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Découvrez comment reconduire une mission pour l'année suivante ou la dupliquer rapidement.
Beeye vous permet d'éviter de recréer une mission en partant de zéro. En fonction des situations, vous pouvez utiliser l'une des deux méthodes :
- Dupliquer si vous avez des missions similaires mais à affecter à des clients différents.
- Reconduire s'il s'agit de la même mission pour le même client à créer pour l'exercice financier suivant.
Le guide suivant présente le processus complet pour réaliser ces deux méthodes.
Attention : la reconduction d'une mission fermera automatiquement la mission de base. Celle-ci ne sera plus visible pour la planification car sera considérée comme étant terminée. Pour que ce ne soit pas le cas, il faut veiller à décocher l'option "Fermer la mission de base". (Voir plus bas).
Dupliquer une mission
Pour commencer, rendez-vous sur la page "Gestion > Missions". Sélectionnez ensuite la ou les missions que vous souhaitez dupliquer, à l'aide de la case à cocher située à côté de leur nom.
Astuce : vous pouvez filtrer l'affichage de vos missions en utilisant le sélecteur de date ainsi que le bouton "filtre" situé en haut à gauche de l'interface.
Une fois la ou les missions sélectionnées, cliquez sur l'icône crayon "dupliquer les missions". Un panneau latéral s'ouvre à droite de l'interface proposant les différentes options ci-dessous.
Mode de fonctionnement
Cette option vous permet de choisir entre la fonction dupliquer ou reconduire
Replanifier la mission à partir du
Avec cette option, vous pouvez déterminer si la nouvelle mission doit être créée en reproduisant la planification de la mission de base (c'est-à-dire celle que vous avez sélectionnée). Vous pouvez choisir entre :
- Temps réel : les heures réelles entrées dans les feuilles de temps des collaborateurs sur la mission de base seront reproduites sur la nouvelle mission
Exemple : un employé a saisi 5 heures par jour pendant une semaine sur la mission de base, il sera planifié 5 heures par jour pour une semaine sur la nouvelle mission dupliquée
- Temps planifié : la planification de la mission initiale sera reproduite sur la nouvelle mission
- Aucune : vos nouvelles missions seront recréées sans planification
Choisir la date de début de la nouvelle mission
La date de début doit obligatoirement être renseignée pour les missions. Cette option permet de le faire.
Recopier les paramètres des tâches
En cochant cette option, l'ensemble des tâches de la mission de base seront recréées automatiquement avec les mêmes paramètres. Nous vous recommandons de conserver cette option, surtout si la mission de base dupliquée comprend des heures planifiées sur les tâches.
Recopier les valeurs des champs personnalisés
Lorsque cette option est cochée, les valeurs saisies pour les champs personnalisés des missions et tâches de base seront automatiquement recopiées. Pour que cela fonctionne pour les tâches, il faut avoir coché l'option ci-dessus "recréer les tâches".
Recopier les honoraires
Comme son nom l'indique, cette option permet de recopier les honoraires de la mission de initiale. Nous vous conseillons de les conserver, cela vous servira de base pour les revaloriser sur la nouvelle mission. Vous pourrez en effet les modifier dans la fiche mission.
Fermer la mission de base
Si cette option est activée, la mission de base que vous dupliquez sera fermée automatiquement. Elle sera alors considérée comme étant terminée et n'apparaîtra plus dans les pages de planification ou sur les feuilles de temps (dans ce dernier cas, seulement pour les semaines suivant la date de fermeture).
Champs personnalisés à remplacer
Bon à savoir : lors de la duplication de la mission, chaque tâche dupliquée sera à la "même distance" du début de la mission initiale en nombre de jours ouvrables, de même que la planification.
Exemple, une tâche dont la date butoir était le vendredi 7 mai 2021 aura pour date le vendredi 6 mai 2022 lors de la duplication.
Reconduire une mission
Cette méthode fonctionne pratiquement de la même manière que la duplication. Rendez-vous sur la page "Gestion > Missions". Sélectionnez ensuite la ou les missions que vous souhaitez reconduire, à l'aide de la case à cocher située à côté de leur nom.
Une fois la ou les missions sélectionnées, cliquez sur l'icône crayon "dupliquer les missions". Un panneau latéral s'ouvre à droite de l'interface proposant les mêmes options que pour la fonction dupliquer. Il n'est juste pas possible de choisir les options :
- Replanifier la mission à partir du temps réel, planifié ou aucune
-
Choisir la date de début de la nouvelle mission
Bon à savoir :
- La reconduction va créer une nouvelle mission dont les dates de début, de fin et le millésime seront égaux à l’ancienne mission + 1 an.
- En fonction des options, les tâches sont également recréées avec + 1 an. Attention, une tâche dont la date butoir était le vendredi 7 mai 2021 aura pour date le samedi 7 mai 2022 lors de la reconduction.
- Les champs personnalisés sont recopiés, suivant les options.
- Attention : la reconduction ne copie pas la planification.
Astuce : reconduire plusieurs missions en même temps
Vous pouvez reconduire plusieurs missions en même temps. Pour cela, dans la page de gestion des missions, sélectionnez les missions à l'aide de la case à cocher située à côté de leur nom puis procédez à la reconduction comme vu au-dessus.