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Etapes à suivre pour préparer mon fichier sur mes factures et l'importer dans l'environnement Beeye
Sommaire :
Etape 1 : Remplir le fichier Excel xlsx sur les factures
Etape 2 : Vérifier vos valeurs
Etape 3 : Importer dans l'environnement Beeye
Annexe A : Référence objet et Identifiant unique
Introduction
L'objectif de cet article est de vous guider dans la préparation et l'importation de vos factures dans Beeye.
Etape 1 : Remplir le fichier Excel xlsx
Vous devez créer votre fichier Excel xlsx qui sera composé uniquement par la data des factures. Après avoir fait cela, vous devez copié votre data sur vos factures mais collé uniquement les valeurs (comprenant le titre des colonnes) !
Pour les personnes qui mettent à jour leurs données vous pouvez exporter vos données déjà présentes dans Beeye pour les modifier et en ajouter de nouvelles.
Attention : Supprimer de la donnée dépassée
Lors de la mise à jour de vos données, il est possible que vous souhaitez supprimer de la donnée plus nécessaire pour votre entreprise. Vous devez donc les supprimer avant d'exporter vos données de Beeye. Car en les supprimant dans le fichier Excel avant votre import est inutile.
De plus vous devez vous assurer que vous avez bien les colonnes obligatoires pour importer vos données dans l'environnement Beeye :
- Référence mission (Référence externe***)
- ID facture (Référence objet*)
Vous pouvez aussi renseigner ces différents attributs optionnels importants :
- Montant : c'est la somme que le client va payer
- Taxes : c'est la somme reversé pour les différentes taxes sur le montant total
- Montant : c'est la somme reçu après le prélèvement des taxes
- Date : date de la réalisation de la facture
*Référence objet :
L'ID de la facture sert de référence pour cet objet. Chaque code doit être unique car il sert à créer les correspondance avec les autres catégorie.
***Référence externe :
Pour faire le lien entre les missions et leurs factures associées, il est nécessaire d'utilisé la référence objet des missions pour lier chaque facture aux missions.
Etape 2 : Vérifier vos valeurs
Il est essentiel de respecter certains critères de cohérence des données, même si vous et vos collaborateurs avez soigneusement rempli chaque champ du fichier d'importation. Voici quelques étapes pour vérifier la cohérence des valeurs :
1/ Vérification du nombre de colonne et de ligne lors de l'importation
Lors du collage des valeurs dans le fichier préparé pour l'importation, il est possible que des cases vides mais utilisées apparaissent en dehors de votre tableau de données, ce qui peut poser problème lors de l'importation des données. Pour remédier à cela, vous devez filtrer le fichier afin de repérer ces cases vides et supprimer les colonnes et lignes correspondantes.
2/ Vérification de l'unicité de la référence mission et nom de mission
Il est important de vérifier à la fois l'unicité des missions et l'unicité de leurs identifiants. Pour ce faire, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
- Triez la colonne ID facture par ordre alphabétique afin de vérifier l'unicité de la référence objet.
- Ajoutez une colonne supplémentaire et utilisez une formule pour identifier les lignes qui ont les mêmes identifiants.
Attention : A l'attention des utilisateurs qui mettent à jour leurs données en exportant les données déjà présentes dans Beeye. Lorsque vous exporter vos données il est possible que vous ayez une colonne du nom de ID Facture Beeye ou ID Mission Beeye (ID créés automatiquement par l'application différent de l'ID Facture et de la Référence mission). Il est nécessaire de supprimer ces colonnes car l'import ne pourra pas se faire. En effet, l'application crée une erreur s'il observe deux références objets différentes ou deux références externes différentes pour le même objet.
3/ Vérification du format date
Si vous disposez de dates dans vos données, il est important de vérifier leur format pour éviter les erreurs lors de l'importation dans l'environnement Beeye. Assurez vous que toutes les colonnes qui comportent que des dates soient au format date et que toutes les valeurs sont des dates.
4/ Vérification existence Référence mission
Il y a une mission associé pour chaque facture, il est donc nécessaire, pour que l'application fasse le lien sans erreur aux données missions, de check l'existence de ceux-ci. Pour vérifié cela, il vous suffit de faire une "RechercheV" sur la totalité des Références missions.
5/ Vérification de nomenclature
Pour avoir des données homogène, il est nécessaire que chacune des colonnes respecte une certaine nomenclature.
Exemple : pour la colonne correspondant au mois de clôture si vous choisissez la nomenclature suivante (Janvier, Février, Mars, ... ) vous ne pouvez pas écrire janvier, Fevrier, MARS, ...
De plus, pour les clients qui mettent à jour leurs données, il est primordiale d'accorder les données avec les précédentes. Il faut donc vérifier les nomenclatures utilisées lors des imports antérieurs pour homogénéiser les valeurs.
Pour accorder ces différentes valeurs vous pouvez utiliser l'option Sélectionner/Remplacer dans Excel.
6/ Vérification des vides
Afin d'éviter une erreurs récurrente, il est conseillé de rechercher les cases remplies seulement d'un espaces car pour le logiciel ce n'est pas des cases vides. Vous pouvez les trouver en faisant défiler le filtre des valeurs de chaque colonne. Après les avoir trouvé nous conseillons de supprimer les contenu afin de les rendre vides. Puis vous pouvez utiliser l'outil Rechercher/Remplacer pour transformer les vides en cases avec pour valeur N/A.
Etape 3 : Importation dans l'environnement Beeye
Voici les étapes finales pour importer vos collaborateurs dans l'environnement Beeye :
- Accédez au module d'importation en cliquant sur le logo Paramètres, puis sur le module Imports.
- Sur la page d'accueil de l'importation des données, sélectionnez "Nouvel Import" pour importer de nouvelles données.
- Choisissez le module "Factures" pour importer vos données dans l'espace approprié.
- Importez votre fichier Excel en cliquant sur "Choisir un fichier" et sélectionnez le fichier que vous avez préparé précédemment.
- Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur "Correspondance des données" pour mapper chaque colonne obligatoire et optionnelle.
- Une fois que toutes les colonnes sont mappées, cliquez sur "Valider et Importer les données", puis sur "Démarrer l'import".
- Dans la liste des imports, vous verrez que votre fichier sur les factures a le statut "En Attente". Une fois que le logiciel aura terminé d'examiner les données, le statut passera à "Terminer" ou "Terminer avec erreur".
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Statut "Terminer" : Félicitations ! Vous avez réussi avec succès votre importation de factures. 🎉
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Statut "Terminer avec erreur" : Téléchargez le rapport en cliquant sur "Télécharger le rapport". Si vous ne parvenez pas à comprendre ou à corriger l'erreur, recommencer les vérifications de l'étape 2.
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Annexe A - Référence objet et attribut unique
Référence objet : ce sont les champs utilisés par Beeye pour reconnaître chaque objet comme étant unique en son genre. Lors d’un import, vous aurez besoin d’une référence objet pour associer deux objets différents ensemble.
Attribut unique : ce sont les attributs que vous ne pouvez pas utiliser deux fois sur deux objets du même type. Par exemple, une même adresse email ne peut pas être utilisée sur deux collaborateurs différents.
Référence externe : ce sont les champs qui font sont liés au référence objet d'une autre catégorie. Par exemple, elle permet de lier chaque facture à la mission associé.
La référence objet utilisée par Beeye lors de l'import des clients est :
- l'ID facture : La référence de la facture sera nécessaire .
C’est ce code qu’il faudra utiliser dans le but de créer une correspondance entre une facture et un autre objet durant l’import.
La référence externe utilisé par Beeye lors de l'import des clients est :
- la Référence mission : chaque mission est associé à un client uniquement