Personnalisez votre environnement Beeye

Bravo, votre environnement est maintenant disponible avec vos données (vos clients, vos missions, vos champs personnalisés, etc.).

Pour qu'il soit le reflet de votre réalité de travail, maintenant place au paramétrage.

Astuce : référez-vous à notre lexique afin de comprendre les notions clés de Beeye.

Sommaire

Etape 1 : vérifiez les données client et ajustez dans Beeye

Etape 1 bis : clients Sage uniquement

Etape 2 : personnalisez votre nomenclature

Etape 3 : effectuez le contrôle qualité du paramétrage en créant une mission fictive

Etape 4 : appliquez vos nomenclatures sur l'ensemble de vos missions

 


Etape 1 : vérifiez les données client et ajustez dans Beeye 

Vérifier l'intégrité et l'exhaustivité de vos données clients en vous référant à la liste des champs fortement recommandés :
    • Collaborateur comptable : Objet = Client / Type = Employé 
      • Chef de mission : Objet = Client / Type = Employé 
      • Manager : Objet = Client / Type = Employé 
        • Associé : Objet = Client / Type = Employé 
            • Régime Fiscal  : Objet = Client / Type = Liste (exemple : IS, IR) 
                • Périodicité de la TVA : Objet = Client / Type = Liste (exemple : Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle)
                  • Date d'échéance TVA : Objet = Client / Type = Liste (exemple : 15, 17, 21, etc.)
                          • Forme juridique : Objet = Client / Type = Liste  (exemple : SARL, etc.)
                              • DSI : Objet = Client / Type = Liste  (exemple : Oui, Non)
                                • Soumis à la CFE (Acompte) :  Objet = Client / Type = Liste  (exemple : Oui, Non)
                                  • Soumis à la CFE (Solde) : Objet = Client / Type = Liste  (exemple : Oui, Non)
                                  • Soumis à la CVAE : Objet = Client / Type = Liste  (exemple : Oui, Non)
                                  • TVTS : Objet = Client / Type = Liste  (exemple : Oui, Non)
                                  • DSN : Objet = Client / Type = Liste  (exemple : Oui, Non)


                                  Si ce n'est pas déjà fait, nous vous recommandons de créer les champs manquant via le menu paramètre situé en haut à droite de l'interface de Beeye, pour plus de détail sur la création, cliquez ici
                                  .

                                   

                                  Etape 1 bis : clients Sage uniquement ⚠️

                                  • Depuis le menu Gestion > Missions, ajustez le sélecteur de dates afin d'afficher l'ensemble de vos missions
                                  • Dans le tableau, classez les missions par date de fin
                                  • Sélectionnez toutes les missions qui ont la même date de fin et modifiez-la en action groupée en ajoutant + 6 mois à la date de fin des missions

                                  Note : la date de début et le millésime de la mission redescendent automatiquement depuis Sage dans Beeye, cela présuppose que les données Sage soit « clean ». A l’inverse, la date de fin quant à elle est synchronisée une seule et unique fois : lors de la synchronisation initiale Sage / Beeye​.

                                  Ajout des honoraires

                                  Sur l'ensemble de vos missions, il faudra ajouter vos honoraires. Pour cela, rendez-vous dans chaque fiche mission,  section "honoraires" située dans la colonne de gauche.

                                     

                                    Etape 2 : personnalisez votre nomenclature 

                                    Définition de nomenclature : modèle intelligent servant à créer rapidement des missions et leurs tâches associées.

                                    Rendez-vous dans le menu Gestion > Nomenclature et sélectionnez un modèle. Pour chacun d'eux :

                                    • Personnalisez vos tâches à travers les principales sections : Description, Equipe, Honoraire, Durée, Dates, Checklist, etc.
                                      ⚠️Les champs équipe, durée et date butoir (et récurrence lorsque c'est nécessaire) doivent impérativement être renseignés pour que la planification automatisée fonctionne.
                                    • Créez vos scénarios afin d'avoir la meilleure représentation possible de vos clients en termes de périodicité et date d'échéance - système d'inclusion/exclusion des tâches à l'aide de l'entonnoir - (aide

                                     

                                    Etape 3 : effectuez le contrôle qualité du paramétrage en créant des missions fictives

                                    • Créez une nouvelle mission en cliquant sur bouton orange "+" situé en haut à droite de l'interface Beeye, puis sélectionnez "mission".
                                    • Dans le panneau latéral de droite, saisissez des données fictives de test (catégorie, dates, millésime), sans oublier de sélectionner la nomenclature adéquate (aide
                                    • La mission s'ouvre dans une nouvelle page. Vérifiez l'intégrité des données affichées dans la section tâche (ex : bonne personne assignée, bonne durée, bonne date butoir et le bon nombre de récurrence)
                                    • Nous vous recommandons fortement de créer un maximum de missions tests pour contrôler la qualité de votre paramétrage.
                                           

                                          Attention à bien supprimer les missions tests. Pour cela, vous pouvez utiliser l'un des 2 méthodes :

                                          1. Sur la fiche mission test, cliquez sur sur l'icône "corbeille" situé en bas de la colonne de gauche. Une boîte de dialogue s'ouvrira dans votre navigateur pour vous demander de confirmer la suppression.
                                          2. Dans le menu Gestion > Missions puis cherchez la mission en question. Dans le tableau, cliquez sur son nom pour faire apparaître des boutons d'action au-dessus. Cliquez sur "supprimer". Une boîte de dialogue s'ouvrira dans votre navigateur pour vous demander de confirmer la suppression.

                                            supprimer-mission

                                           

                                           

                                          Etape 4 : appliquez vos nomenclatures sur l'ensemble de vos missions

                                          Une fois que vous vous êtes assurés de l’intégrité du bon paramétrage de vos tâches, appliquez les nomenclatures à l'ensemble de vos missions. 
                                          1. Rendez-vous dans le menu Gestion > Missions
                                          2. Puis ajoutez un filtre sur le nom des missions en choisissant "Comptabilité" par exemple. Appliquez le filtre pour faire apparaître que les missions correspondantes.
                                            • Client Sage : filtre sur nom des missions
                                            • Client classique : filtre sur catégorie de missions
                                          3. Sélectionnez toutes les missions en cliquant sur l'icône case à cocher située en haut à gauche du tableau. Lorsqu’il y a plus de 50 missions à sélectionner, cliquez sur « sélectionner les XXX missions »slection-bulk-missions
                                          4. En haut du tableau, cliquez sur "modifier"
                                          5. Dans le panneau latéral de droite qui s'ouvre, dans la section nomenclature, sélectionnez la nomenclature à appliquer. (Dans notre exemple la nomenclature "comptabilité")
                                          6. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "enregistrer"
                                            

                                          Bon à savoir : plus d'informations sur la planification automatisée dans notre FAQ.