Comment importer mes clients?

Etapes à suivre pour préparer mon fichier sur mes clients et l'importer dans l'environnement Beeye

Sommaire : 

Introduction

Etape 1 : Remplir le fichier Excel xlsx sur les clients

Etape 2 : Vérifier vos valeurs

Etape 3 : Importer dans l'environnement Beeye

Annexe A : Référence objet et Identifiant unique

Introduction

L'objectif de cet article est de vous guider dans la préparation et l'importation de vos clients dans Beeye.

Etape 1 : Remplir le fichier Excel xlsx

Vous devez créer votre fichier Excel xlsx qui sera composé uniquement par la data des clients. Après avoir fait cela, vous devez copié votre data sur vos clients mais collé uniquement les valeurs (comprenant le titre des colonnes) ! 

Pour les personnes qui mettent à jour leurs données vous pouvez exporter vos données déjà présentes dans Beeye pour les modifier et en ajouter de nouvelles.

 

De plus vous devez vous assurer que vous avez bien les valeurs obligatoires : 

• Nom du client (Attribut unique**)
• ID du client (Référence objet*) : si vous n'utiliser pas de code client, veuillez réutiliser le nom du client
• Un ou plusieurs de ces identifiants (Référence externe***) : Expert(e)-Comptable / Chef(fe) de mission / Collaborateur(trice) comptable / Collaborateur(trice) juridique / Collaborateur(trice) sociale

Et les attributs nécessaires pour les modèles (exemple de liste d'attributs nécessaires, à vous de l'ajuster en fonction des modèles que vous avez créés) : 

• Mois de clôture : mois de l'année
• Périodicité TVA : mensuelle / trimestrielle / semestrielle / annuelle
• Date d'échéance TVA : jour d'échéance (nombre entre 1 et 31
• Périodicité Tenue : mensuelle / trimestrielle / semestrielle / annuelle
• Date d'échéance Tenue : jour d'échéance
• Périodicité Révision : mensuelle / trimestrielle / semestrielle / annuelle
• Régime Fiscal : IS / IR
• Forme juridique
• Soumis à la CFE
• Soumis à la CVAE
• TVTS
• DSN
• Date d'échéance Paie : jour d'échéance (nombre entre 1 et 31)
• Périodicité Taxe sur les Salaires : mensuelle / trimestrielle / semestrielle / annuelle

 

Etape 2 : Vérifier vos valeurs

Il est essentiel de respecter certains critères de cohérence des données, même si vous et vos collaborateurs avez soigneusement rempli chaque champ du fichier d'importation. 

 

1/ Vérification du nombre de colonne et de ligne lors de l'importation

Lors du collage des valeurs dans le fichier préparé pour l'importation, il est possible que des cases vides apparaissent en dehors de votre tableau de données, ce qui peut poser problème lors de l'importation des données. Pour remédier à cela, vous devez filtrer le fichier afin de repérer ces cases vides et supprimer les colonnes et lignes correspondantes.

 

2/ Vérification de l'unicité des clients et de l'identifiant

Il est important de vérifier à la fois l'unicité des clients et l'unicité de leurs identifiants. Pour ce faire, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Triez la colonne ID client par ordre alphabétique pour regrouper les clients ayant des identifiants similaires (vous pouvez faire de même pour Nom client pour vérifier que chaque client a un unique identifiant).

2. Ajoutez une colonne supplémentaire et utilisez une formule pour identifier les lignes qui ont les mêmes identifiants.

 

3/ Vérification du format e-mail

Si vous disposez d'adresses e-mail dans vos données, il est important de vérifier leur format pour éviter les erreurs lors de l'importation dans l'environnement Beeye. Assurez vous qu'il n'y ait ni espace ni virgule dans les adresses e-mail.

 

4/ Vérification du format date

Si vous disposez de dates dans vos données, il est important de vérifier leur format pour éviter les erreurs lors de l'importation dans l'environnement Beeye. Assurez vous que toutes les colonnes qui comportent que des dates soient au format date et que toutes les valeurs sont des dates.

 

5/ Vérification existence collaborateur en charge du projet

Il y a un collaborateur responsable pour chaque client, il est donc nécessaire pour que l'application fasse le lien sans erreur aux données collaborateurs. Pour vérifié cela, il vous suffit de faire une "RechercheV" sur la totalité des ID collaborateurs pour vérifier son existence.

 

6/ Vérification de nomenclature

Pour avoir des données homogène, il est nécessaire que chacune des colonnes respecte une certaine nomenclature.

De plus, pour les clients qui mettent à jour leurs données, il est primordiale d'accorder les données avec les précédentes. Il faut donc vérifier les nomenclatures utilisées lors des imports antérieurs pour homogénéiser les valeurs.

Pour accorder ces différentes valeurs vous pouvez utiliser l'option Sélectionner/Remplacer dans Excel.

 

7/ Dernières vérifications 

Afin d'éviter une erreurs récurrente, il est conseillé de rechercher les cases remplies seulement d'un espaces car pour le logiciel ce n'est pas des cases vides. Vous pouvez les trouver en faisant défiler le filtre des valeurs de chaque colonne.

 

Etape 3 : Importation dans l'environnement Beeye

Voici les étapes finales pour importer vos collaborateurs dans l'environnement Beeye :

1. Accédez au module d'importation en cliquant sur le logo Paramètres, puis sur le module Imports.
2. Sur la page d'accueil de l'importation des données, sélectionnez "Nouvel Import" pour importer de nouvelles données.
3. Choisissez le module "Clients" pour importer vos données dans l'espace approprié.
4. Importez votre fichier Excel en cliquant sur "Choisir un fichier" et sélectionnez le fichier que vous avez préparé précédemment.
5. Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur "Correspondance des données" pour mapper chaque colonne obligatoire et optionnelle.
6. Une fois que toutes les colonnes sont mappées, cliquez sur "Valider et Importer les données", puis sur "Démarrer l'import".
7. Dans la liste des imports, vous verrez que votre fichier sur les clients a le statut "En Attente". Une fois que le logiciel aura terminé d'examiner les données, le statut passera à "Terminer" ou "Terminer avec erreur".

• • Statut "Terminer" : Félicitations ! Vous avez réussi avec succès votre importation de clients. 🎉

  • Statut "Terminer avec erreur" : Téléchargez le rapport en cliquant sur "Télécharger le rapport". Si vous ne parvenez pas à comprendre ou à corriger l'erreur, recommencer les vérifications de l'étape 2.

 

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Annexe A - Référence objet et attribut unique

Référence objet : ce sont les champs utilisés par Beeye pour reconnaître chaque objet comme étant unique en son genre. Lors d’un import, vous aurez besoin d’une référence objet pour associer deux objets différents ensemble.

Exemple : pour définir le client "Google", son code client pourra être "16056").

Attribut unique : ce sont les attributs que vous ne pouvez pas utiliser deux fois sur deux objets du même type (par exemple, un même nom ne peux pas être utilisé pour deux clients différents).

Référence externe : ce sont les champs qui font sont liés au référence objet d'une autre catégorie. Par exemple, elle permet de lier chaque client au collaborateur en charge associé.

 

La référence objet utilisée par Beeye lors de l'import des clients est :

• ID Client : La référence au client pour chaque mission et facture sera l'ID Client c'est pour cela que nous avons besoin de l'unicité de cet identifiant

L'attribut unique utilisé par Beeye lors de l'import des clients est :

• Nom du client : chaque client doit avoir un nom unique. Si deux clients partagent un même nom, un seul des deux sera importé

Les références externes utilisé par Beeye lors de l'import des clients sont : 

• Expert(e)-Comptable : l'identifiant utilisé dans le fichier client doit être la référence objet d'un collaborateur pouvant exercer le poste d'expert-comptable
• Chef(fe) de mission : l'identifiant utilisé dans le fichier client doit être la référence objet d'un collaborateur pouvant exercer le poste de chef(fe) de mission
• Collaborateur(trice) comptable : l'identifiant utilisé dans le fichier client doit être la référence objet d'un collaborateur pouvant exercer le poste de comptable
• Collaborateur(trice) juridique : l'identifiant utilisé dans le fichier client doit être la référence objet d'un collaborateur pouvant exercer le poste de juriste
• Collaborateur(trice) sociale : l'identifiant utilisé dans le fichier client doit être la référence objet d'un collaborateur pouvant exercer le poste d'expert sociale