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Etapes à suivre pour préparer mon fichier sur mes collaborateurs et l'importer dans l'environnement Beeye
Sommaire
Etape 1 : Préparer son fichier Excel
Etape 2 : Vérifier vos valeurs
Annexe A : Référence objet et attribut unique
Introduction
L'objectif de cet article est de préparer votre fichier avec précision pour que votre import se fasse parfaitement.
Etape 1 : Remplir le fichier Excel xlsx
Vous devez créer votre fichier Excel xlsx qui sera composé uniquement par la data des collaborateurs. Après avoir fait cela, vous devez copié votre data sur vos collaborateurs mais collé uniquement les valeurs (comprenant le titre des colonnes) !
Pour les personnes qui mettent à jour leurs données vous pouvez exporter vos données déjà présentes dans Beeye pour les modifier et en ajouter de nouvelles.
Attention : Supprimer de la donnée dépassée
Lors de la mise à jour de vos données, il est possible que vous souhaitez supprimer de la donnée plus nécessaire pour votre entreprise. Vous devez donc les supprimer avant d'exporter vos données de Beeye. Car en les supprimant dans le fichier Excel avant votre import est inutile.
De plus vous devez vous assurer que vous avez bien les valeurs obligatoires :
- Prénom
- Nom de famille
- ID Collaborateur (Référence objet*)
- Adresse mail (Attribut unique**)
Et les attributs nécessaires pour les modèles (exemple de liste d'attributs nécessaires, à vous de l'ajuster en fonction des modèles que vous avez créés) :
- Poste
*Référence objet :
L'ID du collaborateur sert de référence pour cet objet. Chaque code doit être unique car il sert à créer une correspondance entre un collaborateur et un autre objet de votre cabinet.
Si vous n’utilisez pas actuellement de code collaborateur, vous pouvez utiliser ses initiales pour lui en assigner un, en faisant attention de ne pas saisir le même code deux fois.
**Attribut unique:
L'adresse mail du collaborateur est un attribut unique. Ne saisissez pas deux fois la même adresse mail sur deux collaborateurs différents.
Etape 2 : Vérifier vos valeurs
Il est essentiel de respecter certains critères de cohérence des données, même si vous et vos collaborateurs avez soigneusement rempli chaque champ du fichier d'importation. Voici quelques étapes pour vérifier la cohérence des valeurs :
1/ Vérification du nombre de colonne et de ligne lors de l'importation
Lors du collage des valeurs dans le fichier préparé pour l'importation, il est possible que des cases vides apparaissent en dehors de votre tableau de données, ce qui peut poser problème lors de l'importation des données. Pour remédier à cela, vous devez filtrer le fichier afin de repérer ces cases vides et supprimer les colonnes et lignes correspondantes.
2/ Vérification de l'unicité des collaborateurs et de l'identifiant
Il est important de vérifier à la fois l'unicité des collaborateurs et l'unicité de leurs identifiants. Pour ce faire, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
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Triez les données par ordre alphabétique pour regrouper les collaborateurs ayant des noms similaires.
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Ajoutez une colonne supplémentaire et utilisez une formule pour identifier les lignes qui ont les mêmes identifiants.
Attention : A l'attention des utilisateurs qui mettent à jour leurs données en exportant les données déjà présentes dans Beeye. Lorsque vous exporter vos données il se peut que vous ayez une colonne du nom de ID Collaborateur Beeye (ID créé automatiquement par Beeye lors du premier import de ce collaborateur). Il est nécessaire de supprimer cette colonne car l'import ne pourra pas se faire. En effet, l'application crée une erreur s'il observe deux références objets.
3/ Vérification du format e-mail
Si vous disposez d'adresses e-mail dans vos données, il est important de vérifier leur format pour éviter les erreurs lors de l'importation dans l'environnement Beeye. Assurez vous qu'il n'y ait ni espace ni virgule dans les adresses e-mail.
4/ Vérification du format date
Si vous disposez de dates dans vos données, il est important de vérifier leur format pour éviter les erreurs lors de l'importation dans l'environnement Beeye. Assurez vous que toutes les colonnes qui comportent que des dates soient au format date courte et que toutes les valeurs sont des dates.
5/ Vérification de nomenclature
Pour avoir des données homogène, il est nécessaire que chacune des colonnes respecte une certaine nomenclature.
Exemple : pour la colonne correspondant au poste, si vous choisissez la nomenclature inclusive sous cette forme ( Chef(fe) de projet, Contrôleur(euse) ), vous ne pouvez pas écrire Assistante, JURISTE ou bien assistant(e) !
De plus, pour les clients qui mettent à jour leurs données, il est primordiale d'accorder les données avec les précédentes. Il faut donc vérifier les nomenclatures utilisées lors des imports antérieurs pour homogénéiser les valeurs.
Pour accorder ces différentes valeurs vous pouvez utiliser l'option Sélectionner/Remplacer dans Excel ou MAJUSCULE/MINUSCULE/NOMPROPRE.
6/ Dernières vérifications
Vous ne pouvez pas avoir de cases vides il faut donc que vous les remplacer par la valeur N/A en utilisant l'option Sélectionner/Remplacer. Afin d'éviter une erreur récurrente, il est conseillé de rechercher les cases remplies seulement d'un espaces car pour le logiciel ce n'est pas des cases vides. Vous pouvez les trouver en faisant défiler le filtre des valeurs de chaque colonne.
Etape 3 : Importer dans l'environnement Beeye
Voici les étapes finales pour importer vos collaborateurs dans l'environnement Beeye :
- Accédez au module d'importation en cliquant sur le logo Paramètres, puis sur le module Imports.
- Sur la page d'accueil de l'importation des données, sélectionnez "Nouvel Import" pour importer de nouvelles données.
- Choisissez le module "Collaborateurs" pour importer vos données dans l'espace approprié.
- Importez votre fichier Excel en cliquant sur "Choisir un fichier" et sélectionnez le fichier que vous avez préparé précédemment.
- Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur "Correspondance des données" puis mappez chaque colonne obligatoire et optionnelle. Pour créer un nouveau champ de données, il est nécessaire cliquer sur "Créer nouveau" à coté de "Champ Beeye" puis remplir les différentes informations.
- Une fois que toutes les colonnes obligatoires sont mappées, cliquez sur "Valider et Importer les données", puis sur "Démarrer l'import". Si le premier n'est pas disponible vous n'avez pas mapper tous les champs obligatoires et si le second ne l'est pas il est possible que des données ne correspondent pas au format obligatoire d'un des champ de données mappé.
- Dans la liste des imports, vous verrez que votre fichier sur les collaborateurs a le statut "En Attente". Une fois que le logiciel aura terminé d'examiner les données, le statut passera à "Terminer" ou "Terminer avec erreur".
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Statut "Terminer" : Félicitations ! Vous avez réussi avec succès votre importation de collaborateurs. 🎉
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Statut "Terminer avec erreur" : Téléchargez le rapport en cliquant sur "Télécharger le rapport". Si vous ne parvenez pas à comprendre ou à corriger l'erreur, recommencer les vérifications de l'étape 2.
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Annexe A - Référence objet et attribut unique
Référence objet : ce sont les champs utilisés par Beeye pour reconnaître chaque objet comme étant unique en son genre. Lors d’un import, vous aurez besoin d’une référence objet pour associer deux objets différents ensemble.
Exemple : pour définir le collaborateur "Paul Leblanc" comme responsable du client "Dupont Inc.", son code collaborateur sera "PLE").
Attribut unique : ce sont les attributs que vous ne pouvez pas utiliser deux fois sur deux objets du même type (par exemple, une même adresse email ne peut pas être utilisée sur deux différents collaborateurs).
La référence objet utilisée par Beeye lors de l'import des collaborateurs est :
- ID Collaborateur : deux collaborateurs peuvent parfois être des homonymes, ils doivent tous avoir un code unique. Si vous n’utilisez pas actuellement de code collaborateur, vous pouvez utiliser ses initiales pour lui en assigner un, en faisant attention de ne pas saisir le même code deux fois.
C’est ce code qu’il faudra utiliser dans le but de créer une correspondance entre un collaborateur et un autre objet durant l’import. Par exemple, si vous souhaitez designer un collaborateur à un client.
L'attribut unique utilisé par Beeye lors de l'import des collaborateurs est :
- Adresse mail du collaborateur : chaque collaborateur doit avoir une adresse mail unique. Si deux collaborateurs partagent une même adresse mail, un seul des deux sera importé.