Première utilisation de Beeye : comment tester mon environnement ?

Nouveaux clients Beeye, découvrez comment prendre en main votre nouvel outil en réalisant différentes étapes présentées dans ce guide.

Important : cet article s'adresse aux nouveaux clients Beeye qui ne possèdent pas encore leur environnement complet.

Avant de vous livrer un environnement fonctionnel, les équipes de Beeye ont besoin que vous réalisiez un ensemble de tests. Voici les différentes étapes à suivre.


Sommaire :

  1. Première connexion à Beeye
  2. Utiliser la page Planning pour gérer vos tâches et planifier
  3. Utiliser la page Plan de charge pour planifier
  4. Planifier une mission depuis le bouton d'actions rapides
  5. Utiliser la Feuille de temps

 

1/ Première connexion à Beeye

Rendez-vous sur notre site Internet www.mybeeye.com et cliquez sur le bouton Connexion situé en haut à droite. Sur cette page de connexion, il faudra choisir votre région entre Amérique du Nord et Europe en fonction de votre localisation. Entrez votre identifiant et cliquez sur Login.

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Changer son mot de passe

Une des premières actions que l'on vous conseille de faire est de changer votre mot de passe. (N'oubliez pas d'en choisir un suffisamment fort). Pour modifier votre mot de passe, rendez-vous dans le menu paramètres. Cet article vous explique comment procéder. 

Astuce : votre navigateur Internet peut sauvegarder vos identifiants. Quand l'option vous sera proposée, cliquez sur accepter.

Consulter le centre de support Beeye 

Notre centre de support est disponible à cette adresse : support.mybeeye.com. Outre la rubrique Beeye Academy, le centre de support rassemble des articles sur la présentation des différentes fonctionnalités de Beeye dans le Manuel d'utilisation. Mis à jour régulièrement, vous trouverez les réponses à vos questions sur l'utilisation de Beeye.

 

2/ Utiliser la page Planning pour gérer vos tâches et planifier

Aide : afin de connaître toutes les fonctionnalités et les actions pouvant être réalisées sur cette page Planning, vous pouvez lire cet article issu de notre centre de support.

2.1/ Planifier une mission depuis le Planning

Pour planifier une mission depuis la page Planning, suivez ces étapes :

  1. A l'aide du sélecteur de date situé en haut à gauche de la page, choisissez la semaine sur laquelle vous souhaitez planifier une mission (via les boutons flèche ou le sélecteur situé à côté)
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  2. Survolez le tableau avec le curseur de votre souris pour faire apparaître un bouton + Ajouter planification permettant de créer une nouvelle carte.

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  3. Dans le panneau latéral qui apparaît à droite, choisissez la mission, la tâche, le lieu de travail, les heures planifiées et au besoin ajoutez une ressource (un autre collaborateur) dans la liste et cliquez sur Créer.


2.2/ Saisir un commentaire sur une tâche dans le planning 

  1. Cliquez sur une carte pour faire apparaître un panneau latéral à droite de l'écran
  2. Cliquez sur Commentaires
  3. Saisissez votre commentaire
  4. Cliquez sur Enregistrer le commentaire pour sauvegarder votre action

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2.3/ Transférer vos heures dans votre feuille de temps 

Dans Beeye vous pouvez envoyer automatiquement vos heures dans votre feuille de temps depuis la page Planning. Pour cela vous avez deux options :

  1. Vous pouvez faire un clic droit sur une carte pour faire apparaître un menu d’actions rapides parmi lesquelles l'option "Terminer". Dans le fenêtre Pop-up qui s'ouvre, saisissez vos heures réalisés ainsi qu'un commentaire puis cliquez sur Enregistrer.

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  2. Vous pouvez cliquer sur une carte pour faire apparaître le panneau latéral droit et cliquer sur le bouton Terminer situé en bas à droite de ce panneau. Dans le fenêtre Pop-up qui s'ouvre, saisissez vos heures réalisés ainsi qu'un commentaire puis cliquez sur Enregistrer.

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Résultats de cette action :
  • L'état de la tâche reste avec l'état en cours / prévu.
  • La tâche pourra de nouveau être planifiée et modifiée sur la feuille de temps.


2.4/ Clôturer une tâche définitivement

Quand vous avez terminé une tâche pour de bon, et que vous êtes sûr que c'est bien le cas, vous pouvez la clôturer. Pour cela il suffit de suivre ces étapes :

  1. Faire un clic droit sur la carte en question (ou cliquer sur la carte pour faire apparaître le panneau latéral)
  2. Choisir Terminer
  3. Dans la fenêtre pop-up, saisir vos heures réalisées ainsi qu'un commentaire.
  4. Cochez la case Marquer la tâche comme terminée (cette action clôture la tâche)
  5. Cliquez sur Terminer la tâche

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Bon à savoir : une fois une tâche marquée comme étant terminée, le temps saisi est automatiquement envoyé à votre feuille de temps. Dans l'exemple ci-dessous, les cartes du lundi 23 novembre (Pharmacie Croix Blanche, Total, Danone) apparaissent en plus petit pour indiquer cet état "terminé".

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Résultats de cette action :
  • Il n'est plus possible de planifier cette carte ni de saisir des heures pour cette tâche dans la feuille de temps.
  • L'état de la tâche passe en "terminé" ce qui permet de faire des rapports de tâches pour, par exemple, avoir une vision d'ensemble sur celles qui sont terminées et celles qui sont en cours ou prévues.

2.5/ Verrouiller une tâche

Sur votre Planning, vous pouvez verrouiller une carte correspondant à une tâche que vous ne souhaitez pas qu'une autre personne déplace votre carte ou vous assigne pus de tâche sur cette journée.

Exemple : vous avez une carte qui représente un rendez-vous avec un client et vous ne souhaitez qu'on vous assigne une tâche au même moment.

Pour verrouiller une carte, vous avez 2 options : 

  1. Vous pouvez cliquer sur la carte en question pour faire apparaître le panneau latéral droit et cliquer sur l'icône cadenas située en haut à droite de  ce panneau
  2. Vous pouvez faire un clic droit sur la carte pour faire apparaître un menu d’actions rapides et cliquer sur Verrouiller

2.6/ Consulter son planning, celui de son équipe et celui de ses missions

Une fois connecté à Beeye, nous vous conseillons de consulter votre planning. Pour cela, rendez-vous sur la page Temps > Planification > Planning

  • Cliquez sur le bouton Voir afin de basculer l'affichage sur vous seul, votre équipe ou l'entreprise. Les données seront plus ou moins.
  • Dépliez le tableau afin de voir les différentes cartes correspondants aux missions et tâches planifiées.
  • Déplacer des cartes d'un jour sur l'autre en utilisant le glissé-déposé (maintenir le clic droit de la souris sur une carte et relâcher à l'endroit souhaité.



3/ Utiliser la page Plan de charge pour planifier

Aide : afin de connaître toutes les fonctionnalités et les actions pouvant être réalisées sur cette page Plan de charge, vous pouvez lire cet article issu de notre centre de support.


Planifier une mission depuis le Plan de charge

Cette fonctionnalité est utile pour planifier sur le long terme avec une vue sur plusieurs mois ou sur toute l'année par exemple.

Remarque : si vous ne voyez pas apparaître la mention "Aucune planification pour les critères sélectionnés" sur la page, cela signifie qu'il n'y a pas de missions dont les dates de début et de fin pour la période sélectionnée.

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Pour planifier depuis le Plan de charge, rendez-vous sur la page Temps > Planification > Plan de charge :

  1. Avec le sélecteur de dates situé en haut à gauche de la page, choisissez la période désirée (exemple entre janvier et mars 2021)
  2. Cliquez sur le bandeau orange Recharger les données afin d'ajuster votre affichage
  3. Choisissez l'affichage par jour à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la page. (Vous pouvez également choisir une vue par semaine ou mois).
  4. Vous pouvez changer la vue par missions ou par collaborateurs grâce au bouton Voir.
  5. Saisissez le nombre d'heures prévues pour planifier

 

    4/ Planifier une mission depuis le bouton d'actions rapides

    Pour planifier une mission sur Beeye, vous pouvez utiliser le bouton d'actions rapides + (orange) situé en haut à droite de l'interface. Celui-ci vous permet de créer :

    • Une planification
    • Une mission rapide (c'est-à-dire avec les informations basiques)
    • Une mission (avec une page dédiée afin d'indiquer plus d'informations)
    • Une ressource (c'est-à-dire un nouvel utilisateur)

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    Pour créer une planification, cliquez donc sur le bouton + situé en haut à droite de l'interface de Beeye, puis sur sélectionnez Planification. Dans le panneau latéral de droite qui s'affiche, choisissez une plage de dates, une mission, une tâche, déterminez le lieu de travail et le nombre heures planifiées. Puis cliquez sur le bouton Créer situé en bas à droite de ce panneau.

     


    5/ Utiliser la Feuille de temps

    Aide : afin de connaître toutes les fonctionnalités et les actions pouvant être réalisées sur cette page Feuille de temps, vous pouvez lire cet article issu de notre centre de support.


    5.1/ Consulter sa feuille de temps, saisir et soumettre ses heures

    Votre feuille de temps est disponible via le menu Temps > Feuilles de temps > Saisie globale. Elle permet de faire le suivi sur le temps passé sur vos missions et tâches. En fonction de votre rôle au sein de votre entreprise, vous devez soumettre cette feuille de temps à votre gestionnaire pour validation.

    • Pour apprendre à saisir du temps sur sa feuille de temps, consultez cet article.
    • Pour savoir comment soumettre sa feuille de temps, lisez cet article


    5.2/  Valider les feuilles de temps

    Les profils gestionnaires ont des droits supplémentaires qui leur permettent de valider les temps soumis par les collaborateurs. La page de validation est accessible via le menu Temps > Feuille de temps > Validation. Pour en savoir plus sur cette page et les actions qu'il est possible d'y faire, vous pouvez lire cet article.

    • Pour modifier une feuille de temps soumise ou validée, rendez-vous sur cet article.