Etape 3 : les profils d'accès

Dans Beeye, vous pouvez créer différents profils d'utilisateurs (ou rôles) ayant des accès différents aux pages de l'application.

Bon à savoir : vous pouvez passer le curseur de votre souris sur les entêtes de colonne pour voir quelles sont les fonctionnalités et pages associées à chaque droit.

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Les différents droits d'accès 

  • Droits d'accès : permet de gérer les différents rôles d'utilisateur dans votre entreprise. 
  • Paramétrage général : permet de gérer les paramètres généraux de votre entreprise. Permet aussi d'afficher la page des Exports.
  • Organigramme : permet de visualiser les information des employés dans la page organigramme.
  • Gestion des ressources : permet d'accéder à la page Gestion > Equipe afin de gérer les utilisateurs de votre entreprise.
  • Gestion de missions : donne accès à la page Gestion > Missions qui permet de créer et gérer les missions ainsi que leurs tâches.
  • Modifier les budgets d'heures : permet de modifier les budgets d'heures de vos missions.
  • Informations financières : permet d'afficher et de modifier le taux horaire des employés sur la fiche mission. Permet aussi d'afficher la page des Exports.
  • Feuilles de temps : permet d'afficher et de modifier les feuilles de temps via la page Temps > Saisie globale pour saisir et soumettre des feuilles de temps.
  • Validation de temps : permet de valider les feuilles de temps soumises via la page Temps > Validation.
  • Voir les rapports : permet d'accéder à la page Analyse > Rapports afin de faire un suivi sur vos missions.
  • Intégrations : donne accès à la page Paramètres > Intégration afin de configurer et de gérer l'intégration avec d'autres systèmes (ex : LUCCA pour la gestion des absences).
  • Succès de mission : donne accès à la page Paramètres > Succès de missions permettant d'évaluer le succès de vos missions via la création de questionnaire.
  • Création de tâche hors nomenclature : 
    • Si les missions sont associées à une nomenclature :
      • Le droit d’accès “Création de tâches hors nomenclature” permet d’ajouter des tâches d’une autre nomenclature (par ex. ajouter une tâche de la nomenclature “Social” à une mission associée à la nomenclature “Comptabilité”)
      • Si le droit d’accès n’est pas actif pour l’utilisateur, il ne pourra créer aucune tâche dans ces missions
    • Si les missions ne sont PAS associée à une nomenclature :
      • Le droit d’accès “Création de tâches hors nomenclature” n’a pas de pertinence
      • Si l’utilisateur a par ailleurs le droit d’accès “Gestion des missions” il peut créer de nouvelles tâches sur ces missions

Astuce : pour éviter les créations inopinées de tâches il faut :

  • Associer les missions à une nomenclature lorsque c’est possible : ainsi aucune tâche hors de celles prévues ne peut être créée dans cette mission sans avoir l’accès nécessaire
  • Limiter l’accès “Gestion des missions” aux utilisateurs ayant le droit de créer des tâches si besoin 
  • Taux horaires (vendant) : permet d'afficher et de modifier les taux vendants. En savoir plus.
  • Taux horaires (coûtant) : permet d'afficher et de modifier les taux coutants. En savoir plus.
  • Planification : permet de donner accès à 4 niveaux différents dans la planification des missions et des ressources :
    • Aucun
    • Voir
    • Voir, Modifier
    • Voir, Modifier, Créer, Supprimer (à noter que ce dernier niveau associé à la vue "entreprise" permet d'accéder à la planification automatisée)
  • La colonne Nombre d'utilisateurs actifs montre le nombre de personnes associées à chaque rôle. Vous pouvez cliquer dessus pour voir la liste de ces utilisateurs en détails.
  • La dernière colonne à droite, Nom de rôle et champs personnalisés, permet de modifier le nom des rôles et de déterminer l'accès aux champs personnalisés (lecture ou écriture).

 

 

Droits d'accès : ajouter un nouveau rôle

Pour créer un nouveau rôle, écrivez dans le champ de saisie situé sous "Droits d'accès" 
puis cliquer sur le bouton + Ajouter un rôle.

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N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Droits d'accès : modifier un rôle

Modifier les accès d'un rôle

Cette option vous permet d'ajouter et/ou retirer certains accès à un rôle particulier. Pour cela, il vous suffira de cocher ou décocher les cases correspondant aux différents accès. N'oubliez pas d'enregistrer votre action via le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Configurer les accès lecture et écriture des champs personnalisés

Vous pouvez configurer les différents rôles d'utilisateurs pour choisir quels sont les champs personnalisés qu'ils peuvent voir, et quels sont ceux qu'ils peuvent modifier. Cette fonctionnalité peut être utile pour vos champs confidentiels, en limitant les personnes qui peuvent les consulter et les modifier.

  • Lecture permet de voir les champs personnalisés et leurs valeurs dans les panneaux latéraux (missions, tâches, ressources), sur les fiches de mission et sur les pages de profil des utilisateurs.
  • Ecriture donne en plus la possibilité de modifier les valeurs de ces champs

Bien évidemment, ajouter l'accès écriture à un champ confère automatiquement l'accès lecture à ce même champ. À l'inverse, un profil d'accès ne disposant pas du profil de lecture ne pourra disposer du droit d'accès écriture. 

Pour modifier les accès aux champs personnalisés, rendez-vous dans la colonne Nom de rôle et champs personnalisés. Cliquez l'icone roue crantée située à côté du rôle en question. Dans le panneau latéral de droite, vous accédez à la liste des champs personnalisés accessibles en lecture et écriture pour ce rôle.

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Par défaut, chaque profil a un accès écriture sur chaque champ de votre entreprise. Pour retirer un de ces accès, il vous faudra donc décocher les cases des champs correspondants. Une fois que vous aurez choisi les bons accès pour chaque champ, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite du panneau pour valider vos changements.

Modifier le nom d'un rôle existant

Pour modifier le nom d'un rôle, cliquez sur l'icône roue crantée située tout à droite de votre tableau. Dans le panneau latéral de droite qui apparaît, entrez le nouveau nom dans le champs correspondant. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer en bas à droite du panneau pour valider vos changements.

 

Droits d'accès : supprimer un rôle

Pour supprimer un rôle et ses accès, cliquez sur l'icône de corbeille située tout à droite de votre tableau. Pour valider votre action, n'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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À noter : Vous ne pouvez supprimer un profil d'accès s'il est associé à des utilisateurs.