Configurer l'intégration de Beeye avec Sellsy

Ce document décrit la manière de configurer l'intégration Sellsy dans Beeye.

Vous cherchez à marier votre CRM à un outil de gestion interne qui vous permettre de suivre vos projets facilement ? Avec Beeye, vos devis Sellsy se transforment en projets automatiquement.

Vous assignez les tâches de façon intelligente à vos collaborateurs en prenant en compte disponibilité et compétences. Vous planifiez vos tâches simplement et faites un suivi de temps efficace pour facturer le plus tôt possible. Tout ça, avec des rapports précis pour suivre et corriger les écarts et rester dans votre budget.

Avec cette intégration, vous pouvez :

  • Synchroniser les contacts Sellsy et les clients dans Beeye
  • Générer une nouvelle mission Beeye à partir d’un devis Sellsy signé
  • Créer automatiquement les tâches correspondant à un devis dans une mission Beeye
  • Planifier les tâches de façon visuelle et intuitive
  • Coming soon : Générer des factures Sellsy depuis Beeye prenant en compte les temps passés sur les tâches

1. Configuration

Pour commencer, rendez-vous sur le site Internet de Sellsy. Connectez-vous et allez dans Paramètres, puis Portail Développeurs.

Bon à savoir : vous devez avoir un accès "Gestionnaire"

Beeye-Selssy-01

Ensuite, cliquez sur "ajoutez une application". Dans la fenêtre pop-up qui apparaît, saisissez le nom de Beeye. Les autres informations demandées peuvent rester vides.

Beeye-Selssy-02

Puis, copier les 4 clés obtenues depuis Sellsy et rendez-vous sur la page de configuration dédiée dans Beeye pour les coller.

Beeye-Sellsy-03b

La correspondance des clés d'accès entre Sellsy et Beeye et la suivante :

Vous devez ensuite copier l'URL fournie par Beeye et l'ajouter dans la configuration de Sellsy Webhook.

Pour cela, rendez-vous dans la page Développeur de Sellsy, onglet Webhooks :

Beeye-Sellsy-09

Cliquez sur le bouton "configurer" de la ligne "Webhook POST". Une fenêtre pop-up s'ouvre comme celle-ci :

Beeye-Sellsy-04-1

Puis, vous devez activer les évènements suivants : client, service et opportunité comme ce qui suit :

Beeye-Sellsy-05

Beeye-Sellsy-06

Beeye-Sellsy-07

Une fois que c'est fait, vous pouvez cliquer sur le bouton "Force sync" sur Beeye pour lancer la première synchronisation de toutes vos données. (Dans la page Beeye).

2. Workflow

Lors de l'activation sur Beeye, chaque fois que nous recevons une notification venant de Sellsy pour un compte, nous mettrons à jour les objets correspondants en conséquence. Temps de latence de 2 min maximum.

3. Mapping des objets

3.1 Clients

Voici la liste des informations qui seront synchronisées entre Sellsy et Beeye concernant vos clients.

Beeye-Sellsy-tableau-mapping-clients

3.2 Missions

Voici la liste des informations qui seront synchronisées entre Sellsy et Beeye concernant vos missions (opportunités).

Beeye-Sellsy-tableau-mapping-missions

3.3 Nomenclature

Voici la liste des informations qui seront synchronisées entre Sellsy et Beeye concernant vos modèles de nomenclature (catégories de produit ou service) et tâches de nomenclature.

Modèles de nomenclature / Catégorie de produit ou service

Tâches de nomenclature / Produits et services

3.4. Tâches

Les tâches sur les missions sont extraites des devis Sellsy afin d'être assignées, planifiées et suivies dans Beeye.

3.5. Factures

Les factures Sellsy sont synchronisées vers Beeye, et Beeye permet également de générer des factures basées sur les temps.

Générer une facture depuis Beeye

Pour générer une facture Sellsy depuis Beeye, vous pouvez vous rendre dans la section Factures de la fiche mission pour laquelle vous voulez créer une facture, et cliquer sur "Ajouter une facture Sellsy."

Vous pourrez alors sélectionner une période de temps qui sera utilisée pour générer la facture. Une facture sera alors créée dans Sellsy contenant une ligne par tâche possédant des temps saisis, avec les temps passés sur chaque tâche.

 

Déverser automatiquement des informations de Sellsy vers Beeye

Par défaut, aucune information liée à un objet (clients, missions, nomenclatures, tâches, factures) ne se déverse automatiquement dans Beeye. Pour que ce soit le cas, il faut suivre cette procédure :

Rendez-vous dans Sellsy > Réglages > Champs personnalisés > Beeye > Modifier > Champs personnalisé > Cocher "Oui" dans "valeur par défaut"

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Transférer des objets en masse

Pour transférer en masse des objets (clients, missions, nomenclatures, tâches, factures) de Sellsy vers Beeye et que des clients et / ou des opportunités ont déjà été créées dans Sellsy il suffit de suivre ces étapes :

  • Activer d'abord les clients puis les opportunités
  • Partie Clients > Cocher tous les clients > Editer les champs personnalisés > Afficher les champs personnalisés, cocher "Oui" sous la mention "Champs personnalisés sans groupe"

    Sellsy-transfert-masse