Etape 2 : les Buildings Blocks - Clients, Missions, Tâches, Nomenclatures

Présentation de l'architecture des données et de comment celles-ci sont interreliées entre elles.

Astuce : nous vous conseillons de suivre l'étape 1 : naviguer dans Beeye avant de faire celle-ci.


Les Buildings Blocks (blocs de construction en français), c'est notre terme pour désigner les 4 grandes catégories de Beeye : les clients, les missions, les tâches et les nomenclatures. Ils sont disponibles à partir du menu "Gestion".


1/ Les clients

Ce sont vos clients importés dans Beeye. Ils sont représentés sous la forme d'une fiche comprenant des informations de base : nom, adresse, contact principal, référence externe (exemple un identifiant d'un outil de production).

Synonymes : dossier clients

2/ Les missions

La mission est l'un des aspects les plus importants de Beeye. C'est une activité menée sur une période donnée (date de début et date de fin donc impossible de planifier ou de saisir du temps en-dehors). Elle est généralement associée à une catégorie (exemple "comptabilité") et un client. Il est possible d'y assigner des personnes (ressources) pour qu'elles réalisent le travail qui leur a été planifié (tâches).

Synonymes : projetsprestations ou initiatives.

Exemples :

  • En cabinet comptable, une mission peut avoir pour domaines d'application la Comptabilité, le Social, le Juridique, etc.
  • En cabinet d'architecture, le projet est associé à un client et à son besoin comme la construction de locaux commerciaux, etc.

3/ Les nomenclatures

Les nomenclatures sont des modèles de mission permettant d’automatiser la création de missions et planification des tâches.

Exemples de nomenclatures :

  • En cabinet comptable ça peut être une nomenclature EC avec ses tâches prédéfinies comme la saisi, la TBA, le rendez-vous de bilan etc. Ou une nomenclature fiscale ou social.
  • Mais ça peut être aussi une nomenclature "gestion interne" avec des tâches prédéfinies pour organiser la vie de l'entreprise (tâches congés, jours fériés, formation, absences, etc.)

4/ Les tâches

Les tâches sont rattachées à une missions pour en identifier les étapes importantes à livrer. Comme les missions, elles disposent de dates (date butoir) et d'un responsable. Il est possible d'y planifier des heures ou d'en entrer dans votre feuille de temps. 

Synonymes : les tâches peuvent aussi être désignées comme étant des livrables ou des activités.

Exemples :

  • En cabinet comptable, une tâche peut être la déclaration de TVA à faire pour le client, les rendez-vous de bilan, la constitution des bulletins de paie, etc.
  • En cabinet d'architecture, une tâche peut être une visite de chantier, la modélisation 3D, etc.

 

🏢 Exercice guidé 1 : créer un client

Rendez-vous sur la page Gestion > Clients accessible depuis le menu situé en haut à gauche de l'interface de Beeye.

Cliquez sur le bouton + Ajouter un client situé en haut à droite de la page.

Astuce : vous pouvez aussi utiliser le bouton orange d'actions rapides "+" situé en haut à droite de l'interface.


Cette action ouvrira un panneau latéral à droite dans lequel vous pourrez rentrer toutes les informations liées à ce client.

Customers-management-01-settings-Beeye

Maintenant, saisissez des informations fictives pour le nom du client, le nom du contact principal et son courriel, son adresse postale et sa ville.

Sachez que seul le nom du client doit être obligatoirement indiqué dans Beeye. Une fois ces informations entrées, n'oubliez pas de sauvegarder en cliquant sur le bouton Enregistrer situé en bas du panneau.

 

📂 Exercice guidé 2 : créer une mission à l'aide de la nomenclature standard

Rendez-vous sur la page Gestion > Missions accessible depuis le menu situé en haut à gauche de l'interface de Beeye.

Cliquez sur le bouton + Ajouter une mission situé en haut à droite de la page.

Astuce : vous pouvez aussi utiliser le bouton orange d'actions rapides "+" situé en haut à droite de l'interface.


Un panneau latéral s'ouvre à droite de l'interface. Dans celui-ci, saisissez les informations relatives à la nouvelle mission.

Creer-mission-02

Maintenant, saisissez des informations fictives pour le nom de la mission, choisissez une catégorie, choisissez le client que vous venez de créer par exemple. Puis sélectionnez l'une des nomenclatures parmi la liste correspondante.

Creer-mission-03
Ensuite, paramétrez la durée de la mission (date de début et de fin réelle de vos travaux) ainsi que me millésime de la mission (date de clôture d'une mission par rapport à l'exercice fiscal). Une fois la saisie des informations faite, cliquez sur le bouton Créer. Vous arriverez directement sur la fiche de votre nouvelle mission avec des valeurs préremplies par la nomenclature comme la liste des tâche.