La page de Planification est l'une des fonctionnalités principales de Beeye. Plus précisément, vous pouvez y planifier les efforts de vos employés sur vos différents projets...

Nous allons décomposer dans ce guide les différentes informations présentées dans cette page, ainsi que les actions que vous pouvez réaliser.

 
 

Utiliser efficacement la planification sur Beeye

 

La page planification pour gestionnaires

La page de planification vous sera particulièrement utile pour réaliser les actions suivantes:

  1. Avoir une vue globale de l'affectation des ressources sur l'ensemble des projets et activités opérationnelles de l'organisation
  2. Améliorer la planification en comparant les efforts réels et planifiés
  3. Gérer les conflits d'affectation
  4. Centraliser le partage des ressources au sein de l'organisation
  5. Être le canal de communication standard entre les gestionnaires de ressources et les gestionnaires de projet
  6. Mesurer la performance des projets 

Pour une utilisation optimale de la page de planification, nous recommandons aux gestionnaires de prendre au moins une heure par semaine pour faire ou revoir la planification de leurs équipes.

 

La page planification pour employés

Il se peut que vous ayez accès à la page de planification sans être un gestionnaire d'équipe. Dans le cas présent, cette page vous sera utile pour les actions suivantes:

  1. Vérifier les projets sur lesquels vous devez travailler et les heures qui vous sont planifiées
  2. Surveiller votre capacité pour vous assurer que le total de vos heures planifiées ne dépasse pas votre disponibilité
  3. Vérifier l'avancement et la performance de vos projets pour, au besoin, voir quels projets peuvent être priorisés

Nous recommandons aux utilisateurs ayant accès à la page planification de s'accorder 30 minutes par semaine pour réaliser les actions précédentes.

 
 

Utilisation des sélecteurs et des filtres

La page de Planification vous présente différents sélecteurs qui vous permettront d'ajuster votre méthode de planification selon vos besoins. 

Ces filtres sont sauvegardés dans votre profil utilisateur pour que vous puissiez retrouver vos options de planification préférées à chaque fois que vous revenez sur la page.

Attention: Changer les filtres entraîne un nouveau chargement de vos tableaux de planification. S'il y a lieu, pensez à sauvegarder vos données avant de changer les filtres pour éviter de perdre vos informations.

 

Voir

 Ce sélecteur présente différentes options pour sélectionner les informations à visualiser.

  • L'option "Voir: Moi" affiche seulement les données qui vous concernent. Ce filtre vous sera particulièrement utile pour vérifier et faire votre propre planification
  • L'option "Voir: équipe" vous permet de visualiser les projets et les données qui concernent directement les membres de votre équipe
  • L'option "Voir: entreprise" présente tous les projets et les données pour l'ensemble des employés de votre entreprise.

 
Planification par projet ou par ressource

La ligne en dessous vous permet d'alterner entre l'affichage de la planification par projet ou par ressource:

  • La planification par projet est particulièrement utile si vous souhaitez planifier simultanément les efforts de différentes ressources sur un seul projet. C'est généralement la vue préférée des gestionnaires de projet, responsables d'initiatives ou conseillers principaux.

Ex: Vous venez de créer un projet et vous souhaitez y planifier les efforts de vos ressources affectées.

  • La planification par ressource sera davantage utilisée pour planifier les efforts d'une seule ressource sur différents projets. Cette vue est plus adaptée aux employés, aux gestionnaires ou planificateurs de ressources. 

Ex: vous disposez d'un nouvel employé dans votre équipe et vous souhaitez lui affecter des projets et planifier ses heures de travail.

La vue par ressources vous est particulièrement utile lorsque vous devez gérer un employé en surcapacité. Elle vous donne une bonne vue d'ensemble des projets sur lesquels votre employé travaille pour vous aider à les prioriser, de sorte à réduire les conflits d'affectation de vos ressources.

 
Planification en heure ou en pourcentage
Enfin, la dernière ligne vous permet d'alterner entre l'affichage en heures ou en pourcentage vous permet de choisir entre la planification en heures ou la planification en pourcentage:

  • Planification en heures: il vous suffira d'entrer le nombre d'heures de travail planifié pour vos ressources 

Ex: indiquez 3.5 pour planifier 3 heures et 30 minutes

  • Planification en pourcentage: ce mode vous permet de planifier en pourcentage du temps disponible de vos ressources 

Ex: Vous avez indiqué dans vos paramètres d'entreprise que vos employés travaillent 37.5 heures par semaine. Indiquez 50 pour que votre ressource soit affectée 50% de son temps disponible total, soit 18.75 heures.

Grouper la liste de vos projets ou employés

Le sélecteur Grouper par vous permet de grouper la liste de vos projets ou de vos ressources apparaissant dans votre page de planification.

Lorsque vous êtes en planification par projet, vous pourrez les regrouper par catégorie de projet ou par client.

En planification par ressources, vous pourrez regrouper les utilisateurs en fonction de leurs équipe ou de leurs poste.

 

Filtrer les données de planification

La première option du sous-menu Filtre vous permet de masquer les projets ou ressources n'ayant aucune heure de planifiée pour la période sélectionnée sur la page. 

Juste en-dessous, vous avez la possibilité de rajouter des filtres de projets ou ressources pour sélectionner plus précisément l'information à afficher. Pour en savoir plus, veuillez consulter le guide Utiliser les filtres de la planification

  

Choisir la période et les dates de planification

Le filtre période vous permet de choisir entre la planification par jour, semaine ou mois.
Lorsque vous planifiez par mois ou par semaine, les heures sont réparties linéairement à la semaine et au jour.

Ex: Vous planifiez pour l'un de vos employés 40 heures de travail pour un projet sur un mois. Lorsque vous afficherez la planification par semaine par jour, vous verrez que ces heures auront été réparties équitablement sur ces périodes, à savoir 1,82 heure par jour de travail ouvré. 

Enfin, les filtres de date vous laissent choisir une date de début et de fin pour la période pour laquelle vous voulez effectuer votre planification.

  

Exporter

Le menu Exporter situé en haut à droite de votre page vous permet d'exporter votre page de planification au format Excel. Cet export prend en compte les filtres que vous aurez rajouté sur votre page de planification.

 

Gérer    

Le sous-menu gérer comprend deux options pour enregistrer et gérer des vues sauvegardées de planification. Pour en savoir plus, veuillez consulter le guide Gérer les gabarits de planification

 
 

Tableau de planification normal

Le mode normal de planification est celui qui vous donnera le plus de détails sur les projets auxquels vos employés sont affectés et le nombre d'heures qui leur sont planifiées.

Le tableau précédent vous présente la liste de vos ressources ainsi que le total de nombre d'heures qu'elles ont de planifiées sur leurs différents projets et livrables. 

Les cases blanches avec des inscriptions en gras représentent le nombre d'heures planifiées pour un employé pour une journée, semaine ou mois (cela dépendra de ce que vous aurez indiqué dans le filtre Période).


La barre supérieure
vous présente le total des heures planifiées pour chacune de vos ressources.
Ex: pour la journée du 29 mai, vos employés ont 168 heures planifiées sur l'ensemble de leurs projets.
 

La colonne Planifié (h) et réel (h) vous présente pour chaque employé le total d'heures planifiées et réelles pour la période sélectionnée.
 

L'encadré supérieur de la colonne Planifié (h) et réel (h) combine les deux informations précédentes en vous montrant, pour la période sélectionnée, le montant total d'heures planifiées et réelles pour toutes vos ressources.

 
Pour avoir plus d'informations sur les tableaux ou voir comment planifier en mode normal, veuillez consulter les guides Planifier par projet en utilisant le mode normal ou Planifier par ressource en utilisant le mode normal.

  

  

Tableau de planification simplifiée

Le mode simplifié de planification vous montre rapidement les projets les plus importants sur lesquels vos employés ont des heures de planifiées, le montant total de ces heures et l'état de leur capacité actuelle identifié par un code de couleur:

  • Les cases vides indiquent que la ressource n'a aucune planification pour cette période
  • Les cases en bleu clair indiquent que la ressource est disponible car planifiée à moins de 90% de son temps libre.
  • Les cases en bleu foncé indiquent que la ressource n'est pas disponible pour travailler sur de nouveau projet car elle est planifiée à 100% de son temps libre.
  • Les cases en rouge indiquent que la ressource est en surcapacité car elle a trop d'heures planifiées par rapport a sa disponibilité. 

Dans le but de garder un affichage ergonomique de ces cases, nous affichons au maximum les 4 projets les plus importants de chaque employé, soit les projets avec le plus d'heures de planifiées pour chaque personne. Le reste des projets peut être affiché dans le panneau de planification en cliquant sur la case en question. 

Pour voir comment planifier par projet ou par ressources dans ce mode, veuillez consulter le guide Planifiez avec le mode simplifié.
 
 
 

Planification par livrables

Vous avez la possibilité de planifier des heures directement sur les livrables d'un projet. Cette page reproduit l'affichage d'un diagramme de Gantt pour vous permettre de décaler plus facilement les heures d'une période à une autre. Pour en savoir plus sur cette page, veuillez consulter le guide L'interface de la planification par livrables

 
 
 

Ressources additionnelles

Pour utiliser au mieux la planification sur Beeye, nous vous recommandons de consulter les articles suivants:

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