Accessible directement après avoir créé un projet, la Fiche projet comprend toutes les informations essentielles de vos initiatives. 

C'est un espace collaboratif dans lequel chaque personne affectée au projet pourra échanger et configurer le projet en fonction de son profil d'accès.

Le guide suivant vous présente les sections de votre fiche de projet. Au besoin, vous pouvez masquer certaines sections, choisir leur ordre d'affichage ou en réactiver. Pour en savoir plus, veuillez consulter le guide Configurer les sections de votre fiche projet.
 
 
 

Menu de la fiche projet

La fiche projet vous présente un menu secondaire vous permettant d'effectuer différentes actions:

  • Personnaliser la page: ce bouton vous permet d'afficher de nouveau des sections que vous avez choisi de masquer et de choisir leur ordre d'affichage. Pour en savoir plus, veuillez consulter le guide Configurer les sections de votre fiche projet
  • Enregistrer comme gabarit: une fois votre projet configuré, vous pouvez l'enregistrer comme gabarit de manière à pouvoir recréer plus rapidement d'autres projets partageant les mêmes informations.
  • Télécharger le PDF: vous pouvez aussi choisir d'exporter votre fiche de projet au format PDF. 
  • Télécharger en Excel: vous pouvez exporter votre fiche de projet au format Excel avec cette option. 
  • Fermer le projet: cette option vous permet de déclarer un projet comme étant terminé. Ce projet ne sera alors plus disponible dans la page de planification ou dans les feuilles de temps. Si vous vous trouvez sur la fiche d'un projet fermé, ce bouton sera remplacé par Ouvrir le projet de manière à pouvoir le modifier de nouveau.

 

Choix des dates

Vous pouvez aussi choisir une période depuis l'entête de la fiche de projet pour visualiser les informations de cette initiative entre les dates choisies. Par défaut, la période affichée correspond aux dates de début et de fin de votre projet.

 
   
  

Fiche du projet

  1. La fiche du projet comprend les informations de base relatives à votre initiative:
  • Les dates de début et de fin du projet;
  • Sa durée en jours ouvrables;
  • Si applicable, la date de fermeture du projet et le nom de la personne qui a effectué cette action;
  • Les catégories principales et secondaires du projet;
  • Le budget et dépenses prévues indiqués durant la création du projet;
  • Le coût en ressources humaines actuel du projet qui est calculé en fonction des heures réelles effectuées par chaque ressource et de leurs propres taux coûtants.

 À noter: Vous pouvez modifier ces informations directement depuis la fiche projet en cliquant sur le bouton Activer la modification présenté juste au-dessus de la section.
 
 

2. Les barres d'avancement vous permettent de faire une comparaison entre le travail planifié et le travail réalisé par vos équipes.

La barre Heures prévues vous indique le nombre d'heures planifiées pour l'ensemble des ressources affectées à votre projet. 

La barre Heures réalisées vous présente le même type d'informations pour les heures réelles.

Les bonnes pratiques de gestion impliquent que la barre Heures réalisées soit aussi proche que possible que celle d'Heures prévues, sans jamais la dépasser.

 

 
3. Ce diagramme vous montre le taux d'accomplissement global des objectifs que vous aurez définis pour ce projet. 

Ce taux augmentera automatiquement en fonction du taux d'avancement de chaque objectif et/ou en fonction des objectifs déclarés comme terminés.

 
 
 

Description du projet

Le champ description sur la fiche de projet vous permet de saisir les informations importantes de votre projet et d'inclure différents éléments multimédias (tableaux, listes...) qui guideront vos équipes vers l'accomplissement des objectifs

Ce champ est d'ordinaire utilisé pour définir précisément la mission de votre projet ainsi que ses objectifs.

Une mission claire et bien définie associée à des objectifs SMART sont garants du succès de votre projet.

Assurez-vous d'identifier des objectifs qui soient:

  • Spécifiques: chaque objectif doit correspondre à un but précis que vos équipes comprennent
  • Mesurables: vos objectifs doivent être quantifiables de manière à mesurer votre progrès
  • Atteignable: vos objectifs doivent être réalistes pour motiver vos équipes 
  • Pertinents (de l'anglais Relevant): les objectifs de vos projets doivent concorder avec la mission de votre entreprise
  • Temporels: vos objectifs doivent avoir une date limite

À noter: nous vous recommandons d'inclure les éléments multimédias (images, vidéos, document PDF...) dans la section de Fichiers attachés plutôt que dans le champ Description.

 
 
 

État et historique de changement

Les états de projet vous présentent l’état de santé actuel de votre projet.

De manière générale, nous identifions trois états différents :

  • État vert: Le projet se déroule comme prévu. Vos équipes n’ont pas rencontré de difficultés particulières et votre projet devrait finir à la date prévue.
  • État jaune: Le projet rencontre des difficultés mineures et pourrait être livré en retard. Cette situation est généralement temporaire et indique que vos équipes ont déjà identifié des solutions à mettre en place.  
  • État rouge: Votre projet rencontre des difficultés majeures et pourrait être un échec. Vos équipes ne sont plus en mesure de mener votre projet à bien. Il faut prendre des actions immédiates sous peine de voir votre initiative échouer.

En cliquant sur le bouton Modifier à droite de cette section, vous pourrez changer l'état en cours de votre projet et afficher l'historique des précédents états de cette initiative. La section Historique de changement de l’état du projet présente ainsi les différents états de votre projet au cours de sa réalisation. 

Vous pouvez alors analyser tous les problèmes rencontrés et les solutions mises en place pour identifier des leçons apprises à la fin de votre projet. 

 

 

Fichiers attachés

Vous pouvez attacher à votre fiche de projet différents types de fichiers multimédias qui aideront vos équipes à atteindre les objectifs qui leur sont fixés.

Ces fichiers seront disponibles en tout temps pour chaque personne affectée au projet, et ce, même après la fin du projet. Elles pourront par la même occasion télécharger chacun de ces fichiers ou même les supprimer

Cette zone comprend généralement les fichiers suivants :

  • Guide du projet
  • Liste des requis
  • Leçons apprises…

 

 

 

Livrables

Les livrables définissent les étapes majeures d’un projet de manière à avoir un suivi plus précis de la progression des objectifs.

Chaque livrable dans Beeye dispose de son propre responsable, son taux d’avancement et, au besoin, des dates de début et de fin. De plus, vous pouvez créer différentes sous-tâches à différents niveaux pour décomposer chaque livrable en différentes sous-tâches. 

Vous pouvez réaliser différentes actions sur ces livrables :

  • Création de livrable: en cliquant sur Ajouter un livrable en dessous du tableau.
  • Création de sous-tâches: en cliquant sur l'icône + située sur la droite de votre tableau pour associer une sous-tâche au livrable concerné.
  • Modification: en cliquant sur le nom du livrable;
  • Suppression: en cliquant sur l'icône de corbeille à droite du tableau.
  • Déplacement dans la liste: en utilisant les flèches présentées à droite du tableau pour modifier l'ordre dans lequel apparaissent vos livrables sur la fiche de projet.


Des filtres et actions supplémentaires sont aussi disponibles au-dessus de votre tableau:

  • Filtre: vous pouvez sélectionner un ou plusieurs états dans la barre de filtre pour afficher les livrables et sous-tâches correspondants;
  • Afficher ou cacher les livrables et sous-tâches terminées;
  • Consulter sous forme de rapport: ce bouton vous permet d'accéder au rapport de livrable avec ce projet en seul résultat;
  • Afficher ou cacher les sous-niveaux de vos livrables.

 

 

Champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent de rajouter des champs d’information supplémentaires qui ne sont pas disponibles par défaut dans Beeye. Ils vous sont utiles pour reproduire fidèlement vos processus d'affaires dans l’application.

Ces champs personnalisés peuvent être rattachés à un projet (ex : date de livraison du fournisseur) ou sur un livrable (ex : budget accordé à un livrable spécifique).

Ces champs sont disponibles dans différents formats :

  • Les champs texte peuvent contenir tous types de caractères (lettres, chiffres, symboles…)
  • Les champs « Nombre » ne peuvent contenir que des valeurs numériques
  • Les champs Dates vous donnent la possibilité de choisir une date
  • Les champs listes vous permettent de choisir une option parmi plusieurs que vous aurez définies au préalable
  • Les champs Employés vous permettent de choisir une ressource parmi celles de votre entreprise.

Pour en savoir plus, veuillez consulter les guides Configurer des champs personnalisés de vos livrables et projets,  Gérer les champs personnalisés de vos projets, et la section Ajouter ou modifier la valeur associée à un champ personnalisé du guide Gérer les livrables de vos projets

 

 

Équipe

Le tableau Équipe vous présente chaque ressource affectée à ce projet ainsi que la quantité de travail planifiée et réalisée.

Plus précisément, vous pourrez consulter dans ce tableau les informations suivantes :

  • Les heures planifiées
  • Les heures réalisées sur ce projet
  • Le reste-à-faire (les heures planifiées restantes à partir d'aujourd'hui jusqu'à la fin du projet)
  • Le total projeté (la somme des heures réelles et du reste-à-faire)
  • Le taux horaire vendant
  • Les revenus projetés associés à vos ressources humaines (le produit entre les heures réalisées et le taux horaire vendant)

Attention : les données présentées dans ce tableau tiennent compte de la période choisie. 

Vous pouvez entre autre effectuer plusieurs actions:

  • Modifier le taux vendant d'une ressource pour un projet. Cette action nécessite de disposer du droit d'accès Taux horaire. Vous pouvez enregistrer vos modifications en cliquant sur l'icône de disquette pour chaque ressource, ou en cliquant sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder toutes vos modifications. 
  • Retirer un employé d'un projet en cliquant sur l'icône de corbeille
  • Ajouter des employés à votre projet en cliquant sur le bouton +Ajouter les ressources

À noter: ce tableau vous permet de modifier en tout temps le taux horaire vendant de chaque ressource. Cependant, l’accès au taux horaire des ressources 

 

 

Objectifs de projet

Vous pouvez définir dans cette section les différents objectifs de votre projet et mesurer leurs taux d’avancement au fur et à mesure.

Pour rappel, de bons objectifs sont des objectifs « SMART » :

  • Spécifiques
  • Mesurables
  • Atteignables
  • Pertinents (de l’anglais Relevant)
  • Temporels

Au besoin, vous pouvez attribuer une date de fin, une valeur quantifiée maximale et une valeur actuelle pour mesurer l’avancement de chacun.

Attention : Cette section est destinée à l’identification des objectifs finaux de votre projet, c’est-à-dire les objectifs dont dépend directement le succès de votre projet. 

 
 

Dépenses

Comme dans les feuilles de temps, cet section permet aux employés assignés à un projet d'y ajouter des dépenses, en incluant au besoin les taxes appliquées. Le total de ces dépenses pourra être ensuite consulté dans les rapports de projets.

 
 

Sommes facturées

Cette section vous permet d'ajouter des sommes facturées à votre projet, selon une procédure très similaire par rapport à l'ajout de dépenses. Une fois des dépenses facturées ajoutées, vous aurez la possibilité de les déclarer comme étant payées. Vous pourrez alors voir dans votre rapport le total des sommes facturées et le total des sommes payées par projet. 

 
 

Succès de projets

Cette section présentera les différents résultats obtenus auprès des membres de l'équipe de projet après qu'ils aient remplis le questionnaire pour évaluer le succès de ce projet une fois qu'il est fini. Vous pourrez y voir la note moyenne globale du projet, les notes moyennes par section de question, ainsi que les commentaires laissés par les autres utilisateurs. 

Cette section n'apparaîtra que sous certaines conditions:

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité permettant d'évaluer le succès des projets terminés, nous vous invitons à consulter les guides de la section Succès des projets 

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