Présentation de la page Planning

Découvrez le Planning de Beeye, les différentes vues, les cartes de planification et toutes les actions pouvant y être réalisées.

La page Planning, disponible via le menu Temps > Planification > Planning,  permet de visualiser et de planifier les différentes tâches de vos missions, que ce soit pour vous ou votre équipe. Elle permet également d'identifier les conflits de planification pouvant survenir lorsque vos ressources sont en surcapacité ou que les tâches planifiées passées n’ont pas été marquées comme étant terminées. 

Le guide suivant présente la page dans son ensemble et toutes les actions pouvant y être réalisées.
  

Entête de la page planning

L’entête de cette page présente différents éléments pour filtrer les éléments affichés.

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Le bouton Voir

Le bouton Voir permet de filtrer la vue de deux façons différentes grâce à ses deux sélecteurs :

  1. Le premier sélecteur, situé sur la première ligne, propose de choisir d'afficher les personnes sur la page :
    •  Vue Moi : vous serez la seule personne à apparaître sur la page
    • Vue Equipe : vous verrez les membres de votre équipe, vous inclus, et des directions subalternes
    • Vue Entreprise : vous verrez sur la page l’ensemble des personnes de votre entreprise.
  2. Le deuxième sélecteur, situé sur la deuxième ligne, permet d’alterner entre un affichage par missions (à gauche) ou par ressources (à droite). 

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N'oubliez pas de Recharger les données de la page après avoir choisi vos options d'affichage en cliquant sur le bandeau orange qui s'affiche.

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Bon à savoir : l'affichage des options du bouton Voir peut différer en fonction des droits d'accès. 


      Le bouton Filtre

      Le bouton Filtre propose par défaut deux types d'affichage :

      1. Afficher seulement les données planifiées : en cochant cette option, seules les missions planifiées ou les ressources qui ont des tâches planifiées pour la semaine sélectionnée seront affichées.
      2. Afficher seulement les données en conflit : en cochant cette option, seules les missions dont les dates limite sont atteintes et/ou les journées en surcapacité seront affichées.
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      Il est possible de créer et d'ajouter un filtre personnalisé en cliquant sur le bouton + Ajouter un filtre situé en dessous. En cliquant dessus un panneau latéral apparaîtra à droite de l'écran permettant de créer un filtre par missions, ressources ou tâches.


      Sélecteur de dates

      Pour changer de périodes sur votre page, vous pouvez naviguer d’une semaine à une autre en utilisant les boutons forme de flèche. Le bouton Aujourd’hui situé à gauche vous ramènera directement à la semaine en cours. Vous pouvez aussi utiliser le sélecteur de dates situé à droite pour choisir rapidement une semaine en particulier. 

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      Bouton Ecran divisé

      Cette option vous permet de diviser horizontalement votre page en deux parties pour faciliter la résolution des conflits. Vous pouvez transférer plus facilement les cartes d'une personne à une autre ou d'une semaine à une autre. C’est pourquoi la partie du bas affichera par défaut la semaine suivante par rapport à celle initialement sélectionnée sur votre page. Vous avez néanmoins la possibilité de changer cette période en utilisant le sélecteur de dates.

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      Important : si vous souhaitez transférer une carte de la partie du haut vers la partie du bas, assurez-vous que la mission ou la ressource cible dans la section du bas soit ouvert, de sorte que la zone où vous pouvez déposer la carte soit visible. 

      Bouton Vue globale

      Cliquer sur le bouton Vue globale, vous permet de basculer sur un affichage plus large présentant la charge de travail de vos équipes sur le mois en cours. Le code couleur vous permet d'identifier d'un coup d'œil les journées en surcharge.

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      Bouton Gérer

      Situé tout à droite de la page planning, le bouton Gérer vous permet d'enregistrer la vue actuelle de la page, c'est-à-dire ce qui est affiché à l'écran. Idéal pour sauvegarder une vue des congés par exemple ou sur la planification annuelle de certaines équipes. Le bouton Mes vues vous permettra de gérer l'ensemble des vues enregistrées pour les supprimer par exemple.

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      Le bouton Conflits

      Ce bouton est n’est visible qu’à condition que des conflits soient identifiés durant la semaine sélectionnée sur cette page. Le nombre affiché dans ce bouton correspond, pour chaque journée, au nombre de personnes ou de missions avec des conflits identifiés. 

      Cliquer dessus ouvrira un panneau latéral à droite de l'écran dans lequel vous pourrez voir la liste complète de ces conflits avec des détails sur :

      • Le type de conflits : surcapacité et/ou date de fin de tâche dépassée
      • Le nombre de cartes concernées par le conflit
      • Le nombre total d’heures planifiées sur ces cartes
      • La personne concernée
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      Le tableau de planification

      Par défaut, ce tableau affichera les 5 jours ouvrés de la semaine en cours. La date du jour est identifiée dans l’entête du tableau en orange. La présentation de cette page différera en fonction de la vue sélectionnée avec le bouton Voir : par missions ou par ressources. Dans l'exemple ci-dessous l'affichage présente la vue par ressources avec le planning "déplié".

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      Quand le tableau du planning n'est pas "déplié", sur chacune des lignes apparaissent des points de différentes tailles vous donnant les indications suivantes :

      • Point noir : indique qu’il n’y a aucune carte de planification pour cette ressource (ou cette mission en vue par missions).
      • Point bleu : indique que la ressource a encore des heures de disponibles pour cette journée (ou que des tâches peuvent être planifiées pour cette mission en vue missions).
      • Point vert : indique que le nombre d'heures planifiées pour cette personne sont sensiblement égales à son nombre d’heures de disponibilité quotidiennes. (Ou en vue missions, que celle-ci est suffisamment planifiée pour cette journée).
      • Point rouge : indique l'existence d'un conflit pour cette journée car la ressource a trop de tâches planifiées (ou que la mission a été planifiée à trop de ressources en vue mission).
      •  Horloge rouge : indique qu’une tâche, dont la date butoir est passée, n'a pas été définie comme étant terminé. 

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      Cliquer sur chaque ligne du tableau permet d'afficher la vue "dépliée" laissant apparaître les cartes de planification de chaque mission ou ressource pour la semaine sélectionnée. À ce moment, les icônes des lignes seront remplacées par les montants d’heures planifiés pour chaque journée.

      Les cartes de planification

      En vue par ressources, les cartes de planification vous montrent les informations suivantes (de haut en bas) :

      • Le date de la fin de la tâche
      • Le nombre d'heures planifiées
      • Le nom du client
      • Le nom de la mission à laquelle cette tâche est rattachée
      • Le nom de la tâche
      • Le lieu de travail prévu : par défaut, vous aurez le choix entre bureau, client ou domicile. Vous pouvez néanmoins configurer vos propres espaces de travail via le menu paramètre.
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      En vue mission, vous retrouverez sensiblement les mêmes informations, excepté que le nom de la mission sera remplacé par le nom de la ressource assignée.

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      Différentes actions sont possibles avec ces cartes :

      • Cliquez sur une carte pour ouvrir un panneau latéral à droite de l'écran dans lequel s'affichent les informations de cette carte vue ci-dessus. Dans ce panneau vous pouvez changer la tâche, le lieu de travail, les heures planifiées, réassigner la tâche, la copier, l'indiquer comme terminée ou la supprimer. Une option pour ajouter des commentaires est également disponible.
      • Survolez le tableau avec le curseur de votre souris pour faire apparaître un bouton + Ajouter planification permettant de créer une nouvelle carte.

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      • Vous pouvez déplacer ces cartes entre les différentes journées, missions ou ressources. Pour cela, pointez une carte, maintenant le clique gauche de votre souris enfoncé et déplacez la carte où vous le souhaitez (cliquer-déposer ou drag & drop en anglais).
        • Vous pouvez faire un clic droit sur une carte pour faire apparaître un menu d’actions rapides : réassigner la planification, copier la planification, dupliquer, étendre à la fin de la semaine, repousser, marquer comme terminer, verrouiller la planification.

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        Affichage des cartes en retard

        Les cartes non terminées de la semaine précédente dans la semaine en cours, appelées cartes en retard, s'afficheront automatiquement à la gauche du tableau dans la colonne En retard.

        Il est possible de désactiver l'affichage de ces cartes en retard dans le planning. Voici la procédure : Paramètre (roue crantée) > Entreprise > Temps, (dé)cocher la case "Afficher les cartes en retard dans le planning".

        Bon à savoir : les cartes indiquées comme étant terminées se réduisent et se déplacent vers le bas de du tableau. Dans cet exemple la carte Air Liquide est située sous celle de Danone.
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