Comment importer mes missions ?

Etapes à suivre pour préparer mon fichier sur mes missions et l'importer dans l'environnement Beeye

Sommaire : 

Introduction

Etape 1 : Remplir le fichier Excel xlsx sur les missions

Etape 2 : Vérifier vos valeurs

Etape 3 : Importer dans l'environnement Beeye

Annexe A : Référence objet et Identifiant unique

Introduction

L'objectif de cet article est de vous guider dans la préparation et l'importation de vos missions dans Beeye. 

Etape 1 : Remplir le fichier Excel xlsx

Vous devez créer votre fichier Excel xlsx qui sera composé uniquement par la data des missions. Après avoir fait cela, vous devez copié votre data sur vos missions mais collé uniquement les valeurs (comprenant le titre des colonnes) ! 

Pour les personnes qui mettent à jour leurs données vous pouvez exporter vos données déjà présentes dans Beeye pour les modifier et en ajouter de nouvelles.

 

De plus vous devez vous assurer que vous avez bien les colonnes obligatoires : 

• Référence mission (Référence objet*) : concaténation de l'identifiant client, du type de nomenclature et du millésime
• Nom de la mission (Attribut unique **) : nom de la mission (vous pouvez reprendre la référence de la mission si vous n'avez pas de nom propre)
• Type de Nomenclature : Juridique / Social / Audit / Conseil / EC / ...
• Date de début : date sous la forme JJ/MM/AAAA (Souvent 01/01/N)

Et les attributs nécessaires pour les modèles (exemple de liste d'attributs nécessaires, à vous de l'ajuster en fonction des modèles que vous avez créés) : 

• Identifiant client (Référence externe***)
• Responsable mission (Référence externe***)
• Millésime : date sous la forme JJ/MM/AAAA (Souvent 31/12/N). Cette date correspond à la date de clôture du client.
• Date de fin : date sous la forme JJ/MM/AAAA (Souvent 01/06/N+1). Cette date qui correspond à laquelle la mission est considérée comme terminée et plus aucune saisie n’est possible.
• Honoraire annuel de la lettre de mission : nombre

 

Etape 2 : Vérifier vos valeurs

Il est essentiel de respecter certains critères de cohérence des données, même si vous et vos collaborateurs avez soigneusement rempli chaque champ du fichier d'importation. Voici quelques étapes pour vérifier la cohérence des valeurs :

 

1/ Vérification du nombre de colonne et de ligne lors de l'importation

Lors du collage des valeurs dans le fichier préparé pour l'importation, il est possible que des cases vides mais utilisées apparaissent en dehors de votre tableau de données, ce qui peut poser problème lors de l'importation des données. Pour remédier à cela, vous devez filtrer le fichier afin de repérer ces cases vides et supprimer les colonnes et lignes correspondantes.

 

2/ Vérification du format date

Si vous disposez de dates dans vos données, il est important de vérifier leur format pour éviter les erreurs lors de l'importation dans l'environnement Beeye. Assurez vous que toutes les colonnes qui comportent que des dates soient au format date et que toutes les valeurs sont des dates.

Vous devez aussi vous assurer que les dates décrivant les missions sont dans le bon ordre (début; millésime; fin), le plus souvent (01/01/N; 31/12/N; 01/06/N+1). Pour vérifier cela vous pouvez créer deux colonnes : la première pour soustraire la date du début à la date du millésime et la seconde pour soustraire la date du millésime à la date de fin. Si dans une case de ces deux colonnes vous trouvez un nombre négatif, vous avez donc une erreur de saisi d'une date.

 

3/ Vérification existence ID client et ID collaborateur

Il y a un client associé et un collaborateur en charge du dossier pour chaque mission, il est donc nécessaire pour que l'application fasse le lien sans erreur aux données clients et collaborateurs. Pour vérifié cela, il vous suffit de faire une "RechercheV" sur la totalité des ID clients et ID collaborateurs pour vérifier leur existence.

 

4/ Vérification de nomenclature

Pour avoir des données homogène, il est nécessaire que chacune des colonnes respecte une certaine nomenclature.

De plus, pour les clients qui mettent à jour leurs données, il est primordiale d'accorder les données avec les précédentes. Il faut donc vérifier les nomenclatures utilisées lors des imports antérieurs pour homogénéiser les valeurs.

Pour accorder ces différentes valeurs vous pouvez utiliser l'option Sélectionner/Remplacer dans Excel.

 

5/ Vérification des vides

Afin d'éviter une erreurs récurrente, il est conseillé de rechercher les cases remplies seulement d'un espaces car pour le logiciel ce n'est pas des cases vides. Vous pouvez les trouver en faisant défiler le filtre des valeurs de chaque colonne. Après les avoir trouvé nous conseillons de supprimer les contenu afin de les rendre vides. Puis vous pouvez utiliser l'outil Rechercher/Remplacer pour transformer les cases vides avec la valeur N/A.

 

6/ Vérification de l'unicité de la référence mission et nom de mission

Il est important de vérifier à la fois l'unicité des missions et l'unicité de leurs identifiants. Pour ce faire, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Triez la colonne Référence mission par ordre alphabétique pour regrouper les clients ayant des identifiants similaires (vous pouvez faire de même pour la colonne Nom de mission pour vérifier que chaque mission a un unique identifiant).

2. Ajoutez une colonne supplémentaire et utilisez une formule pour identifier les lignes qui ont les mêmes identifiants.

Si vous n'avez pas actuellement de nom de missions ou de référence mission, il est obligatoire de les créer. Nous vous conseillons de les créer en concaténant l'ID du client, le Type de nomenclature et le Millésime. 

 

Etape 3 : Importation dans l'environnement Beeye

Voici les étapes finales pour importer vos collaborateurs dans l'environnement Beeye :

1. Accédez au module d'importation en cliquant sur le logo Paramètres, puis sur le module Imports.
2. Sur la page d'accueil de l'importation des données, sélectionnez "Nouvel Import" pour importer de nouvelles données.
3. Choisissez le module "Missions" pour importer vos données dans l'espace approprié.
4. Importez votre fichier Excel en cliquant sur "Choisir un fichier" et sélectionnez le fichier que vous avez préparé précédemment.
5. Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur "Correspondance des données" pour mapper chaque colonne obligatoire et optionnelle.
6. Une fois que toutes les colonnes sont mappées, cliquez sur "Valider et Importer les données", puis sur "Démarrer l'import".
7. Dans la liste des imports, vous verrez que votre fichier sur les missions a le statut "En Attente". Une fois que le logiciel aura terminé d'examiner les données, le statut passera à "Terminer" ou "Terminer avec erreur".

• • Statut "Terminer" : Félicitations ! Vous avez réussi avec succès votre importation de missions. 🎉

  • Statut "Terminer avec erreur" : Téléchargez le rapport en cliquant sur "Télécharger le rapport". Si vous ne parvenez pas à comprendre ou à corriger l'erreur, recommencer les vérifications de l'étape 2.

 

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Annexe A - Référence objet et attribut unique

Référence objet : ce sont les champs utilisés par Beeye pour reconnaître chaque objet comme étant unique en son genre. Lors d’un import, vous aurez besoin d’une référence objet pour associer deux objets différents ensemble.

Exemple : pour définir la mission Juridique au millésime 2024 pour le client "Microsoft" qui a pour ID client "8053", il est possible de prendre pour référence la concaténation de ces 3 informations : "8053Juridique2024").

Attribut unique : ce sont les attributs que vous ne pouvez pas utiliser deux fois sur deux objets du même type (par exemple, une même adresse email ne peut pas être utilisée sur deux différents collaborateurs).

Référence externe : ce sont les champs qui font sont liés au référence objet d'une autre catégorie. Par exemple, elle permet de lier chaque mission au client associé.

 

La référence objet utilisée par Beeye lors de l'import des clients est :

• l'ID mission : La référence au client pour chaque mission et facture sera l'ID Client c'est pour cela que nous avons besoin de l'unicité de cet identifiant

L'attribut unique utilisé par Beeye lors de l'import des clients est :

• le Nom de la mission : chaque client doit avoir un nom unique. Si deux clients partagent un même nom, un seul des deux sera importé

Les références externes utilisé par Beeye lors de l'import des clients sont : 

• l'ID client : chaque mission est associé à un client uniquement
• l'ID collaborateur : chaque mission à un collaborateur en charge du projet qui n'est pas obligatoirement le collaborateur en charge du client associé