Comment exporter vos données depuis Beeye

Découvrez comment utiliser la fonctionnalité Export de Beeye afin d'exporter la liste de vos missions, vos tâches, etc. ou les saisies de temps planifiées ou réelles de vos collaborateurs

Bon à savoir : la fonctionnalité "export" est disponible uniquement pour les utilisateur ayant l'un de ces rôles : droits d'accès, paramétrage général, organigramme, informations financières.

Dans Beeye, il est possible de faire des exports personnalisés de vos données au format Excel. Pour cela, rendez-vous dans le menu "paramètre" (icône "roue crantée" situé en haut à droite) puis de cliquer sur "Exports".

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Présentation des 4 étapes de l'export

Etape 1 : choisir le type d'export

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Ici, vous devez choisir un type d'export parmi 7 options. Le type choisi sera l'entrée principale du tableau Excel.

Exemple : vous souhaitez connaître le temps passé par collaborateurs sur une mission données ? Choisissez l'export "temps".

Les 7 options sont les suivantes :

  • Clients
  • Missions
  • Tâches
  • Collaborateurs 
  • Sommes facturées
  • Dépenses
  • Temps

Etape 2 : choisir les données à exporter

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Par défaut, toutes les données disponibles dans Beeye sont sélectionnées (appelées ici "champs Beeye". Il vous suffit de supprimer les champs qui ne vous intéressent pas en cliquant sur l'icône "corbeille" située à gauche du nom. Si vous avez supprimé par erreur un champ, vous pouvez l'ajouter grâce au bouton d'ajout situé au-dessus de la liste.

Astuce : vous pouvez réordonner les données en glissant et déposant chaque ligne afin de déterminer l'affichage des colonnes du fichiez Excel.

Etape 3 : choisir la période

Export-Beeye-04Dans cette étape, sélectionnez les dates de début et de fin de période à exporter. Un sélecteur rapide vous permet de choisir la semaine dernière, le mois dernier ou l'année dernière.

Etape 4 : choisir les filtres

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Dans cette étape, vous pouvez configurer des filtres afin d'exporter uniquement des données en fonction de 3 catégories : les missions, les ressources et les tâches. A noter que cette étape est optionnelle.

Astuce : vous pouvez combiner plusieurs filtres. Par exemple, pour exporter les temps réel (c'est-à-dire le temps passé) de certains collaborateurs sur toutes les missions d'un client, il suffit de créer un premier filtre "missions" puis "client" et sélectionner le client en question. Ensuite, il suffit de créer un second filtre "ressources" puis "nom" et sélectionner les collaborateurs.

Etape 5 : enregistrement

Export-Beeye-06Dans cette dernière étape, il est possible d'enregistrer le paramétrage de votre export en lui donnant un nom et une description afin d'y accéder rapidement pour une prochaine utilisation. Vous pouvez également choisir l'option "partager cet export" afin que d'autres membres de votre entreprise puissent y accéder.

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton orange "télécharger" situé en bas à droite de l'interface pour lancer l'export.

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Une fois le bouton cliqué, un message vous indique que l'export est en cours. Une fois celui-ci prêt, son téléchargement s'effectuera automatiquement depuis votre navigateur si vous restez sur la page. 

Bon à savoir : les exports comportant beaucoup de données peuvent être long à se générer. Un email est donc envoyé avec un lien vous permettant de le télécharger une fois celui-ci disponible. En attendant, vous pouvez continuer de travailler.

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