Vous pouvez créer vos missions depuis n'importe quelle page en cliquant sur le bouton Ajouter situé dans le menu supérieur de l’application. Vous y trouverez deux méthodes: la méthode rapide et la méthode traditionnelle.

La méthode rapide ne vous demandera que les informations obligatoires pour créer votre mission en un instant. La méthode traditionnelle offre bien plus de possibilités pour évaluer dès le début vos besoins en ressources humaines pour cette mission et avoir une estimation préliminaire de vos coûts et revenus. De plus, ce mode vous permet de recréer rapidement vos missions à partir de gabarits. 

Le guide suivant détaille les étapes pour créer vos missions avec la méthode traditionnelle. Pour commencer, cliquez sur le bouton Créer dans le menu supérieur de l'application et choisissez l'option Une mission

 

Première étape : renseigner les informations de base 

La première étape consistera à remplir les informations de base de la mission :

  • Son nom
  • Ses dates de début et de fin : une mission sur Beeye doit forcément avoir une date de début et une date de fin. La liste des ressources disponibles pour cette mission n’apparaîtra pas tant que ces dates n’auront pas été sélectionnées.
  • Sa catégorie : le type de mission tel que défini dans la configuration. *
  • Le client (optionnel) : l’entité pour laquelle cette mission est conduit. *
  • Description (optionnel): un champ de saisie libre dans lequel vous pouvez identifier les objectifs de votre mission, les risques et obstacles qui peuvent survenir ainsi que, les leçons apprises identifiées dans des missions similaires. Cette section peut inclure différents éléments HTML.
  • Budget (optionnel): le budget dont vous disposez pour pouvoir calculer la rentabilité de votre mission.
  • Dépenses prévues (optionnel): comprend toutes les dépenses liées au matériel, aux ressources primaires, les achats prévus aux fournisseurs... Les dépenses liées aux ressources humaines seront calculées à la dernière étape de la création de mission.

* Au besoin, vous pouvez créer de nouvelles catégories et de nouveaux clients directement sur cette page. 


Deuxième étape : affectez vos ressources 

Cette étape vise à sélectionner les personnes à affecter sur cette mission. Pour informations, cette section ne s'affichera qu'après avoir indiqué les dates de début et de fin de la mission, de manière à identifier les personnes disponibles pendant cette période. 

 
Cette section se divise en deux parties:

  • La section Équipe vous montre la liste des personnes qui seront assignées à la mission. Par défaut, vous serez automatiquement inclus dans cette liste
  • La section Ressources disponibles vous montre les personnes qui peuvent être ajoutées à cette mission. Différents filtres et une barre de recherche rapide sont proposés pour vous aider à cibler les bonnes personnes. 

Par défaut, cette liste est filtrée sur les membres de votre équipe pour faciliter le chargement mais vous pouvez retirer ce filtre en un instant.

   

Filtrer vos employés disponibles

Cette page vous présente différents filtres pouvant être utilisés simultanément pour vous aider à trouver plus facilement vos employés. Il suffira dans chaque cas de cliquer sur le menu déroulant pour sélectionner la bonne valeur à utiliser.

Ces filtres sont : 

  • Par direction : vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs directions pour afficher la liste des employés qu’elles contiennent. 
  • Par poste : comme pour les directions, vous pouvez afficher les employés correspondant à un ou des postes particuliers.
  • Par compétence : afficher la liste des employés possédant une compétence particulière. Pour en savoir plus sur la configuration préalable des compétences, veuillez consulter le guide Gérez les compétences et niveaux d'expertise de vos équipes
  • Capacité inférieure à : ce filtre vous permet de cibler les employés qui sont disponibles en se basant sur leur capacité planifiée, soit le pourcentage entre leurs nombres d’heures planifiés et d’heures disponibles. 

Vous pouvez aussi rechercher des employés par leurs prénoms et noms en utilisant la barre de recherche rapide.

 

Assigner vos collègues sur votre mission

La liste des ressources disponibles présente un tableau comprenant les informations suivantes: 

  • Leurs noms.
  • Leurs disponibilités en heures, calculées sur toute la durée de la mission.
  • Leurs taux coûtant, tels que définis dans le profil de chaque personne. 
  • Leurs taux vendant, tels que définis dans le profil de chaque personne. Si cette valeur n'a pas été renseignée, le taux vendant considéré sera celui défini par défaut pour le poste de cette personne.   
  • L'icône + située dans le dernière colonne vous permettra d'assigner la personne concernée à la mission. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Assigner tous présenté dans l'entête pour que chaque personne de la liste soit rajoutée à la mission lorsqu'il sera créé. 

 

Troisième étape : planifier et gérer les employés assignés

Gérer le taux vendant des employés et choisir le responsable

Comme pour les personnes disponibles, la liste des employés assignés est affichée sous forme de tableau avec les informations suivantes :

  • Le nom de la personne. 
  • Sa disponibilité en heures pour la période entre la date de début et la date de fin de ma mission
  • Le taux coûtant de cette ressource, défini sur son profil.
  • Le taux vendant pour cette mission : par défaut, le système montrera d’office le taux vendant défini dans le profil de la ressource ou, le cas échéant, le taux vendant associé à son poste. Cependant, vous pouvez manuellement changer ce montant durant la création de la mission. 
  • Budget d'heures : Vous pouvez indiquer pour chaque personne un budget d'heures auquel vous pourrez vous référer pour planifier vos collaborateurs en vous assurant de respecter les engagements de votre mandat.  
  • L’icône vous permet de retirer une personne de la mission.
  • Le bouton Nommer responsable permet de sélectionner la personne qui sera en charge de la mission. Son nom apparaîtra alors en orange. 

À noter: l'accès aux taux horaires requiert un profil d'accès spécifique. Voir le guide Configurer les droits d'accès.

 

Chaque ressource affectée ainsi que les montants entrés pour leurs taux vendant et leurs budgets d'heures viendront' impacter les données présentées dans la section budgétaire de manière à ce que vous puissiez estimer la rentabilité de votre mission en temps réel en tenant compte de l'équipe affectée. 

 

Finalisation

La section Finalisation vous présente une synthèse de votre mission pour vérifier une dernière fois les informations avant de le créer. Les champs Revenus RH planifiés et Coûts RH planifiés sont automatiquement calculés à partir des heures que vous avez planifiées pour chaque membre de la mission, et leurs taux vendant et coûtant respectifs. Le champ Écart vous donne alors une estimation préliminaire de la rentabilité de votre mission.

Vous avez assemblé l'équipe qu'il vous faut pour mener à bien votre mission tout en restant profitable ? Cliquez sur le bouton "Créer la mission" pour finaliser ce processus. Vous serez alors automatiquement redirigé vers la Fiche mission de cette initiative.

Vous souhaitez savoir comment utiliser efficacement la fiche mission ? Consultez le guide Présentation de la fiche mission.

 

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