Lexique Beeye

Découvrez à quoi correspondent les notions clés dans Beeye

Les fonctionnalités et champs d'informations sur Beeye sont identifiés par des notions clés particulières. Ces termes peuvent néanmoins varier en fonction du corps de métier, de l'industrie et de l'entreprise dans lesquelles vous travaillez. Le guide suivant présente ces différentes notions et, quand applicable, leurs équivalents.

Les termes sont affichés dans l'ordre alphabétique.

Atterrissage

Lorsqu'on parle de temps, l'atterrissage correspond à la somme des temps réels, des temps planifiés, et des temps budgétés restants sur les tâches.
Lorsqu'on parle de montants, l'atterrissage correspond à la somme des temps réels, des temps planifiés, et des temps budgétés restants pondérés de leurs prix de vente.

Calcul du Projeté total

Le projeté total donne une estimation des heures qui seront ou ont été nécessaires pour mener à bien une mission, c'est à dire la somme des heures réelles passées avec le nombre d'heures planifiées restantes à partir de la date du jour jusqu'à la fin de la mission. Il est calculé à l'aide de la formule suivante :

Projeté total = Heures réelles totales dans le passé + reste à faire

Calcul du Reste à faire

Le reste-à-faire est égal à la somme des heures planifiées sur une mission et ses tâches à partir d'aujourd'hui (inclus) jusqu'à la date de fin de la mission. Ce calcul se fait par ressource pour chaque mission.

Exemple : vous avez planifié 5 heures par jour sur une mission pour une semaine. Le lundi, votre reste à faire sera de 25 heures. Le mercredi suivant, il passera à 15 heures. 

Capacité planifiée 

La capacité planifiée est un indicateur qui fait, pour une période spécifique, le ratio entre la disponibilité d'une personne et le nombre d'heures qui lui a été planifiée. Il vous permet alors de déterminer si une personne est disponible ou non.

Capacité réelle 

La capacité réelle est un indicateur qui fait, pour une période spécifique, le ratio entre le nombre d'heures planifiées à une personne et le nombre d'heures travaillées. Vous pourrez alors voir si votre planification était adaptée par rapport au travail qui a été réalisé.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés sont des champs d'information que vous pouvez créer vous-mêmes pour inclure dans votre environnement Beeye des données qui ne sont pas disponibles par défaut. Ils sont de différents types (texte, nombre, liste...) et peuvent être rattachés à des missions, des tâches, des ressources ou des clients.

Conflits de planification

Les conflits de planification surviennent lorsque, pour une période spécifique, le total d'heures planifiées pour une personne dépasse de manière significative le nombre d'heures qu'elle a de disponible. Cela survient lorsque la capacité planifiée de cette personne dépasse les 110%.

Date butoir

Date d'échéance prévue d'une tâche. A noter que les tâches peuvent avoir une date butoir distincte de la date de fin de la mission. Il est possible de planifier du temps après une date butoir et de saisir du temps réel après la date butoir, tant que la tâche n'est pas indiquée comme étant fermée.

Synonyme : date de fin prévue 

Date butoir dynamique

Une butoir dynamique est une date butoir définie dans une nomenclature par rapport à une autre date, comme une date de début ou de fin de la mission, le millésime de la mission, un champ personnalisé de type date.
Par exemple : pour une mission ayant une date de début au 1er janvier, si une tâche a une date butoir dynamique fixée à +5 jours après la date de début de le mission, alors sa date butoir sera le 6 janvier.

Date de fin (d'une mission)

La date de fin d'une mission est la date de fin réelle de vos travaux. A ne pas confondre avec le millésime (voir définition plus bas) qui lui correspond à la date de clôture d'une mission par rapport à l'exercice fiscal.

Exemple : une mission qui commence le 01 janvier 2021 aura pour millésime le 31 décembre 2021 et pour date de fin le 30 juin 2022 (soit 6 mois après le millésime, afin de permettre de terminer les dernières tâches)

Fiche mission

La fiche mission correspond à la page sur laquelle vous pouvez visualiser toutes les informations s'y rapportant. Elle vous fournit une vue d'ensemble sur l'avancement et la rentabilité de la mission.

Millésime

Date de clôture d'une mission par rapport à l'exercice fiscal. Généralement, le millésime correspond à la fin de l'année civile. A ne pas confondre avec la date de fin d'une mission qui elle est la date de fin réelle de vos travaux.

Exemple : une mission qui commence le 01 janvier 2021 aura pour millésime le 31 décembre 2021 et pour date de fin le 30 juin 2022 (soit 6 mois après le millésime, afin de permettre de terminer les dernières tâches)

Mission

La mission est l'un des aspects les plus importants de Beeye. C'est une activité menée sur une période donnée et généralement associée à une catégorie et un client. Il est possible d'y assigner des personnes (ressources) pour qu'elles réalisent le travail qui leur a été planifié (tâches).

Synonymes : Les missions peuvent être aussi appelées projets, prestations ou initiatives.

Exemples :
  • En cabinet comptable, une mission peut avoir pour domaines d'application la Comptabilité, le Social, le Juridique, etc.
  • En cabinet d'architecte, le projet est associé à un client et à son besoin comme la construction de locaux commerciaux, etc.

Nomenclature

Modèle ou gabarit utilisable pour créer des missions. Les modèles sont des ensembles de tâches avec des valeurs prédéfinies qui sont réutilisées chaque fois qu'une nouvelle mission est créée avec ces modèles.

Profil d'accès

Beeye vous permet de créer différents profils disposant de droits différents pour accéder à certaines pages ou fonctionnalités. Un profil désigne donc un set de droits spécifiques que vous pouvez configurer sur la page prévue à cet effet. 

Ressource (humaine)

Le terme de ressource fait référence à un utilisateur, réel ou fictif, disposant d'un compte sur l'application. Ce terme peut aussi être utilisé dans le cadre de la "Vue par ressources", pour désigner un affichage de vos données par personne. 

Synonymes : collègues, collaborateurs, utilisateurs, conseillers  

Scénarios

Les scénarios sont un ensemble de filtres préconfigurés pour un type de mission et/ou de client que l'on retrouve dans les nomenclatures. Ils permettent de configurer à l'avance des situations.

Taux coûtant

Le taux coûtant fait référence au salaire horaire d'une personne, soit son coût pour une heure de travail. Ce taux sera utilisé sur l'application pour calculer vos coûts en ressources humaines planifiés ou réels. 

Taux vendant

Le taux vendant fait référence au taux horaire que vous facturez à votre client pour une personne. Il peut être défini par poste ou pour une personne particulière. Vous pouvez aussi le définir pour une mission particulière si vous facturez une personne à un taux différent.

Tâches

Les tâches sont rattachées à une missions pour en identifier les étapes importantes à livrer. Comme les missions, elles disposent de dates (date butoir) et d'un responsable. Il est possible d'y planifier des heures ou d'en entrer dans votre feuille de temps. 

Synonymes : Les tâches peuvent aussi être désignées comme étant des livrables ou des activités.

Exemples :

  • En cabinet comptable, une tâche peut être la déclaration de TVA à faire pour le client, les rendez-vous de bilan, la constitution des bulletins de paie, etc.
  • En cabinet d'architecte, une tâche peut être une visite de chantier, la modélisation 3D, etc.

Tâches en retard

Tâches dont la date butoir est passée et qui ne sont pas encore fermées.