La Plan de charge, accessible via le menu Temps > Planification > Plan de charge est l'une des fonctionnalités principales de Beeye. Il permet de planifier sur le long terme avec une vue sur plusieurs mois ou sur toute l'année par exemple.
Nous allons décomposer dans ce guide les différentes informations présentées dans cette page, ainsi que les actions que vous pouvez réaliser.
La page Plan de charge pour gestionnaires
La page Plan de charge vous sera particulièrement utile pour réaliser les actions suivantes :
- Avoir une vue globale de l'affectation des ressources sur l'ensemble des missions et activités opérationnelles de l'organisation
- Améliorer la planification en comparant les efforts réels et planifiés
- Gérer les conflits d'affectation
- Centraliser le partage des ressources au sein de l'organisation
- Être le canal de communication standard entre les gestionnaires de ressources et les gestionnaires de missions
- Mesurer la performance des missions
Bon à savoir : pour une utilisation optimale de la page Plan de charge, nous recommandons aux gestionnaires de prendre au moins une heure par semaine pour faire ou revoir la planification de leurs équipes.
La page Plan de charge pour employés
Il se peut que vous ayez accès à la page Plan de charge sans être un gestionnaire d'équipe. Dans le cas présent, cette page vous sera utile pour les actions suivantes :
- Vérifier les missions sur lesquelles vous devez travailler et les heures qui vous sont planifiées
- Surveiller votre capacité pour vous assurer que le total de vos heures planifiées ne dépasse pas votre disponibilité
- Vérifier l'avancement et la performance de vos missions pour, au besoin, voir quelles missions peuvent être priorisées
Bon à savoir : nous recommandons aux utilisateurs ayant accès à la page Plan de charge de s'accorder 30 minutes par semaine pour réaliser les actions précédentes.
Utilisation des sélecteurs et des filtres
La page Plan de charge vous présente différents sélecteurs qui vous permettront d'ajuster votre méthode de planification selon vos besoins.
Attention : Changer les filtres entraîne un nouveau chargement de vos tableaux de planification. S'il y a lieu, pensez à sauvegarder vos données avant de changer les filtres pour éviter de perdre vos informations.
Le bouton Voir
Ce sélecteur présente différentes options pour sélectionner les informations à visualiser.
- L'option Moi affiche seulement les données qui vous concernent. Ce filtre vous sera particulièrement utile pour vérifier et faire votre propre planification
- L'option Equipe vous permet de visualiser les missions et les données qui concernent directement les membres de votre équipe
- L'option Entreprise présente tous les missions et les données pour l'ensemble des employés de votre entreprise.
Planification par mission ou par ressource
La ligne en dessous vous permet d'alterner entre l'affichage du Plan de charge par mission ou par ressource :
La planification par mission est particulièrement utile si vous souhaitez planifier simultanément les tâches de différentes ressources sur une seule mission. C'est généralement la vue préférée des gestionnaires de missions, responsables de projets ou conseillers principaux.
La planification par ressource sera davantage utilisée pour planifier les tâches d'une seule ressource sur différentes missions. Cette vue est plus adaptée aux employés, aux gestionnaires ou planificateurs de ressources.Ex : vous venez de créer une mission et vous souhaitez y planifier les tâches de vos ressources affectées.
Ex : un nouvel employé vient d'arriver dans votre équipe et vous souhaitez lui affecter des missions et planifier ses heures de travail.
La vue par ressources vous est également utile lorsque vous devez gérer un employé en surcapacité. Elle vous donne une bonne vue d'ensemble des missions sur lesquelles il travaille pour vous aider à les prioriser, de sorte à réduire les conflits d'affectation de vos ressources.
Planification en heure ou en pourcentage
Enfin, la dernière ligne du bouton Voir vous permet d'alterner entre l'affichage en heures ou en pourcentage :
Planification en heures : il vous suffira d'entrer le nombre d'heures de travail planifié pour vos ressources.
Ex : indiquez 3.5 pour planifier 3 heures et 30 minutes
Planification en pourcentage : ce mode vous permet de planifier en pourcentage du temps disponible de vos ressources.
Ex : vous avez indiqué dans vos paramètres d'entreprise que vos employés travaillent 37.5 heures par semaine. Indiquez 50 pour que votre ressource soit affectée 50% de son temps disponible total, soit 18.75 heures.
Filtrer les données de planification
La première option du bouton Filtre vous permet d'afficher seulement les missions ou ressources ayant des heures planifiées pour la période sélectionnée sur la page.
Juste en-dessous, vous avez la possibilité de rajouter des filtres de missions ou ressources pour sélectionner plus précisément l'information à afficher.
Choisir la période et les dates de planification
Un sélecteur situé en haut à droite vous permet de choisir entre la planification par jour, semaine et mois.
Lorsque vous planifiez par mois ou par semaine, les heures sont réparties linéairement à la semaine et au jour.
Ex : vous planifiez pour l'un de vos employés 40 heures de travail pour une mission sur un mois. Lorsque vous afficherez la planification par semaine par jour, vous verrez que ces heures auront été réparties équitablement sur ces périodes, à savoir 1,82 heure par jour de travail ouvré.
Le filtre période vous laisse choisir une date de début et de fin pour la période pour laquelle vous voulez effectuer votre planification.
Bouton Gérer
Le bouton Gérer comprend deux options pour enregistrer et gérer des vues sauvegardées de planification.
Bouton Exporter
Le bouton Exporter situé en haut à droite de la page permet d'exporter la page de planification au format Excel. Cet export prend en compte les filtres que vous aurez rajouté sur votre page de planification.
Tableau du Plan de charge
Le tableau du Plan de charge vous donne des détails sur les missions et les tâches auxquelles vos employés (ressources) sont affectés et le nombre d'heures qui leur sont planifiées.
- Cliquez sur la flèche situé à droite du nom de la ressource pour que s'affiche la liste des missions qui lui sont affectées.
- Pour faire apparaître les tâches de chaque mission, dépliez la mission en question en cliquant sur la flèche située à côté du nom de la mission
- Sous la liste des tâches, vous pouvez en ajouter d'autres en cliquant sur le bouton correspondant.
- Vous pouvez cliquer sur les lignes blanches pour les rendre éditables. Des cases seront alors visibles pour vous permettre d'y entrer des heures.
- La ligne Disponibilité apparaîtra en dessous de la ligne que vous êtes en train d'éditer pour vous aider à voir le nombre d'heures de disponible de votre ressource à chaque période.
- Pour faire apparaître les taches de chaque mission, dépliez la mission en question en cliquant sur la flèche située à côté du nom de la mission
- Sous la liste des tâches, vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton correspondant
- La ligne Planification sur la mission vous permet de planifier directement des heures sur la mission plutôt que sur les tâches.
- Vous pouvez cliquer sur les lignes blanches pour les rendre éditables. Des cases seront alors visibles pour vous permettre d'y entrer des heures.
- La ligne Disponibilité apparaîtra en dessous de la ligne que vous êtes en train d'éditer pour vous aider à voir le nombre d'heures de disponible de votre ressource à chaque période.