Vous pouvez créer vos projets depuis n'importe quelle page en cliquant sur le bouton Ajouter situé dans le menu supérieur de l’application. Vous y trouverez deux méthodes: la méthode rapide et la méthode traditionnelle.

La méthode rapide ne vous demandera que les informations obligatoires pour créer votre projet en un instant. La méthode traditionnelle offre bien plus de possibilités pour évaluer dès le début vos besoins en ressources humaines pour ce projet et avoir une estimation préliminaire de vos coûts et revenus. De plus, ce mode vous permet de recréer rapidement vos projet à partir de gabarits

Le guide suivant détaille les étapes pour créer vos projets avec la méthode traditionnelle. Pour commencer, cliquez sur le bouton Créer dans le menu supérieur de l'application et choisissez l'option Un projet

 
  

Première étape: Renseigner les informations de base 

La première étape consistera à remplir les informations de base du projet :

  • Son nom
  • Ses dates de début et de fin : un projet sur Beeye doit forcément avoir une date de début et une date de fin. La liste des ressources disponibles pour ce projet n’apparaîtra pas tant que ces dates n’auront pas été sélectionnées.
  • Sa catégorie : le type de projet tel que défini dans la configuration. *
  • Le client (optionnel) : l’entité pour laquelle ce projet est conduit. *
  • Description (optionnel): un champ de saisie libre dans lequel vous pouvez identifier les objectifs de votre projet, les risques et obstacles qui peuvent survenir ainsi que, les leçons apprises identifiées dans des projets similaires. Cette section peut inclure différents éléments HTML.
  • Budget (optionnel): le budget dont vous disposez pour pouvoir calculer la rentabilité de votre projet.
  • Dépenses prévues (optionnel): comprend toutes les dépenses liées au matériel, aux ressources primaires, les achats prévus aux fournisseurs... Les dépenses liées aux ressources humaines seront calculées à la dernière étape de la création de projets.

* Au besoin, vous pouvez créer de nouvelles catégories et de nouveaux clients directement sur cette page. 

 
 

Deuxième étape: affectez vos ressources 

Cette étape vise à sélectionner les personnes à affecter sur ce projet. Pour informations, cette section ne s'affichera qu'après avoir indiqué les dates de début et de fin du projet, de manière à identifier les personnes disponibles pendant cette période. 

 
Cette section se divise en deux parties:

  • La section Équipe vous montre la liste des personnes qui seront assignées au projet. Par défaut, vous serez automatiquement inclus dans cette liste
  • La section Ressources disponibles vous montre les personnes qui peuvent être ajoutées à ce projet. Différents filtres et une barre de recherche rapide sont proposés pour vous aider à cibler les bonnes personnes. 

Par défaut, cette liste est filtrée sur les membres de votre équipe pour faciliter le chargement mais vous pouvez retirer ce filtre en un instant.

   

Filtrer vos employés disponibles

Cette page vous présente différents filtres pouvant être utilisés simultanément pour vous aider à trouver plus facilement vos employés. Il suffira dans chaque cas de cliquer sur le menu déroulant pour sélectionner la bonne valeur à utiliser.

Ces filtres sont : 

  • Par direction : vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs directions pour afficher la liste des employés qu’elles contiennent. 
  • Par poste : comme pour les directions, vous pouvez afficher les employés correspondant à un ou des postes particuliers.
  • Par compétence : afficher la liste des employés possédant une compétence particulière. Pour en savoir plus sur la configuration préalable des compétences, veuillez consulter le guide Gérez les compétences et niveaux d'expertise de vos équipes
  • Capacité inférieure à : ce filtre vous permet de cibler les employés qui sont disponibles en se basant sur leur capacité planifiée, soit le pourcentage entre leurs nombres d’heures planifiés et d’heures disponibles. 

Vous pouvez aussi rechercher des employés par leurs prénoms et noms en utilisant la barre de recherche rapide.

 

Assigner vos collègues sur votre projet

La liste des ressources disponibles présente un tableau comprenant les informations suivantes: 

  • Leurs noms.
  • Leurs disponibilités en heures, calculées sur toute la durée du projet.
  • Leurs taux coûtant, tels que définis dans le profil de chaque personne. 
  • Leurs taux vendant, tels que définis dans le profil de chaque personne. Si cette valeur n'a pas été renseignée, le taux vendant considéré sera celui défini par défaut pour le poste de cette personne.   
  • L'icône + située dans le dernière colonne vous permettra d'assigner la personne concernée au projet. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Assigner tous présenté dans l'entête pour que chaque personne de la liste soit rajoutée au projet lorsqu'il sera créé. 

 

 

Troisième étape: planifier et gérer les employés assignés

Gérer le taux vendant des employés et choisir le responsable

Comme pour les personnes disponibles, la liste des employés assignés est affichée sous forme de tableau avec les informations suivantes :

  • Le nom de la personne. 
  • Sa disponibilité en heures pour la période entre la date de début et la date de fin du projet
  • Le taux coûtant de cette ressource, défini sur son profil.
  • Le taux vendant pour ce projet : par défaut, le système montrera d’office le taux vendant défini dans le profil de la ressource ou, le cas échéant, le taux vendant associé à son poste. Cependant, vous pouvez manuellement changer ce montant durant la création du projet. 
  • Efforts planifiés : le montant d’heures à planifier, directement impacté par la méthode de planification que vous aurez choisie. Ces méthodes 
  • L’icône vous permet de retirer une personne du projet
  • Le bouton Nommer responsable permet de sélectionner la personne qui sera en charge du projet. Son nom apparaîtra alors en orange. 

À noter: l'accès aux taux horaires requiert un profil d'accès spécifique. Voir le guide Configurer les droits d'accès.

 

Planifier vos employés
Comme expliqué dans la section précédente, vous pouvez planifier des heures à vos ressources en indiquant le montant dans la case Efforts planifiés. Néanmoins, le montant à inclure dépendra de la méthode de planification sélectionnée dans le menu déroulant Planification. 

Les méthodes sont présentées ci-dessous. Pour simplifier les explications, nous considérons que nous sommes en train de créer un projet sur 5 jours et que nous avons inclus le chiffre 5 dans la case Efforts planifiés :

  • En heures par jour : les efforts correspondent à un nombre d’heures planifiées par jour pour la durée du projet. Dans l'exemple précédent, cette personne aura donc 5 heures de planifiées pour chaque jour du projet, soit un total de 25 heures pour un projet de 5 jours
  • En % de temps par jour : Le nombre correspond à un pourcentage de temps affecté par jour par rapport à la disponibilité quotidienne de  cette personne. Dans l'exemple précédent, cela signifiera que l'employé devra passer 5% de son temps disponible quotidien sur ce projet, soit 2 heures par jour pour une personne faisant une semaine de 40
  • Total réparti selon les disponibilités : Les efforts seront répartis selon les périodes où l'employé est disponible, pour toute la durée du projet. Par rapport à l'exemple précédent, admettons que l’employé doit travailler 40 heures par semaine et qu'il a déjà été planifié 6 heures le lundi et 8 heures le mardi sur un autre projet. En incluant 5 dans la case Efforts planifiés, l'employé aura 2 heures de planifiées le lundi, et 3 heures le mercredi d'après, étant donné qu'il est déjà planifié à 100% de son temps disponible sur le mardi. 
  • Total réparti linéairement : Les efforts seront répartis de façon linéaire sur la durée du projet. Dans l'exemple précédent, les 5 heures seront réparties sur 5 jours, ce qui donnera une planification quotidienne d'une heure. 
  • En heures par semaine : Les efforts correspondent à un nombre d’heures affectées par semaine pour la durée du projet. Dans l'exemple précédent, notre employé ne sera planifié que 5 heures, le projet ne durant qu'une semaine. 

Important: Ce choix ne sera pris en compte qu'à l'enregistrement final (après avoir cliqué sur le bouton "Créer le projet"). Vous ne pouvez donc choisir qu'un seul mode de planification pour l'ensemble de vos ressources. 

Chaque ressource affectée ainsi que les montants entrés pour leurs taux vendant et leurs effort planifiés viendront' impacter les données présentées dans la section budgétaire de manière à ce que vous puissiez estimer la rentabilité de votre projet en temps réel en tenant compte de l'équipe affectée. 

 
 

Finalisation

La section Finalisation vous présente une synthèse de votre projet pour vérifier une dernière fois les informations avant de le créer. Les champs Revenus RH planifiés et Coûts RH planifiés sont automatiquement calculés à partir des heures que vous avez planifiées pour chaque membre du projet, et leurs taux vendant et coûtant respectifs. Le champ Écart vous donne alors une estimation préliminaire de la rentabilité de votre projet.

Vous avez assemblé l'équipe qu'il vous faut pour mener à bien votre projet tout en restant profitable? Cliquez sur le bouton "Créer le projet" pour finaliser ce processus. Vous serez alors automatiquement redirigé vers la Fiche projet de cette initiative.

Vous souhaitez savoir comment utiliser efficacement la fiche projet? Consultez le guide Présentation de la fiche projet.

 

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