Configurer les paramètres des collaborateurs

Gérez les droits d'accès, les postes et les compétences de vos collaborateurs.

Pour configurer les paramètres des collaborateurs, il suffit de se rendre dans le menu paramètre situé en haut à droite de l'interface de Beeye (représenté par une roue crantée).

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Dans la section de gauche, cliquez sur Equipe.

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L’accès à cette page requiert des droits d’accès spécifiques configurables dans la page Paramètres > Equipe

Sommaire

Créer un poste

Les postes sur Beeye correspondent aux professions à attribuer à chaque utilisateur.

Dans cette page de paramètre des collaborateurs, vous pouvez créer et modifier ces postes ainsi que les taux horaires de facturation par défaut qui leur sont associés (c'est-à-dire le taux horaire auquel vous facturerez vos clients pour ces employés ).

Entrer le nom du nouveau poste ainsi que le taux associé dans les deux champs de saisie puis cliquer sur le bouton + Ajouter un poste.

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N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Modifier un poste

Cette fonctionnalité vous permet de modifier le nom et/ou le taux horaire de facturation par défaut associé à un poste.

Pour cela, rendez-vous dans le tableau qui liste les différents postes et cliquez sur l'icone crayon situé à droite du nom du poste.

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A noter que vous pouvez modifier l’ordre dans lequel apparaissent vos postes sur vos fiches de mission. La modification de l’ordre d’affichage utilise la technique du « glisser – déposer » (de l’Anglais drag & drop).

Pour commencer la modification, cliquez sur le poste que vous souhaitez déplacer et maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé en déplaçant le poste en question. Vous devrez alors le déplacer jusqu’à l’emplacement désiré et relâcher le clic gauche de votre souris pour le déposer à la place souhaitée.

N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Supprimer un poste

Pour supprimer un poste, il vous suffit de cliquer sur l'icône corbeille située tout à droite de votre tableau.

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N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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À noter : vous ne pouvez supprimer un poste s'il a été attribué à certains employés. Dans ce cas, changez les titres des employés concernés avant de pouvoir supprimer ce poste.


Créer une compétence

Lorsqu'on s'intéresse au bien-être et à la performance des membres d'une équipe, les compétences jouent un rôle essentiel.

Dans Beeye, elles permettent de filtrer la liste des employés afin d'assigner la bonne personne à la bonne mission.

Pour créer une nouvelle compétence, écrivez dans le champ de saisie puis cliquer sur le bouton + Ajouter une compétence.

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N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Modifier une compétence

Pour changer le nom d'une compétence, rendez-vous dans le tableau qui liste les différentes compétences et cliquez sur l'icone crayon situé à droite du nom de la compétence. Saisissez le nouveau nom et n'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Supprimer une compétence

Pour supprimer une compétence, il vous suffit de cliquer sur l'icône corbeille située tout à droite de votre tableau. 

Attention : si vous supprimez une compétence, elle sera automatiquement enlevée du profil des utilisateurs auxquels elle a été attribuée.

N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Créer un niveau de compétence

Pour créer une nouveau niveau de compétence, écrivez dans le champ de saisie puis cliquer sur le bouton + Ajouter un niveau de compétence.

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N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Modifier un niveau de compétence

Pour changer le nom d'un niveau de compétence, rendez-vous dans le tableau qui liste les différents niveaux de compétences et cliquez sur l'icone crayon situé à droite du nom du niveau en question. Saisissez le nouveau nom et n'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.


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Supprimer un niveau de compétence

Pour supprimer un niveau de compétence, il vous suffit de cliquer sur l'icône corbeille située tout à droite de votre tableau.

À noter : lorsque vous supprimez un niveau de compétence qui est attribué à certains employés, leur niveau de compétence sera remplacé par la  valeur suivante dans la liste. 

Ex : vous supprimez le niveau "Débutant" qui est le premier niveau de votre liste. Tous les employés ayant ce niveau d'expertise seront maintenant considéré comme étant "Intermédiaire".

N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Les différents droits d'accès

Dans Beeye, vous pouvez créer différents profils d'utilisateurs (ou rôles) ayant des accès différents aux pages de l'application.

Bon à savoir : vous pouvez passer le curseur de votre souris sur les entêtes de colonne pour voir quelles sont les fonctionnalités et pages associées à chaque droit.

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Les accès sont les suivants :

  • Droits d'accès : permet de gérer les différents rôles d'utilisateur dans votre entreprise. 
  • Paramétrage général : permet de gérer les paramètres généraux de votre entreprise.
  • Organigramme : permet de visualiser les information des employés dans la page organigramme.
  • Gestion des ressources : permet d'accéder à la page Gestion > Equipe afin de gérer les utilisateurs de votre entreprise.
  • Gestion de missions : donne accès à la page Gestion > Missions qui permet de créer et gérer les missions.
  • Modifier les budgets d'heures : permet de modifier les budgets d'heures de vos missions.
  • Taux horaire : permet d'afficher et de modifier le taux horaire des employés sur la fiche mission.
  • Feuilles de temps : permet d'afficher et de modifier les feuilles de temps via la page Temps > Saisie globale pour saisir et soumettre des feuilles de temps.
  • Validation de temps : permet de valider les feuilles de temps soumises via la page Temps > Validation.
  • Voir les rapports : permet d'accéder à la page Analyse > Rapports afin de faire un suivi sur vos missions.
  • Intégrations : donne accès à la page Paramètres > Intégration afin de configurer et de gérer l'intégration avec d'autres systèmes (ex : LUCCA pour la gestion des absences).
  • Succès de mission : donne accès à la page Paramètres > Succès de missions permettant d'évaluer le succès de vos missions via la création de questionnaire.
  • Planification : permet de donner accès à 4 niveaux différents dans la planification des missions et des ressources :
    • Aucun
    • Voir
    • Voir, Modifier
    • Voir, Modifier, Créer, Supprimer
  • La colonne Nombre d'utilisateurs actifs montre le nombre de personnes associées à chaque rôle. Vous pouvez cliquer dessus pour voir la liste de ces utilisateurs en détails.
  • La dernière colonne à droite, Nom de rôle et champs personnalisés, permet de modifier le nom des rôles et de déterminer l'accès aux champs personnalisés (lecture ou écriture).

Droits d'accès : ajouter un nouveau rôle

Pour créer un nouveau rôle, écrivez dans le champ de saisie situé sous "Droits d'accès" 
puis cliquer sur le bouton + Ajouter un rôle.

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N'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Droits d'accès : modifier un rôle

Modifier les accès d'un rôle

Cette option vous permet d'ajouter et/ou retirer certains accès à un rôle particulier. Pour cela, il vous suffira de cocher ou décocher les cases correspondant aux différents accès. N'oubliez pas d'enregistrer votre action via le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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Configurer les accès lecture et écriture des champs personnalisés

Vous pouvez configurer les différents rôles d'utilisateurs pour choisir quels sont les champs personnalisés qu'ils peuvent voir, et quels sont ceux qu'ils peuvent modifier. Cette fonctionnalité peut être utile pour vos champs confidentiels, en limitant les personnes qui peuvent les consulter et les modifier.

  • Lecture permet de voir les champs personnalisés et leurs valeurs dans les panneaux latéraux (missions, tâches, ressources), sur les fiches de mission et sur les pages de profil des utilisateurs.
  • Ecriture donne en plus la possibilité de modifier les valeurs de ces champs

Bien évidemment, ajouter l'accès écriture à un champ confère automatiquement l'accès lecture à ce même champ. À l'inverse, un profil d'accès ne disposant pas du profil de lecture ne pourra disposer du droit d'accès écriture. 

Pour modifier les accès aux champs personnalisés, rendez-vous dans la colonne Nom de rôle et champs personnalisés. Cliquez l'icone roue crantée située à côté du rôle en question. Dans le panneau latéral de droite, vous accédez à la liste des champs personnalisés accessibles en lecture et écriture pour ce rôle.

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Par défaut, chaque profil a un accès écriture sur chaque champ de votre entreprise. Pour retirer un de ces accès, il vous faudra donc décocher les cases des champs correspondants. Une fois que vous aurez choisi les bons accès pour chaque champ, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite du panneau pour valider vos changements.

Modifier le nom d'un rôle existant

Pour modifier le nom d'un rôle, cliquez sur l'icône roue crantée située tout à droite de votre tableau. Dans le panneau latéral de droite qui apparaît, entrez le nouveau nom dans le champs correspondant. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer en bas à droite du panneau pour valider vos changements.

 


Droits d'accès : supprimer un rôle

Pour supprimer un rôle et ses accès, cliquez sur l'icône de corbeille située tout à droite de votre tableau. Pour valider votre action, n'oubliez pas de sauvegarder en cliquant enregistrer dans le bandeau qui apparaît en bas de la page.

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À noter : Vous ne pouvez supprimer un profil d'accès s'il est associé à des utilisateurs.