Présentation de la page Nomenclature

Découvrez la puissance des modèles intelligents pour créer vos missions, automatiser vos tâches et améliorer votre rentabilité

La page de nomenclature vous permet de définir des modèles pour vos missions. Les modèles sont des ensembles de tâches avec des valeurs prédéfinies qui sont réutilisées chaque fois qu'une nouvelle mission est créée avec ces modèles.

En configurant des modèles, vous pouvez gagner énormément de temps car toutes les tâches sont créées, configurées avec des dates d'échéance et des ressources, et il ne reste plus qu'à planifier les tâches et à exécuter le travail.

Sommaire

Accéder à la page Nomenclature

Rendez-vous dans le menu Gestion > Nomenclature pour accéder à la page Nomenclature.

Bon à savoir : Pour être autorisé à accéder, les utilisateurs ont besoin du droit d'accès Paramètres généraux

Structure de la page Nomenclature

la page est divisée en 3 sections verticales :

  1. La section de gauche comprenant la liste des modèles
  2. La section du milieu comprenant la liste des tâches
  3. La section de droite affichant les détails des tâches

 

Créer un nouveau modèle de mission

Pour créer un nouveau modèle de mission, rendez-vous dans la section de gauche puis cliquez sur le bouton + situé à côté de la mention modèles. Saisissez le nom du modèle et enregistrez en appuyant sur la touche Enter.

Le modèle nouvellement créé apparaît dans la liste du panneau de gauche.

Bon à savoir : consultez notre tutoriel vidéo en cliquant sur ce lien.

 

Modifier un nom de modèle de mission

Cliquez sur l'icône crayon pour modifier le nom du modèle. Saisissez le nouveau nom du modèle et enregistrez en appuyant sur la touche Enter.

 

 

Supprimer un modèle de mission

Cliquez sur l'icône corbeille pour supprimer le modèle. Une boîte de dialogue s'ouvrira dans votre navigateur afin de confirmer cette action.

 

 

Modifier les champs personnalisés du modèle de mission

Pour modifier les champs personnalisés d'un modèle de mission, il suffit de sélectionner le modèle en question dans la section de gauche.

Rendez-vous ensuite dans la section du milieu et cliquez sur l'icône roue dentée située à côté du nom du modèle. Cette action ouvrira la liste des champs personnalisés du modèle de mission dans la section de droite.

 


Dans la section de droite s'affichent tous les champs personnalisés du modèle de mission regroupés par catégories.

Créer une tâche dans un modèle de mission

Pour créer une tâche dans un modèle de mission :

  1. Sélectionnez le modèle en question via la section de gauche
  2. Dans la section du milieu, cliquez sur le bouton + situé en haut à droite de la liste des tâches (ou sur le bouton + Ajouter une tâche si la liste est vide).
  3. Saisissez le nom de la tâche dans le champ de saisie qui s'ouvre et appuyez sur la touche Entrer de votre clavier pour enregistrer

Comprendre l'en-tête d'une tâche

Une fois qu'une tâche est créée et sélectionnée dans la liste des tâches (section du milieu), vous pouvez voir les détails dans l'en-tête située dans la section de droite.

 

L'en-tête de la section de droite contient :

  • Le nom de la tâche
  • Une icône stylo pour renommer la tâche
  • Une icône copie pour dupliquer la tâche
  • Une icône corbeille pour supprimer la tâche

Renommer une tâche

Pour renommer une tâche, sélectionnez la tâche en question dans la section du milieu puis, dans la section de droite, cliquez sur l'icône stylo située à côté du nom de la tâche. Saisissez le nouveau nom et appuyez sur la touche Entrer de votre clavier pour enregistrer vos modifications.

Dupliquer une tâche

Pour dupliquer une tâche, sélectionnez la tâche en question dans la section du milieu, puis dans la section de droite, cliquez sur l'icône copie située à côté du nom de la tâche. La tâche se copiera à la fin des listes des tâches de la section du milieu. Une mention "copie" sera inscrite à côté du nom.

Supprimer une tâche

Pour supprimer une tâche, sélectionnez la tâche en question dans la section du milieu puis, dans la section de droite, cliquez sur l'icône corbeille située à côté du nom de la tâche. Attention, la tâche se supprimera automatiquement sans message de confirmation.

Editer une tâche

Lors de la création d'une tâche, celle-ci est vide. Vous pouvez ajouter et/ou supprimer des sections.

 


Pour ajouter une section, appuyez sur l'un des boutons situé juste sous le nom de la tâche. Cette action fera apparaître la section souhaitée. Par exemple, appuyez sur le bouton "Description" pour faire apparaître la section en question.

Pour supprimer une section, survolez la section en question pour faire apparaître le bouton Effacer la section situé en haut à droite de celle-ci et cliquez dessus.

 

Présentation des différentes sections des tâches

  1. Section Description :  cette section permet de saisir du texte explicatif afin de décrire la tâche.
  2. Section Equipe : cette section permet de sélectionner la ressource qui sera ultérieurement affectée à la tâche lorsque la mission sera créée en utilisant le modèle actuel. Il existe 4 façons d'attribuer une ressource : Profil, Ressource, Champ et Référence.
    • Option Profil : cette option est là pour aider les gestionnaires à gagner du temps lorsqu'ils cherchent des ressources à affecter à des tâches. En fournissant un ensemble de filtres, la liste des ressources sera filtrée afin que seules les ressources pertinentes soient affichées lorsque la mission est créée à partir du modèle.

      Pour définir la ressource à l'aide d'un profil, les utilisateurs cliquent sur l'onglet "Profil"


      Un profil est un ensemble de filtres de ressources. Vous pouvez cliquer sur + Ajouter un filtre en bas pour ajouter des filtres supplémentaires. Cette action ouvre le panneau latéral de droite qui affiche d'autres filtres de ressources.
      Sélectionnez un filtre et enregistrez-le pour qu'il soit ajouté à la liste de la section Équipe.
      Chaque filtre est représenté par une case avec : le nom du filtre, l'opération et la valeur du filtre. (Par exemple : Poste = Assistant comptable, Compétence = Sage).



    • Option Ressource :  cette option vous permet de choisir directement une ressource existante sans passer par des filtres afin de l'affecter directement à la tâche lors de la création de la mission. (Exemple, vous savez à l'avance que Gabrielle effectue les tâches de type "révision".)

      Pour définir la ressource à l'aide de son nom, cliquez sur l'onglet "Ressource".

      Nomenclature-16-ressource

      Dans l'onglet Ressource, vous pouvez choisir une ressource nommée (c'est-à-dire un utilisateur Beeye) dans un menu déroulant. Lorsque la mission sera créée, cette ressource sera automatiquement affectée à la tâche (c'est-à-dire rendue "responsable").

    • Option Champ : parfois, les utilisateurs ont un "rôle" prédéfini ("Chef de mission", "Auditeur", etc.) pour leurs missions, représenté par des champs personnalisés de ressources qui sont remplis manuellement (ou pourraient être remplis par des intégrations avec des logiciels de CRM en aval).

      Pour définir la ressource en utilisant un champ personnalisé, cliquez sur l'onglet "Champ". Dans le menu déroulant, vous pouvez choisir n'importe quel champ personnalisé de type "Ressource".

      Nomenclature-17-champ

      Lorsque la mission sera créée, vous pourrez remplir ce champ personnalisé de la mission, et la ressource sera attribuée automatiquement.

    • Option Référence : si vous savez qu'une tâche sera exécutée par la même personne déjà affectée à une autre tâche, cette option vous permet de vous faire gagner du temps. il est possible d'utiliser une référence à une autre tâche.

      Pour définir la ressource à l'aide de l'option Référence, cliquez sur l'onglet "Référence". Dans le menu déroulant, choisissez parmi les tâches de la mission en cours. 
      Lors de la création de la mission à l'aide de ce modèle, l'option Référence vérifiera la tâche qui lui est confiée et :
      • S'il s'agit d'un profil, appliquera le même profil
      • S'il s'agit d'une ressource de nom, attribuera la même ressource
      • S'il s'agit d'un champ personnalisé de ressource, appliquera le même champ personnalisé

  3. Section Honoraires : la section "Honoraires" permet d'estimer les frais liés à une mission donnée. Vous pouvez choisir entre trois types d'honoraires différents : à l'heure, au forfait et à l'acte.
    • Option à l'heure : avec cette option, vous pouvez fixer le taux horaire qui sera facturé au client. Pour obtenir l'estimation des frais facturés au client, vous devez ajouter un budget temps pour cette tâche. Les frais facturés seront calculé comme ceci : taux horaire x budget temps

      Nomenclature-19-honoraires-heure
    • Option Au forfait : avec cette option, vous pouvez fixer le montant des frais qui seront facturés au client. Pour obtenir l'estimation des honoraires, les honoraires fixes doivent être ajoutés au total de la mission.

      Nomenclature-20-honoraires-forfait

    • Option A l'acte : cette option vous permet de fixer le montant par acte et le nombre d'acte.

      Nomenclature-21-honoraires-acte

  4. Section Durée : cette section vous permet de fixer une durée (budget-temps) pour la tâche, en heures ou en jours. Attention à bien saisir en nombre décimal. Les heures ne peuvent pas être négatives.

    Nomenclature-22-Duree

  5. Section Date butoir : dans cette section, vous pouvez définir la date d'échéance de la tâche parmi 5 options : date de Calendrier, date relative au début/à la fin de la Mission
    date relative à la date d'échéance d'une autre Tâche, date relative à une mission ou à un client Champ personnalisé de type "date" et enfin date relative au Millésime.
    A noter que les dates peuvent être rendues récurrentes pour les tâches qui se répètent.
    • Option Calendrier : vous pouvez choisir une date à partir du menu déroulant. Cette date sera utilisée comme date d'échéance de la tâche lors de sa création.



    • Option Mission : cette option vous permet de choisir une date relative à la date de début ou de fin de la mission. (Par exemple, si vous souhaitez que la date d'échéance d'une tâche soit fixée une semaine avant la date de fin de la mission, ou un mois après la date de début.)

      Vous pouvez saisir un nombre de jours, de semaines ou de mois. Vous pouvez également utiliser une combinaison de jours, de semaines et de mois. Il est possible de choisir de calculer la date d'échéance par rapport à la date de début ou à la date de fin en utilisant le bouton radio sur la droite. Enfin, vous pouvez rendre la tâche récurrente en utilisant le bouton d'activation correspondant.

    • Option Tâche : cette option vous permet de choisir une date relative à la date d'échéance d'une autre tâche. (Par exemple, vous souhaitez que la date d'échéance d'une tâche soit fixée à une semaine après la date d'échéance d'une autre tâche.)

      Vous pouvez saisir un nombre de jours, de semaines ou de mois mais vous pouvez également faire une combinaison de jours, de semaines et de mois. Il est possible de fixer la date butoir de la tâche avant ou après la date d'échéance d'une tâche sélectionnée en utilisant le bouton radio sur la droite. Pour sélectionner la tâche qui sera la référence pour cette date butoir, utilisez le menu déroulant. A noter que cette tâche fera partie des autres tâches du même modèle. Enfin, vous pouvez rendre la tâche récurrente en utilisant le bouton d'activation correspondant.

    • Option Champ : grâce à cette option, vous pouvez choisir une date relative à une mission ou à un client à l'aide d'un champ personnalisé de type "date". (Par exemple, ils veulent que la date d'échéance d'une tâche soit 1 semaine après la valeur du champ personnalisé "Rendez-vous de bilan".)



      Vous pouvez saisir un nombre de jours, de semaines ou de mois. Vous pouvez aussi faire une combinaison de jours, de semaines et de mois. Vous pouvez choisir de fixer la date d'échéance de la tâche avant ou après la valeur du champ personnalisé sélectionné en utilisant le bouton radio sur la droite. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner les le champ personnalisé de type date. Enfin, pour rendre la tâche récurrente, utilisez le bouton d'activation correspondant.

    • Option Millésime : cette option vous permet de choisir une date relative au Millésime. (Par exemple, si vous souhaitez que la date d'échéance d'une tâche soit fixée à une semaine après la date du Millésime).

      Vous pouvez saisir un nombre de jours, de semaines ou de mois. Vous pouvez également utiliser une combinaison de jours, de semaines et de mois. Pour fixer la date d'échéance de la tâche avant ou après le millésim, utilisez le bouton radio à droite. Enfin, pour rendre la tâche récurrente, utilisez le bouton d'activation correspondant.

    • Notion de Récurrence : dans chacune des options ci-dessus (calendrier, mission, tâche, champ et millésime), les tâches peuvent être déterminées comme récurrentes.
      Lorsqu'une tâche est définie comme étant récurrente, des copies de la tâche avec des dates d'échéance ajustées seront créées lorsqu'une mission est créée avec ce modèle.
      Une récurrence est définie par une fréquence (répétition tous les jours/semaine/mois) et une date de fin (lorsque la récurrence cesse).
      Il existe 5 paramètres différents pour définir la date de fin de la récurrence. Les 5 paramètres sont les mêmes que ceux qui définissent la date d'échéance de la tâche.
      À noter que vous avez la possibilité de déplacer la date d'échéance au vendredi précédent lorsqu'elle tombe un jour de fin de semaine.


      Exemple : tâche récurrente jusqu'à la date du calendrier.



      Exemple : tâche récurrente jusqu'à la date de début/fin de la mission




      Exemple : tâche récurrente jusqu'à la date d'échéance de l'autre tâche




      Exemple : tâche récurrente jusqu'au champ personnalisé de la date




      Exemple : tâche récurrente jusqu'au Millésime


  6. Section Checklist : cette section vous permet d'ajouter des éléments sous forme de la liste de contrôle (de l'anglais checklist). Pour ajouter de nouveaux éléments à la liste, il suffit de cliquer sur le bouton "+ Ajouter un élément" situé en bas de la liste. Pour modifier ou supprimer un élément, survolez-le à l'aide du curseur pour faire apparaître 2 icônes : le stylo pour éditer et la gomme pour effacer.




  7. Section Champs personnalisés des tâches : cette section vous permet de définir les valeurs des champs personnalisés des tâches. Ces valeurs seront utilisées par défaut lors de la création de la tâche.




  8. Section Exclusion : cette section vous permet de définir des critères pour exclure certaines tâches lors de la création de la mission. Pour exclure une tâche, il suffit d'ajouter en cliquant sur le bouton + Ajouter un filtre. Sélectionnez le filtre souhaité dans le panneau latéral de droite qui s'ouvre. Pour supprimer un filtre, survolez-le à l'aide de votre curseur pour faire une apparaître l'icône corbeille et cliquez sur celle-ci.

 

Créer un scénario pour une tâche

La page Nomenclature vous permet de définir des scénarios sous forme d'un ensemble de filtres de mission et de client. Ces scénarios seront activés, en fonction des informations relatives à la mission et au client, lorsqu'une mission est créée à l'aide du modèle en question.

Pour créer un scénario, il suffit de cliquer sur le bouton + Ajouter un scénario situé dans l'en-tête de la tâche (section de droite de la page Nomenclature).

Une fois qu'un scénario a été créé, il apparaît au-dessus de l'en-tête de la tâche.

Vous pouvez ajouter des scénarios supplémentaires à l'aide du bouton + Ajouter un scénario situé tout à fait à droite du scénario. Vous pouvez également basculer entre différents scénarios en cliquant sur les onglets correspondants à ceux-ci.

Modifier les filtres de scénario

Pour modifier les filtres de scénario, cliquez sur l'icône Filtre située dans l'onglet du scénario actif. Cette action ouvrira le panneau latéral de droite comprenant la liste des filtres qui déterminent quand le scénario sera actif.

 

En haut du panneau, vous pouvez voir le nom du scénario. En haut à droite, vous pouvez voir un bouton pour ajouter un nouveau filtre.


Au milieu, vous pouvez voir la liste des filtres qui définissent quand le scénario sera actif. En bas, vous retrouvez les bouton Annuler (action qui ferme le panneau sans sauvegarder) et le bouton Sauvegarder (action qui enregistre vos modification et ferme le panneau).


En cliquant sur le bouton + Ajouter un filtre, un panneau de droite s'affiche présentant les filtres Mission et Client.

Réorganiser, renommer et supprimer des scénarios

Pour réorganiser et renommer les scénarios, vous pouvez cliquer sur le bouton Paramètres des scénarios représenté par l'icône située à droite de la barre des scénarios.

 

 

Cette action ouvrira le panneau latéral de droite des paramètres du scénario. Ce panneau contient la liste de tous les scénarios qui ont été créés. Vous pouvez réorganiser les scénarios par glisser-déposer. 

Pour éditer les scénarios, survolez à l'aide de votre curseur le scénario en question pour faire apparaître 2 icônes : l'cône corbeille pour supprimer et l'icône stylo pour renommer.