La feuille de temps vous permet d'indiquer à votre gestionnaire le travail que vous avez réalisé sur vos projets et livrables en tenant compte des efforts qui vous ont été planifiés.

Le guide suivant vous présente les différentes informations que vous pouvez consulter sur vos feuilles de temps et les actions que vous pouvez réaliser.

 

 

 

Entête de la feuille de temps 

L'entête des feuilles de temps vous présente les informations suivantes: 

  • L'icône blanche sur fond bleu vous permet d'ouvrir la feuille de temps pour pouvoir la consulter en détail et la remplir
  • Les dates de début et de fin de votre feuille de temps
  • Temps saisi: le total d'heures saisies jusqu'à présent
  • Banque de temps: le nombre d'heures que vous possédez actuellement dans votre banque de temps. La case bleue à droite vous permet d'ajouter ou retirer des heures pour cette semaine. Pour en savoir plus sur les banques de temps, veuillez consulter le guide Utiliser les banques de temps.
  • Total: le total d'heures saisies auquel est soustrait le nombre d'heures inscrit en banque de temps pour cette semaine
  • Exporter: ce bouton vous permet d'exporter votre feuille de temps au format PDF
  • Enregistrer: ce bouton est primordial puisqu'il vous permet d'enregistrer les heures réelles et commentaires que vous aurez saisis. Pensez à l'utiliser régulièrement lorsque vous remplissez vos feuilles de temps
  • Soumettre: ce bouton vous permet de soumettre votre feuille de temps à votre gestionnaire pour validation

 
 

Le corps des feuilles de temps

  

Nom des projets

La première colonne vous présente les noms des différents projets de votre feuille de temps. Les projets affichés sont:

  • Ceux sur lesquels vous avez des heures de planifiées pour la semaine choisie
  • Ceux pour lesquels vous avez déjà saisi des heures réelles au cours des deux dernières semaines
  • Ceux que vous avez mis en favoris
  • Ceux pour lesquels vous avez déclaré une dépense dans votre feuille de temps

L'icône à gauche des noms de vos projets vous permet d'afficher les livrables de ce projet. Sur la capture d'écran suivante, les lignes correspondant aux livrables ont un fond bleu clair:

À noter: Vous pouvez cliquer sur le nom des projets et livrables pour afficher plus de détails, les modifier et, au besoin, accéder à la fiche complète du projet.

Important: Les projets et livrables terminés n'apparaîtront pas dans vos feuilles de temps hormis pour la semaine durant laquelle ils sont passés en statut terminé.   

  

Cases à remplir

Vous pouvez entrer vos heures réelles dans les cases blanches avec un encadré bleu clair.

Les cases grises correspondent à des jours pour lesquelles vous ne pouvez entrer d'heures, car le projet n'a pas encore commencé ou est déjà terminé.

Une fois que vous aurez indiqué des heures réelles dans votre feuille de temps, les cases remplies apparaîtront avec un fond bleu clair. 

Pour en savoir plus sur l'entrée des heures dans votre feuille de temps, veuillez consulter le guide Entrer des heures dans votre feuille de temps

  

Semaine

La colonne semaine vous permet de voir le total d'heures réelles rentrées sur un projet pour la semaine en cours. Vous pouvez aussi y entrer un montant d'heures qui sera réparti linéairement sur les jours de votre feuille de temps. Pour en savoir plus, veuillez consulter le guide Entrer des heures dans votre feuille de temps

  

 

État 

Cette colonne affiche l’état de chaque livrable présenté dans la feuille de temps. Elle est surtout utile lors de la validation des feuilles de temps pour vérifier que les heures entrées soient sur les livrables en cours.
 
 

 Réel / planifié

Cette colonne vous permet de consulter le nombre d'heures qui vous a été planifié pour la semaine en cours et le nombre d'heures réelles que vous avez déjà effectué et indiqué dans votre feuille de temps.

Elle sert pour voir rapidement les tâches sur lesquelles vous devriez travailler pour la semaine en cours. 

 

Temps consommé

Cette colonne vous montre votre avancement en temps réel pour la durée totale de chaque projet. Cette colonne présente différents types de barres d'avancement:

  • Les barres grises indiquent que vous n'avez pas encore travaillé sur ce projet.
  • Les barres avec un fond bleu et gris indiquent que vous êtes en train de travailler sur un projet, mais qu'il  vous reste encore des efforts à fournir sur ce projet.
  • Les barres complètement bleues indiquent en temps normal que vous avez fini de travailler sur un projet puisque vous avez travaillé un nombre d'heures égalant ce qui vous a été planifié.
  • Les barres avec du bleu et du rouge montrent les projets pour lesquels vous avez travaillé plus que ce qui vous a été planifié. C'est généralement le cas pour les projets en difficulté ou déficitaires. 

  

Jours restants

Cette colonne vous présente le nombre de jours restants avant la fin du projet ou d'un livrable. Dans le cas présent, le nombre de jours indiqués correspond au nombre total de jours et non au nombre de jours ouvrés. 

Pour les projets, cette colonne affiche le nombre de jours entre aujourd'hui et la date de fin planifiée de votre projet.

Pour les livrables, il existe deux règles:

  • Si votre livrable a une date de fin utilisée, elle sera utilisée dans le calcul des jours restants
  • Dans le cas contraire, la date de fin planifiée du projet est utilisée pour effectuer ce calcul

 

La saisie de commentaires

La dernière colonne vous permet de saisir des commentaires sur vos projets et livrables pour indiquer précisément à votre gestionnaire les activités que vous avez réalisées, les difficultés rencontrées...

Pour en savoir plus sur la procédure pour ajouter des commentaires à un livrable, veuillez consulter la section correspondante sur le guide Entrer des heures dans votre feuille de temps.

À noter: Vous ne pouvez saisir des commentaires que sur les journées et projets/livrables pour lesquels vous avez saisi des heures réelles. Les commentaires correspondant à des cases sans heures réelles ne seront pas sauvegardés.
 
  

Total des heures

 Les chiffres en gras de la ligne Total sous votre feuille de temps vous présentent le nombre d'heures total travaillées par jour. Le chiffre sous la colonne Semaine correspond pour sa part au total d'heures indiquées dans votre feuille de temps pour la semaine en cours.
 
  

Compte de dépenses

Le bouton "Afficher les dépenses" vous permet d'afficher la liste des dépenses déclarées dans votre feuille de temps et d'en ajouter de nouvelles, grâce au bouton Ajouter une dépense.

Les comptes de dépenses présentent différentes colonnes:

  • Description: correspond au nom de la dépense que vous déclarez
  • Montant hors taxes
  • Taxes: Vous pouvez entrer manuellement les taxes ou sélectionner celles à appliquer à cette dépense, en cliquant sur l’icône de droite.
  • Montant TTC: cette colonne fait automatiquement la somme des colonnes Montant hors taxes et Taxes.
  • Type de dépense
  • Actions: cette colonne vous permet de supprimer une dépense en cliquant sur l'icône de croix

Pour en savoir plus sur les procédures pour ajouter ou supprimer une dépense, veuillez consulter la section correspondante sur le guide Entrer des heures dans votre feuille de temps

 
  

Les filtres de la feuille de temps

L'option Voir

Le filtre "Voir: " permet d'afficher les feuilles de temps d'une autre personne. Il existe 3 options:

  • Moi: l'option par défaut pour visualiser et compléter vos propres feuilles de temps.
  • Mon équipe: cette option vous permet de choisir un membre de votre équipe pour consulter sa feuille de temps.
  • Mon entreprise: cette option vous permet de choisir un utilisateur de l'entreprise pour consulter sa feuille de temps.

À noter: Vous pouvez utiliser ce filtre pour consulter et remplir les feuilles de temps d'une autre personne. Néanmoins, afin de s'assurer que chaque utilisateur garde le contrôle sur ses propres feuilles de temps, vous ne pouvez y saisir de commentaires ou les soumettre à sa place. 

  

Le choix des périodes

Vous pouvez utiliser nos filtres de dates pour choisir quelles seront les feuilles de temps à afficher. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour retrouver rapidement vos feuilles de temps des semaines précédentes ou pour réduire le nombre de feuilles de temps affichées. 

 
 
 

Exportez vos feuilles de temps au format Excel

Le menu secondaire de la feuille de temps l'icône de ... qui se situe en haut à droite de votre page) vous permet d'exporter au format Excel les feuilles de temps en cours pour la période sélectionnée.

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