Date de clôture (JJ/MM/AAAA)
  • Date de fin (JJ/MM/AAAA)*

Les autres champs sont optionnels et nous vous proposons ceux les plus souvent utilisés.
Vous pouvez en rajouter autant que nécessaire en renseignant son titre sur la deuxième ligne d’une nouvelle colonne.

*Date de fin (JJ/MM/AAAA): C'est la date après laquelle la mission est considérée comme terminée et plus aucune saisie n’est possible. Pour les exercices comptables, cette date est en générale 6 mois après la date de clôture de la mission.

Important : Il faut utiliser le code de la ressource pour le champ Responsable mission. Voir Annexe A - Référence objet et attribut unique

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Tip : Vos données seront importées telles quelles. Assurez-vous d’utiliser le même format partout. Voir Annexe B - Fonctions Excel

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Annexe A - Référence objet et attribut unique

Référence objet: Ce sont les champs utilisés par Beeye pour reconnaître chaque objet comme étant unique en son genre.
Lors d’un import, vous aurez besoin d’une référence objet pour associer deux objets différents ensemble (par exemple, pour définir le collaborateur « Paul Leblanc » comme responsable du client « Dupont Inc »).

Attribut unique: Ce sont les attributs que vous ne pouvez pas utiliser deux fois sur deux objets du même type (par exemple, une même adresse email ne peut pas être utilisée sur deux différents collaborateurs).

 

Les références objet utilisées par Beeye lors de l'import sont:

  • Code Collaborateur: Si deux collaborateurs peuvent parfois avoir le même nom, ils doivent tous avoir un code unique. Si vous n’utilisez pas actuellement de code collaborateur, vous pouvez utiliser ses initiales pour lui en assigner un, en faisant attention de ne pas saisir le même code deux fois.

    C’est ce code qu’il faudra utiliser dans le but de créer une correspondance entre un collaborateur et un autre objet durant l’import (Par exemple, si vous souhaitez designer un assistant à un autre collaborateur.)

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    • Code client: Si vous n'utilisez pas de code client, veuillez réutiliser le nom du client

    C'est ce code qu'il faudra utiliser dans le but de créer une correspondance entre les clients et leurs missions.


    Les attributs uniques utilisés par Beeye lors de l'import sont:

    • Adresse mail du collaborateur : Chaque collaborateur doit avoir une adresse mail unique. Si deux collaborateurs partagent une même adresse mail, un des deux ne sera pas importé.
    • Nom du client: Le nom du client doit être unique. Si deux clients ont le même nom, un des deux ne sera pas importé.

    Annexe B - Fonctions Excel

    Vos données seront importées telles quelles. Assurez-vous d’utiliser le même format partout.   

    Fonction Excel pour ne garder que la première lettre en majuscule.
    Fonction :        =PROPER()

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    1. Dans votre document Excel, insérez une nouvelle colonne à droite de celle qui contient les données à transformer
    2. Dans la première cellule de cette nouvelle colonne, commencez à taper votre fonction =PROPER( en laissant la parenthèse ouverte
    3. Cliquez sur la cellule directement à gauche de celle-ci, vous devriez avoir quelque chose qui ressemble à =PROPER(A3
    4. Fermez la parenthèse =PROPER(A3) et tapez sur la touche Entrer de votre clavier
    5. Pour rapidement appliquer cette formule à toutes les cellules de colonne, sélectionnez la cellule qui contient la fonction que vous venez de taper et double cliquez sur son coin inférieur droit
    6. Copiez les cellules contenant les données transformées et faites un coller spécial valeur sur les cellules de la colonne originale
    7. Effacez la colonne que vous avez créée pour la manipulation

    D’autres fonctions qui s’utilisent de la même façon sont :

    Fonction :        =UPPER() pour avoir tout en majuscule

    Fonction :        =LOWER() pour avoir tout en minuscule


     

     

    Check-list de l'import réussi

    La réussite de l'import de vos données dépend de la qualité de votre fichier d'import.

    Suivez cette check-list pour vous assurer de n'avoir rien oublié.

    Mon équipe:

    • La liste de mes collaborateurs est complète et tous ceux saisis sur un autre objet de type équipe, client ou mission y figurent.
    • J'ai complété au minimum tous les champs obligatoires.
    • Chaque collaborateur a son propre code collaborateur.
    • Chaque collaborateur a sa propre adresse mail.
    • J'ai respecté le même format pour tous les attributs d'un même champ.

    Mes clients:

    • La liste de mes clients est complète et tous les clients pour lesquelles il existe une ou plusieurs missions y figurent.
    • J'ai complété au minimum tous les champs obligatoires.
    • Chaque client a son propre code client.
    • Chaque client a un nom unique et n'apparaît pas en double dans la liste.
    • J'ai respecté le même format pour tous les attributs d'un même champ.

    Mes missions:

    • La liste de mes missions est complète.
    • J'ai complété au minimum tous les champs obligatoires.
    • Il n'existe pas de missions en double.
    • J'ai respecté le même format pour tous les attributs d'un même champ.

    Bravo!
    Maintenant que vous avez accompli cette étape importante, i
    l ne vous reste plus qu'à nous transmettre votre fichier d'import complété.