FAQ - Planification automatisée

Découvrez toutes les réponses à vos questions concernant la fonctionnalité de planification automatisée

1/ Où se trouve la fonctionnalité de planification automatisée ?

L'accès à la planification automatisée est limité aux utilisateurs possédant un niveau d'accès suffisant répondant à ces 2 critères :

  1. L'utilisateur doit avoir l'accès à l'un de ces 2 niveaux du droit d'accès Planification :
    • Voir, Modifier
    • ou Voir, Modifier, Créer, Supprimer
  2. L'utilisateur doit avoir accès à la vue Entreprise ou Equipe
La fonctionnalité sera alors visible de 2 façons différentes :
  • Dans les nomenclatures en activant le paramétrage nécessaire.
  • Dans l'onglet "tâche" d'une fiche mission représentée par une icone "baguette magique" située en haut dans la colonne

Plus d'informations sur le fonctionnement de la planification automatisée, les prérequis et le bon paramétrage à lire dans cet article.

2/ Quand la planification automatisée sera intégrée aux nomenclatures Beeye, est-ce que toutes les missions déjà reliées seront impactées ?

Non, les missions actuellement rattachées à une nomenclature ne seront pas replanifiées automatiquement lors de l'ajout de la fonctionnalité de planification automatisée. Seules les nouvelles missions que vous créerez à partir de la nomenclature, après l'activation de la fonctionnalité, seront planifiées automatiquement.

Pour replanifier automatiquement une mission déjà commencée, il faudra intervenir manuellement en cliquant sur le bouton prévu à cet effet, en ayant au préalable bien déterminé les budgets de temps, les dates butoirs des tâches et les profils des personnes à assigner.

3/ Quels sont les prérequis pour une bonne planification automatisée ?

Actuellement, pour des raisons techniques, nous avons choisi de brider l'IA derrière la planification automatisée. Pour qu'elle fonctionne, il faudra déterminer 3 éléments sur les tâches de vos nomenclatures :

  • le profil des personnes à assigner à l'aide de filtres (exemple un collaborateur expert en TVA)
  • un budget de temps (c'est-à-dire combien de temps la tâche devrait prendre)
  • une date butoir (date à laquelle la tâche doit être terminée

Ce paramétrage guidera notre algorithme pour nous permettre de choisir pour vous la meilleure personne pour exécuter la tâche en fonction de son planning (de ses disponibilités).

Lorsque la fonctionnalité sera plus mûre, nous pourrons éventuellement identifier le meilleur budget d'heure par rapport à tel client ou telle mission par exemple en nous basant sur les données récoltées dans le passé.

4/ Est-il possible de savoir quelles sont les tâches qui ont été planifiées automatiquement ?

Oui. Dans le planning, les cartes planifiées automatiquement seront différenciées des autres à l'aide d'une petite icône "baguette magique" située dessus.

De plus, en cliquant sur la carte pour faire apparaître le panneau latéral de droite, vous trouverez l'historique de tous les changements qui auront été fait sur la tâche.

5/ Comment la planification automatisée gère les décalages de temps passés sur une tâche ou les changements de dates ?

Concernant les décalages de temps passés sur les tâches, prenons l'exemple d'une planification automatisée de 2h sur une tâche. Si finalement vous finissez la tâche en 4h, lorsque vous indiquez cette tâche comme étant "terminée", l'écart de temps sera alors renseigné et reporté sur la feuille de temps.

Par contre, cela ne changera pas proactivement la planification automatisée des autres tâches. Lors d'une future évolution, l'algorithme pourra être capable de vous demander si ce changement doit être également fait sur les autres tâches similaires, exemple : planifier 4h au lieu de 2h.

Concernant les écarts sur les dates, la nouvelle fonctionnalité de planification automatisée proposera de déplacer en temps réel les tâches liées entre elles. Exemple, si je change la date butoir d'une tâche "rendez-vous de bilan", toutes les tâches reliées qui permettent de préparer ce rendez-vous pourront être déplacées également. 

6/ Est-il possible d'avoir une tâche planifié automatiquement en fonction d'une autre tâche ?

Tout à fait. Grâce à la nomenclature, il est possible de paramétrer une date butoir d'une tâche par rapport à une autre tâche. Par exemple, une tâche "déclaration de TVA" peut être paramétré pour être faite 5 jours après une tâche "Saisie". Quand la planification automatique se fera, les tâches auront les bonnes dates et les bonnes personnes seront planifiées en fonction de celles-ci.

7/ Comment la planification automatisée gère les priorités ?

La fonctionnalité de planification automatisée étant toute récente, elle sera dans un premier temps proposé en mode beta jusqu'au 1er septembre 2021.

Ce mode beta nous permettra de comprendre comment vous l'utilisez. De plus, il est difficile pour Beeye de savoir qu'est-ce qu'une mission ou une tâche prioritaire pour vous, car de nombreux facteurs rentrent en compte comme les relations humaines. Pendant cette période, il n'y aura pas la possibilité de déterminer les priorités de planification. En attendant la prochaine évolution, nous vous conseillons de segmenter manuellement vos missions ou vos clients par priorité (exemple avec un champ personnalisé priorité 1, 2 et 3) puis de filtrer et planifier dans l'ordre déterminé ainsi. 

Après la phase beta, nous mettrons en place un indicateur de priorité qui sera pris en compte par l'algorithme. A l'avenir, Beeye donnera un indicateur automatique de gestion des tâches en fonction d'indicateurs en fonction de la rentabilité ou de la satisfaction des collaborateurs par exemple.

8/ Peut-on planifier une équipe ?

Oui, mais cela dépend des profils renseignés dans la nomenclature. Pour planifier une personne spécifique, il suffit de la sélectionner directement. Pour planifier une équipe, il suffit de renseigner un filtre dans la section dédiée (exemple type de compétence du collaborateur). Pour l'algorithme derrière la planification automatisée, l'équipe est considérée comme un pool de ressources disponibles où les personnes peuvent avoir les mêmes compétences.

Planifier automatiquement sélectionnera la bonne personne comme celle qui a le plus de disponibilité pour faire la tâche avant la date butoir ou celle qui coûte moins cher, ou encore celle qui a déjà travaillé avec le client.

9/ Comment fonctionne le choix de la personne planifiée automatiquement ?

Actuellement le coefficient du choix de la meilleure personne à planifier fonctionne comme ceci. L'algorithme derrière la planification automatisée regarde quelle est la personne la plus disponible deux semaines avant la date butoir de la tâche.

La personne qui aura plus de disponibilités avant la date butoir aura une meilleure note (car en général, la personne n'étant pas surchargée, elle aura plus de chance de pouvoir terminer cette tâche dans les temps).

Et si des personnes arrivent à égalité, d'autres indicateurs sont pris en compte comme le fait d'avoir déjà travaillé avec le client.

10/ Comment la planification automatisée repositionne les tâches non faites ?

Cette fonctionnalité sera disponible lors de la deuxième version de la planification automatisée.

Nous avons souhaité la mettre en place part étapes : la première, vous permettre de planifier l'ensemble de vos missions et de vos tâches pour l'exercice à venir, de façon la plus optimale possible, en vous donnant un aperçu de vos besoins en recrutement, des périodes qui constituent des goulots d'étranglement. L'objectif : enlever le côté administratif de la planification initiale en vous donnant des indicateurs pour ensuite vous ajustez.

La deuxième étape du projet de planification automatisée est en effet de permettre à l'algorithme de comprendre les changements de situation et les urgences afin de repositionner les cartes et les replanifier (exemple, un collaborateur s'absente et il faut attribuer sa planification à une autre personne).

11/ Quand la planification automatisée sera disponible dans Beeye ?

D'ici le 31 mai 2021 (en beta jusqu'au 1er septembre 2021). Des ateliers seront mis en place afin de vous accompagner dans l'adoption de cette fonctionnalité.

12/ Combien coûte cette fonctionnalité ?

La fonctionnalité de planification automatisée est disponible gratuitement aujourd’hui et durant tout son développement. Vous bénéficierez ainsi pendant cette période de toutes les fonctionnalités les plus avancées de Beeye, sans aucun impact sur votre facture.

Lors de sa sortie officielle (date à déterminer), la fonctionnalité sera proposée comme un module supplémentaire payant.